Som man ser det så ofte i den teknologiske udvikling er der nogle koncepter, der kun er midlertidge. ESDH er efter min opfattelse et af dem. ESDH har haft en vis berettigelse siden dets fremkomst i slutningen af 90'erne, men tiden er løbet fra det nu.
Hvis jeg skal give et billede på, hvordan jeg opfatter ESDH, som vi kender det fra diverse systemløsninger i den offentlige sektor, så er det ligesom dengang i slutningen af det forforrige århundrede, hvor man satte en motor i sejlskibene. Man motoriserede et velkendt koncept. Man skabte ikke et nyt.
Med ESDH har man nemlig langt hen ad vejen blot sat strøm til arkivskabet. Men ligesom sejlskibene efterhånden måtte vige pladsen for helt anderledes designede og udtænkte motordrevne skibe, således er der i min vurdering nu et behov for, at dokumenthåndteringen i de offentlige organisationer tænkes konceptuelt på en langt mere moderne måde end hvad der ligger i det traditionelle ESDH-koncept.
Den nuværende ESDH-tænkning er bundet op på en silotænkning - altså tanken om, at alle organisationens dokumenter skal ligge i det samme system. Følgelig har mange organisationer kastet sig ud i at få lavet dyre snitflader til andre systemer, således at disse kan aflevere deres dokumenter til ESDH-systemet. En smuk tanke, men det bliver for alt for stift, usmidigt og for bøvlet at vedligeholde. Dokumenterne forsvinder, selvom argumentet er, at nu ved alle hvor de er. Jeg mener, at vi skal gå den anden vej: Lad dokumenterne ligger der, hvor de retteligt/fagligt hører til, og etabler så en "motor", der kan finde dem, når der er behov ....
Den nuværende ESDH-tænkning er efter min opfattelse også bundet for hårdt op på en traditionel forvaltningstankegang, som ikke mindst viser sig i det hav af metadata, sags-ID'er, journalnumre m.m., som ESDH-systemerne overvælder alle ikke-daglige brugere med. Hvorfor skal det være så kancelliagtigt? Det er dræbende for videndelingen og for et dynamisk arbejde med sager, dokumenter og informationer. Hele dette forvaltningslag bør retænkes og der bør komme enklere og mere elegante struktureringer ud af det - prøv f.eks. at skæve til, hvordan man gør i biblioteksverden.
I den aktuelle debat om ESDH her på Version2 og andre steder har nogle fremført, at ESDH ganske rigtigt er bøvlet men at man da ikke kan gå tilbage til papirarkivet. Det ville efter min opfattelse også være helt forfejlet. Vi skal ikke tilbage, vi skal fremad - ved at skille os af med nogle tankesæt, som i for lang tid og i for høj grad har præget ESDH, så vi kan opnå en mere effektiv og moderne måde at håndtere informationer på.
...men det er dyrt at lave god journalistik. Derfor beder vi dig overveje at tegne abonnement på Version2.
Digitaliseringen buldrer derudaf, og it-folkene tegner fremtidens Danmark. Derfor er det vigtigere end nogensinde med et kvalificeret bud på, hvordan it bedst kan være med til at udvikle det danske samfund og erhvervsliv.
Og der har aldrig været mere akut brug for en kritisk vagthund, der råber op, når der tages forkerte it-beslutninger.
Den rolle har Version2 indtaget siden 2006 - og det bliver vi ved med.
