Dette indlæg er alene udtryk for skribentens egen holdning.

Værsgo Lars Løkke - her er dine effektiviseringer

Af Gæstebloggen25. maj 2011 kl. 09:008
Artiklen er ældre end 30 dage

Statsminister Lars Løkke Rasmussen har bebudet, at en stor del af de mange milliarder, der skal findes med reformpakken frem mod 2020, skal høstes gennem digitale løsninger - nærmere betegnet deling af arbejdsgange og sammenhæng på tværs.

God timing, eller ren tilfældighed? KL, IT Universitetet og en stribe virksomheder er i øjeblikket i gang med at sikre, at netop arbejdsgange kan deles blandt eksempelvis kommuner i årene der kommer.

Det vil booste videndelingen, effektivisere de offentlige organisationers arbejde og forhåbentligt gøre medarbejderne mere begejstrede for it-løsningerne.

Når der bliver sat strøm til delingen af arbejdsgange, så kan det trække på noget af det, der har gjort Apples iPhone så populær. For producenter og konsulenter inden for forretningssystemer bør lære af Apples succes med iPhone. Koblingen mellem en hypet mobiltelefon og større it-løsninger ligger lige for. Læs her hvordan.

Artiklen fortsætter efter annoncen

Nokia Tune er den mest afspillede melodi nogensinde jfr. Nokia. Til trods for Nokias fænomonale succes inden for mobiltelefoni, ændrede det alligevel markedet, da Apple i 2007 lancerede deres iPhone. Set fra et teknisk synspunkt kunne den ikke mere end den tilsvarende Nokia-model, og den var endda på nogle punkter mindre avanceret. Den seneste iPhone 4 har ikke mærkbart flere features end den første iPhone. Men hvis det ikke er telefonen, der gør forskellen, hvad er det så?

Et kvalificeret gæt er dels brugervenlighed og hype, dels tilføjelsen af en appstore, hvor man kan hente programmer. Det har ændret spillereglerne for mobiltelefoner markant, at man med appstore løbende kan udvide sin telefon. Det er nu Apple og en stor skare at udviklere af apps, som konkurrerer mod Nokia. Økosystemet er fundamentalt ændret. Nokia har senest valgt at gå i strategisk samarbejde med Microsoft med deres Windows Mobile-platform og dropper dermed deres egen Symbian-platform.

Men hvordan kan producenter, udviklere og konsulenter inden for store forretningssystemer lære af en lille (smart) mobiltelefon? Simpelt.

Offentlige ministerier, styrelser, regioner og kommuner har de sidste 5-10 år investeret store summer i såkaldte elektroniske sags- og dokumenthåndteringssystemer (ESDH), som skal styre, ja, sager og dokumenter i en organisation, samtidig med at forvaltningslov og arkivering til Statens Arkiver overholdes. Man har endda forsøgt at udvikle en fællesoffentlig standard for sags- og dokumenthåndtering (FESD), men uanset de store investeringer, har værdien heraf været begrænset. Videndeling og samarbejde på tværs af organisationer er ikke forløbet enkelt og elektronisk til trods for intentionerne.

Det, en kommune arbejder med, fx behandling af langtidssygemeldinger, anvisning af institutionsplads eller jobsamtaler i jobcentrene, er på tværs af kommunerne stort set identiske arbejdsgange, uagtet at de enkelte kommuner har organiseret sig, som de finder mest hensigtsmæssigt. På samme måde skal alle virksomheder kunne håndtere langtidssygemelding, barsel o.lign., og uanset at virksomhederne er forskellige, er der noget universelt over disse arbejdsgange. Kunne man ikke dele viden og erfaringer omkring disse arbejdsgange og sikre, at man løbende kan udveksle erfaringer inden for et givet felt? Svaret giver sig selv.

På samme måde som vi via appstore henter de nye applikationer til vores iPhone, hvorfor kan vi så ikke via vores ESDH-system hente nye arbejdsgange og dele viden med ligesindede? Og lige som mine venner introducerer mig til nye fede apps, så skal de på samme måde introducere mig til nye fede arbejdsgange, så vi kan agere mere effektivt og produktivt.

Industrispecifikke arbejdsgange, som for eksempel Prince 2 it-projekter, følger på samme måde veldefinerede arbejdsgange, som med fordel kan faciliteres og deles elektronisk og vil i sagens natur blive tilgængelige i en appstore, når kunderne har behovet.

