Værsgo Lars Løkke - her er dine effektiviseringer

Statsminister Lars Løkke Rasmussen har bebudet, at en stor del af de mange milliarder, der skal findes med reformpakken frem mod 2020, skal høstes gennem digitale løsninger - nærmere betegnet deling af arbejdsgange og sammenhæng på tværs.

God timing, eller ren tilfældighed? KL, IT Universitetet og en stribe virksomheder er i øjeblikket i gang med at sikre, at netop arbejdsgange kan deles blandt eksempelvis kommuner i årene der kommer.

Det vil booste videndelingen, effektivisere de offentlige organisationers arbejde og forhåbentligt gøre medarbejderne mere begejstrede for it-løsningerne.

Når der bliver sat strøm til delingen af arbejdsgange, så kan det trække på noget af det, der har gjort Apples iPhone så populær. For producenter og konsulenter inden for forretningssystemer bør lære af Apples succes med iPhone. Koblingen mellem en hypet mobiltelefon og større it-løsninger ligger lige for. Læs her hvordan.

Nokia Tune er den mest afspillede melodi nogensinde jfr. Nokia. Til trods for Nokias fænomonale succes inden for mobiltelefoni, ændrede det alligevel markedet, da Apple i 2007 lancerede deres iPhone. Set fra et teknisk synspunkt kunne den ikke mere end den tilsvarende Nokia-model, og den var endda på nogle punkter mindre avanceret. Den seneste iPhone 4 har ikke mærkbart flere features end den første iPhone. Men hvis det ikke er telefonen, der gør forskellen, hvad er det så?

Et kvalificeret gæt er dels brugervenlighed og hype, dels tilføjelsen af en appstore, hvor man kan hente programmer. Det har ændret spillereglerne for mobiltelefoner markant, at man med appstore løbende kan udvide sin telefon. Det er nu Apple og en stor skare at udviklere af apps, som konkurrerer mod Nokia. Økosystemet er fundamentalt ændret. Nokia har senest valgt at gå i strategisk samarbejde med Microsoft med deres Windows Mobile-platform og dropper dermed deres egen Symbian-platform.

Men hvordan kan producenter, udviklere og konsulenter inden for store forretningssystemer lære af en lille (smart) mobiltelefon? Simpelt.

Offentlige ministerier, styrelser, regioner og kommuner har de sidste 5-10 år investeret store summer i såkaldte elektroniske sags- og dokumenthåndteringssystemer (ESDH), som skal styre, ja, sager og dokumenter i en organisation, samtidig med at forvaltningslov og arkivering til Statens Arkiver overholdes. Man har endda forsøgt at udvikle en fællesoffentlig standard for sags- og dokumenthåndtering (FESD), men uanset de store investeringer, har værdien heraf været begrænset. Videndeling og samarbejde på tværs af organisationer er ikke forløbet enkelt og elektronisk til trods for intentionerne.

Det, en kommune arbejder med, fx behandling af langtidssygemeldinger, anvisning af institutionsplads eller jobsamtaler i jobcentrene, er på tværs af kommunerne stort set identiske arbejdsgange, uagtet at de enkelte kommuner har organiseret sig, som de finder mest hensigtsmæssigt. På samme måde skal alle virksomheder kunne håndtere langtidssygemelding, barsel o.lign., og uanset at virksomhederne er forskellige, er der noget universelt over disse arbejdsgange. Kunne man ikke dele viden og erfaringer omkring disse arbejdsgange og sikre, at man løbende kan udveksle erfaringer inden for et givet felt? Svaret giver sig selv.

På samme måde som vi via appstore henter de nye applikationer til vores iPhone, hvorfor kan vi så ikke via vores ESDH-system hente nye arbejdsgange og dele viden med ligesindede? Og lige som mine venner introducerer mig til nye fede apps, så skal de på samme måde introducere mig til nye fede arbejdsgange, så vi kan agere mere effektivt og produktivt.

Industrispecifikke arbejdsgange, som for eksempel Prince 2 it-projekter, følger på samme måde veldefinerede arbejdsgange, som med fordel kan faciliteres og deles elektronisk og vil i sagens natur blive tilgængelige i en appstore, når kunderne har behovet.

Omend vi er mange, som ser med fordomme på den offentlige forvaltning eller på administrationen i en virksomhed som noget tungt, bureaukratisk og som absolut ikke er villig til forandring, så viser faktiske samtaler og analyser, at vores fordomme netop er fordomme og ikke har hold i virkeligheden. Viljen og iderigdommen er til stede i medarbejderkredsen, som desværre ikke kan sætte kreativiteten fri i de lukkede systemer, der er tilgængelige i dag, og som det koster en formue at ændre på. Brugerne kan ikke selv definere og justere arbejdsgangene, men skal bruge konsulenter for at realisere ønskerne.

Tænk, hvis det var muligt at anskaffe den app, som netop passede til vores behov, og tænk, hvis vi kunne samarbejde med ligesindede om app'en med det formål at tilpasse den netop vores behov. Tænk, hvis denne idérigdom med små apps til kommunale og statslige ESDH-løsninger kunne sættes fri og komme os alle til gode' Tænk, hvis erfaringer omkring konkrete problemstillinger kunne fanges og dokumenteres i en app, som andre kunne drage fordel af. Analyser viser, at medarbejdere faktisk har den nødvendige forandringsparathed. Så når tingene står stille og ikke ændres, er det åbenbart ikke her det primære problem er.

Tilbage til Lars Løkkes, eller rettere det offentlige Danmarks udfordringer med at effektivisere, finde milliarder af kroner ? men samtidig også finde det potentiale frem, der er i en mulig appstore for arbejdsgange.

I kommunerne tales der meget om såkaldte fagsystemer, som for eksempel kan være systemet til at styre ventelisterne til de enkelte børneinstitutioner i kommunen. De konkrete arbejdsprocesser for indplacering af børn på venteliste kan være komplicerede. Det blev belyst i forbindelse med konferencen Digitalisér 2010.

En tilbundsgående analyse af arbejdsgangen vil vise, at arbejdsgangene i praksis bliver fagsystemet. Med tanke på de store omkostninger, som er forbundet med integration til fagsystemer, er det et interessant faktum, at fagsystemerne helt kan erstattes at små apps, som afvikles i ESDH-systemet. Da apps afvikles i ESDH er integrationen helt på plads fra begyndelsen, og brugerne skal ikke arbejde i forskellige systemer. Samtidig kan app?en kombineres med moderne statistik og visualiseringsteknologi, så man løbende har overblik og kan identificere flaskehalse.

Sponseret indhold

Sponseret indhold

Briefing: Topologi-optimering. Få bedre produkter med digital optimering

For at sætte kreativiteten fri kræves, at følgende tre ting er opfyldt:

1. Arbejdsgange kan beskrives enkelt og formelt af de brugere, som arbejder med dem og har ansvaret for dem ? uden involvering af konsulenter og it-folk.

2. ESDH-systemer kan facilitere arbejdsgangene, som kan installeres som apps i ESDH-systemet af brugerne, når behovet opstår ? uden at skulle omkring it-afdelingen.

3. Arbejdsgange kan lagres og udveksles elektronisk i en appstore af brugerne og viden skal kunne delen af brugerne ? uden indblanding fra konsulenter eller it-folk.

Den appstore er så småt undervejs med KL?s arbejdsgangsbank, så man med tiden kan browse og søge efter arbejdsgange i en arbejdsgangbank, ligesom man kan browse og søge efter applikationer i appstore.

Hvem ved - måske bliver videndeling en realitet på tværs i den offentlige sektor med apps.

Morten Marquard er direktør hos Exformatics