Sponseret indhold

Email er under pres

De seneste 20 års digitalisering har skabt forventninger om smidigt samarbejde i virksomhedskommunikationen. Informationer skal være lettilgængelige, det skal være muligt at netværke, og det skal være effektivt. Dette betyder lang færre emails og langt smartere værktøjer.

For mange af de talenter, der i disse år træder ind på arbejdsmarkedet, er det næsten umuligt at forestille sig en tid, hvor internettet ikke lå som et fintmasket net under alle dele af en virksomhed.

Men i mange år regerede telegrammer, håndomdelt post og fax. De uddøde dog næsten, i takt med at det blev billigere at ringe nationalt og internationalt, og med at beskeder af binær data kunne transmitteres over et datanet.

Den første mail blev angiveligt sendt i 1971, og de seneste 20 år har e-mail været nærmest revolutionerende for virksomhedskommunikation. Opfindelsen har tjent os godt.

Men i et virksomhedsperspektiv er mailen ikke længere fleksibel nok. Skal intern videndeling for alvor være effektiv, skal der være let adgang til informationer, og det skal være muligt at netværke uformelt - som vi siden starten af 00'erne har været vant til fra Facebook, og som Google gjorde muligt med funktionen Drev, hvor flere samtidigt kan redigere og kommentere i et dokument.

Det forventer både virksomhedernes kunder og ikke mindst de ansatte.

»I bund og grund kommer det tilbage til den ændring, der er sket i samfundet. Vi er altid online, og det bliver ikke mindre. Hastigheden af, hvornår man forventer at få information, er stigende, man vil have adgang med ét tryk. Folk gider ikke finde ringbind frem, de vil have informationerne nu og kunne agere på dem i eget tempo,« fortæller Rasmus Rimhoff, Sales Director hos TDC Erhverv.

Skalér dit samarbejde med en integreret værktøjskasse

Men når medarbejderne vil kommunikere i åbne miljøer, der minder om sociale medier, hvor alle har adgang til den eksisterende viden, de kan redigere i den og oprette diskussionsfora, og er disse ikke integreret, kan man miste både tid og viden.

En løsning på det er den komplette cloudløsning Office 365 og Skype for Business, fortæller Malene Nielsen, Business Transformation Advisor hos TDC Erhverv, som hjælper virksomheder med at implementere løsningen i den grad, de ønsker det.

»Det er en komplet værktøjskasse fra Microsoft, som mange i forvejen kender til. Men Skype for Business har mange flere funktioner end Skype privat, eksempelvis tilstedeværelsen, som er integreret i hele Office 365. Det gør det muligt at skalere ens samarbejde. Alt er samlet her med ét login; chat; mail; du kan se, hvem der er online; du kan hurtigt ringe op via computeren; du kan dele din skærm. Det sparer en masse tid,« forklarer hun.

Reducér spildtid med 30 minutter – hver dag

På vegne af Microsoft har Forrester Consulting lavet en analyse, der viser, at mobile medarbejdere fra en række amerikanske virksomheder faktisk var i stand til at øge deres effektivitet markant ved at bruge Office 365. I det første år sparede de i gennemsnit 30 minutter om dagen.

Som de blev mere fortrolige med arbejdet og lærte de forskellige applikationer bedre at kende, steg tidsbesparelsen til 45 minutter dagligt efter tre år.

Hos virksomheden Thy-Mors Energi har de netop valgt at implementere Skype for Business fra TDC Erhverv.

»Vi valgte Skype for Business af flere årsager. Hovedsageligt fordi implementering og oplæring var lettere, idet mange af vores medarbejdere kender til Skype allerede fra deres privatcomputer. Vi har cirka en tredjedel medarbejdere, der kører i hele forsyningsområdet. De har fået iPhones og iPads i stedet for traditionelle laptops, og derfor bruger de Skype som hovedværktøj, når de skal kommunikere med eksterne leverandører og medarbejdere på kontoret. De er blandt andet meget begejstrede for, at man ved planlægning kan sammenligne kalendere i appen. Man lægger den ene kalender over på den anden, så man får et meget let overblik over, hvor der er ledige huller til at booke en aftale,« fortæller Thomas Duurloo, it-chef hos Thy-Mors Energi.

Den fleksibilitet og integration af programmer, som normalt kræver forskellige platforme og systemer, er også noget af det, Rasmus Rimhoff og hans afdeling nævner som en stor fordel ved Skype for Business.

»Med Skype for Business kan jeg invitere alle, kunder som kolleger, til et videoopkald, lige meget hvilket device man bruger, jeg kan optage det og tage noter samtidig uden at skulle ind i andre programmer. Med Teams er der adgang til at tegne, til filer, noter og video, og der er mulighed for tæt samarbejde. Jeg kan altid finde den rette person til henvendelser, da jeg kan se, hvem der er online, sidder i opkald eller er optaget,« forklarer han og fortsætter:

Se casevideoen med Thy-Mors Energi

»At arbejde med cloud er skalerbart, og det giver en større frihed til medarbejderne. Det er vigtigt at gøre arbejdspladsen attraktiv for medarbejderne, og hvis vi kan spare dem en time eller to om ugen på, at de kan have møder virtuelt, genbesøge mødet, vise præsentationer og redigere i noter, kan de bruge de timer på at genoplade batterierne eller lave noget, der gør dem glade. Det kommer tifold igen.«

Læs mere om den komplette løsning i skyen med Office 365 og Skype for Business