Omend vi er mange, som ser med fordomme på den offentlige forvaltning eller på administrationen i en virksomhed som noget tungt, bureaukratisk og som absolut ikke er villig til forandring, så viser faktiske samtaler og analyser, at vores fordomme netop er fordomme og ikke har hold i virkeligheden. Viljen og iderigdommen er til stede i medarbejderkredsen, som desværre ikke kan sætte kreativiteten fri i de lukkede systemer, der er tilgængelige i dag, og som det koster en formue at ændre på. Brugerne kan ikke selv definere og justere arbejdsgangene, men skal bruge konsulenter for at realisere ønskerne.

Tænk, hvis det var muligt at anskaffe den app, som netop passede til vores behov, og tænk, hvis vi kunne samarbejde med ligesindede om app'en med det formål at tilpasse den netop vores behov. Tænk, hvis denne idérigdom med små apps til kommunale og statslige ESDH-løsninger kunne sættes fri og komme os alle til gode' Tænk, hvis erfaringer omkring konkrete problemstillinger kunne fanges og dokumenteres i en app, som andre kunne drage fordel af. Analyser viser, at medarbejdere faktisk har den nødvendige forandringsparathed. Så når tingene står stille og ikke ændres, er det åbenbart ikke her det primære problem er.

Tilbage til Lars Løkkes, eller rettere det offentlige Danmarks udfordringer med at effektivisere, finde milliarder af kroner ? men samtidig også finde det potentiale frem, der er i en mulig appstore for arbejdsgange.

I kommunerne tales der meget om såkaldte fagsystemer, som for eksempel kan være systemet til at styre ventelisterne til de enkelte børneinstitutioner i kommunen. De konkrete arbejdsprocesser for indplacering af børn på venteliste kan være komplicerede. Det blev belyst i forbindelse med konferencen Digitalisér 2010.

En tilbundsgående analyse af arbejdsgangen vil vise, at arbejdsgangene i praksis bliver fagsystemet. Med tanke på de store omkostninger, som er forbundet med integration til fagsystemer, er det et interessant faktum, at fagsystemerne helt kan erstattes at små apps, som afvikles i ESDH-systemet. Da apps afvikles i ESDH er integrationen helt på plads fra begyndelsen, og brugerne skal ikke arbejde i forskellige systemer. Samtidig kan app?en kombineres med moderne statistik og visualiseringsteknologi, så man løbende har overblik og kan identificere flaskehalse.

For at sætte kreativiteten fri kræves, at følgende tre ting er opfyldt:

  1. Arbejdsgange kan beskrives enkelt og formelt af de brugere, som arbejder med dem og har ansvaret for dem ? uden involvering af konsulenter og it-folk.

  2. ESDH-systemer kan facilitere arbejdsgangene, som kan installeres som apps i ESDH-systemet af brugerne, når behovet opstår ? uden at skulle omkring it-afdelingen.

  3. Arbejdsgange kan lagres og udveksles elektronisk i en appstore af brugerne og viden skal kunne delen af brugerne ? uden indblanding fra konsulenter eller it-folk.

Den appstore er så småt undervejs med KL?s arbejdsgangsbank, så man med tiden kan browse og søge efter arbejdsgange i en arbejdsgangbank, ligesom man kan browse og søge efter applikationer i appstore.

Hvem ved - måske bliver videndeling en realitet på tværs i den offentlige sektor med apps.

Morten Marquard er direktør hos Exformatics

8 kommentarer.  Hop til debatten
Denne artikel er gratis...

...men det er dyrt at lave god journalistik. Derfor beder vi dig overveje at tegne abonnement på Version2.

Digitaliseringen buldrer derudaf, og it-folkene tegner fremtidens Danmark. Derfor er det vigtigere end nogensinde med et kvalificeret bud på, hvordan it bedst kan være med til at udvikle det danske samfund og erhvervsliv.

Og der har aldrig været mere akut brug for en kritisk vagthund, der råber op, når der tages forkerte it-beslutninger.

Den rolle har Version2 indtaget siden 2006 - og det bliver vi ved med.

Debatten
Log ind eller opret en bruger for at deltage i debatten.
settingsDebatindstillinger
1
25. maj 2011 kl. 15:46

Forsøget på at trække en analogi snubler lidt ved at Apples iPhone AppStore først kom i 2008, altså mindre end tre år siden. Fint nok med apps, det er tværtimod først og fremmest telefonens brugervenlighed, der gjort forskellen. Jeg valgte selv i tidligt 2008 Nokias topmodel og mens den sikkert havde en fin processor, Wifi og RAM nok, så var en et user experience mareridt. For mange knapper, for mange menustrukturer, for mange genveje. Og man kunne faktisk sagtens hente nye programmer til den, men det gavnede ikke meget -> den var stadig meget kluntet i brug sammenlignet med iPhonen. Tingene skulle passe ned i den hierarkiske struktur OG de mange hardware features, der skulle med.

Når det så kædes til "pluggable" forretningsgange er det nærliggende at spørge: Tager de så udgangspunkt i brugerens behov, hvor brugerne her er såvel borgere som sagsbehandlere, eller tager de udgangspunkt i "systemets" behov, i.e. it-systemets og de administrative ledelseslags behov?

7
29. maj 2011 kl. 14:53

Hej Jesper, Jeg eksperimenterede ikke selv med Nokia's grænseflade - overvejede ikke engang at det var muligt at tilgå email mv fra den dims.

Med min iPhone var oplevelsen helt anderledes. Naturligvis spiller brugergrænsefladen ind - det er jo en forudsætning for at vi overhovedet finder på at installere APP i telefonen.

Super pointe omkring fokus i arbejdsgangene, nemlig om de tager udgangspunkt i borgerne, sagsbehandlerne eller systemet. Min pointe er at det skal være muligt på en enkel måde at påvirke arbejdsgangen i det arbejde man udfører. Ved at kunne hente arbejdsgange på samme måde som APPs, og ved at kunne videndele med ligesindede omkring arbejdsgangen så kan man løbende forbedre arbejdsgangen. Er det en sagsbehandler i en kommune som driver arbejdet garanterer dette jo ikke at borgeren kommer i fokus. Det forudsætter at man politisk ønsker at sætte borgeren og ikke forvaltningen i fokus.

Hvorfor skal alle kommunerne i Danmark fx definere deres egne arbejdsgange for optagelse på børneinstitution, sygefravær o.l. Hvorfor kan de ikke dele dette?

Og hvorfor skal alle landets virksomheder etablere forretningsgange for udfyldelse af diverse blanketter til offentlige myndigheder ved langtidssygemelding? Tænkt hvis vi kunne dele erfaringer omkring arbejdet? Det ville fremme konkurrenceevnen markant. For ikke at tale om alt det basalt set kedelige arbejde vi ville slippe for.

2
26. maj 2011 kl. 13:12

</p>
<ol><li>Arbejdsgange kan beskrives enkelt og formelt af de brugere, som arbejder med dem og har ansvaret for dem – uden involvering af konsulenter og it-folk.

Det har jeg aldrig oplevet, at brugere har kunnet.

4
27. maj 2011 kl. 07:44

Det har jeg aldrig oplevet, at brugere har kunnet.

Måske har du ikke stillet de rigtige spørgsmål :-)

5
27. maj 2011 kl. 11:34

Jeg skal ikke stille spørgsmål ifølge Morten Marquard. Jeg skal bare have et dokument, hvori der er en utvetydig formel specifikation af det produkt, som de ønsker, som ikke mindst svarer til det produkt, som de rent faktisk ønsker sig.

Jeg har aldrig oplevet brugere, som har kunnet det, fordi det typisk ikke er brugernes ekspertområde at lave den slags specifikationer. Selv hvis de allierer sig med eksperter, kan der i sidste ende komme et "forkert" produkt ud af det, selvom man har en formel specifikation. En meget betydelig pointe i Scrum, Agile og hvad det nu hedder nu om dags er, at få nogle versioner af softwaren ud til kunden hurtigt, så man kan rette op på misforståelser relativt billigt.

Det her virker som ren vandfaldsmodel, hvis forudsætninger skal holde. Det virker ikke som om Marquard svarer på kommentarer, men det ville være rart at høre, om det vitterligt er det, han mener.

6
29. maj 2011 kl. 14:45

Først - mange tak for kommentarerne. Måske jeg har stukket hånden ned i en Hvepse-rede :-)

Det er absolut agile ting vi taler om. Ikke vandfaldsmodeller. Forstår ikke helt hvordan det kan komme på tale. Men det illusterer blot hvor svær kommunikation er.

Kan arbejdsgange beskrives enkelt og formelt af brugerne? Svaret hertil at naturligvis at det ikke sker på en gang. Det er en gentagende ting som i princippet aldrig stopper. Vi kan hele tiden finde nye og smartere måder at gøre tingene selv. Men hvis vi vil have brugerne med så er vi nødt til at finde en terminologi som brugerne kan forstå. Og brugere og forretningsejere er nødt til at forstå at løsningen aldrig bliver færdig - da forretningen hele tiden ændrer sig og vi finder smartere måder at løse problemerne på. Udfordringen her er hvordan vi skal kommunikere og sætte systemerne op til ny ændrede krav.

Jeg har siden 2006 arbejdet med at facilitere arbejdsgange elektronisk. Det er muligt at få brugerne til at være drivkraften og løbende indsamle forbedringsønsker og justere arbejdsgangen løbende.

3
26. maj 2011 kl. 13:45

Enig i at brugerne ikke kan beskrive deres arbejdsgange. Den forudsætning holder ikke.

Men forudsætningen er også en forkert sammenligning med iPhonen: hvilke slutbrugere kan selv programmere apps?

Næste problem opstår hvis Grete arbejder med arbejdsgang X, og sender den over til Hans, som kun har installeret arbejdsgang Y. Nej, jeg tvivler på at brugerne skal involveres på det niveau. Et ESDH-system adskiller sig markant fra en iPhone ved at den er et distribueret multibruger system - det giver altså nogle flere problemstillinger.

Et andet problem er diversiteten: der findes ét iPhone produkt som man skal skrive sine apps. til. Der findes derimod et væld af ESDH-systemer. Det vil være som at skrive apps. der kører på både iPhone, Android 1.0, Android 2.3, Windows Phone 7, Symbian og Nord Koreas eget mobile styresystem.

Det ændrer dog ikke på at det er en smuk tanke at kunne downloade og installere en arbejdsgang, sådan en-to-tre :-)

8
29. maj 2011 kl. 15:29

Hej Jørn, Tak for din kommentar - specielt omkring muligheden for at udveksle arbejdsgange som en smuk tanke.

Nøgleudfordringen her er naturligvis brugerinvolvering. Jeg er helt enig i at brugerne hverken kan eller skal til at være programmører. Men brugerne skal formulere krav til hvordan arbejdet tilrettelægges på en mere eksplicit måde end ved blot at skrive et Word dokument i fri prosa. Ellers bliver afstanden mellem bruger og system alt for stor - hvilket der jo er mange eksempler på.

Såfremt brugerne selv kan beskrive arbejdsgangene på et overordnet niveau så vil de involvere sig mere i tingene og endda løbende justere arbejdsgangene. Denne øgede involvering af brugerne medfører en større arbejdsglæde fra medarbejderne som nu synes de har mere kontrol over tingene.

Vi har idag kunden hvor brugerne selv har defineret og justeret arbejdsgangene uden at vi har været involveret. De retter naturligvis henvendelse omkring forskellige ting engang imellem hvor vi eller andre så hjælper. Men derved lærer de blot mere om hvordan de kan beskrive arbejdsgangene som de så "bygger ind" i deres andre arbejdsgange.

Så brugere kan idag, i et vist omfang, beskrive deres arbejdsgange formelt. Fra tid til anden behøver de hjælp for at lære mere om hvordan arbejdsgangene beskrives. Når brugerne justerer beskrivelsen af arbejdsgangen så følger systemet øjeblikket med, hvorved brugerne får et feedback på deres justering med det samme. Den ændrede beskrivelse skal ikke først igennem et konsulenthus som skal beskrive og implementere de nye rutiner før tingene sættes i produktion.

Muligheden for at justere i den arbejdsgang som anvendes og øjeblikket se konsekvenserne af det betyder at ledelse og medarbejdere involverer sig mere i beskrivelse af arbejdet.

Du har ret i, at der er forskellige forretningssystemer som formodentlig vil løse dette forskelligt. Derfor er der behov for en standard indenfor arbejdsgange for eksempel BPMN som KL's arbejdsgangbank understøtter. Det løser ikke alle problemer men det er et udtryk for at der arbejdes på at standardisere tingene. Jeg har længe været på jagt efter standarder og hælder mest til det som IT Universitetet kalder Dynamic Condition Response Graphs (se fx http://www.itu.dk/~rao/pubs_accepted/fsenpaper.pdf for mere information) men dette er desværre ikke med i BPMN 2.0 standarden (omend der er tiltag som peger i denne retning).