Statens brug af business cases
Med det store mediefokus, der er på kuldsejlede statslige projekter, må jeg som ekspert stille spørgsmålet: Har staten glemt at skrive en business case? Og særligt, når de glimrer ved deres fravær, når det kommer til at dele de gode eksempler.
Siden 2012 har jeg i regi af egen virksomhed gennemført en årlig undersøgelse af såvel den private som offentlige institutioners brug af business cases og deres evne til at realisere de beskrevne gevinster. Et af fokusområderne har været på statens brug af business cases, herunder den statslige business case.
De senere år har den statslige brug af business cases været præget af, at man for projekter over 10 mio. kr. skulle indsende en business case, som skulle vurderes af Statens it-råd, der ligger under Digitaliseringsstyrelsen. Og i Digitaliseringsstyrelsen er der et løbende arbejde med at viderudvikle hele processen fra vurdering til effektuering. Og om denne (forbedret) brug (kontrol) har ført til reelle besparelser og velgennemført gevinstrealisering, kan jeg ikke få svar på - og ovennævnte undersøgelse giver desværre heller ikke svaret. Men umiddelbart ser det ud til, at ”business as usual” fortsætter - så heller ikke i det offentlige er der sket en udvikling de seneste snart 10 år.
Billedet ovenfor viser en af de statslige business cases, der har lidt under kritisk journalistik. Men måske er den slet ikke så dårlig endda, men hvad ved jeg. Vi mangler at se den samlede business case og de forventede positive gevinster, såvel økonomiske som storpolitiske, ved dette indkøb.
Business cases er ikke tilstrækkelige
En af de store udfordringer, som jeg ser på baggrund af undersøgelsen, men også i den daglige praksis, jeg opererer i, så er de offentlige business cases, som jeg er blevet præsenteret for gennem årene, ikke af en kvalitet, hvor det har været muligt at realisere de forventede gevinster.
Vi kan kun håbe på at de business cases, som jeg har stiftet bekendtskab med, ikke er repræsentative for det samlede billede i den offentlige sektor. Men da vi i sensommeren sidste år rakte ud mod det offentlige, herunder særligt Statens It-råd og Digitaliseringsstyrelsen, for at give dem muligheden for at indlevere en eller flere af de offentlige business cases til Danmarks Bedste Business Case, var svaret: > Vi kan ikke udlevere det. I kan altid søge om aktindsigt hos de relevante organisationer ...
Men kan det virkelig passe, at det er nødvendigt at søge om aktindsigt for at vurdere, om de business cases, som staten sidder med, virkelig er gode?
Så det store spørgsmål er, om der overhovedet eksisterer gode business cases i det offentlige?
De burde være skrevet, da de skal udarbejde en for hver af de projekter, som er over 10 mio. kr., men hvor bliver de af?
Og hvad med gevinstrealiseringen?
Jeg ved, og det ved alle, der arbejder professionelt med såvel offentlige som private projekter, at der efterfølgende skal afleveres en rapport - en gevinstrealiseringsrapport. Men ofte er de gevinster, som kommer med i afrapporteringen til Statens It-råd grebet ud af den blå luft, da projektet for længst er afsluttet, projektteamet opløst og videre på nye opgaver. Så det ender typisk med, at afdelingsdirektøren eller kontorchefen rundt og leder efter nogen, som kan skrive en rapport. Og da de ikke lykkedes med at finde nogen, der kendte baseline, var med i projektet og kan beskrive gevinsterne og helt grundlæggende repræsenterer den kollektive hukommelse, som der burde eksistere, hyrer de private konsulenter ind til at løse opgaven.
Er det godt nok?
Jeg har lavet en række anbefalinger og forslag til, hvordan vi kan blive bedre til at samarbejde, beskrive de gode business case og høste gevinsterne.
- Udfordring: Journalisterne har primært fokus på negative vinkler, når projekterne skal omtales i medierne
Anbefaling: At der sker en fokuseret og prioriteret indsats for at vise de gode business cases i det offentlige.
Udfordring: Rapporteringsregimer i den offentlige giver et forkert billede til beslutningstager herunder Statens it-råd
- Anbefaling Der skal ske en kulturforandring for at det offentlige skal blive bedre til at gevinstrealisere.
Jeg opfordrer det offentlige til at bruge denne udstrakte hånd og være med til at vise omverdenen, at der faktisk er rigtig gode projekter i det offentlige? Så kan vi sammen vise, at der er masser af positive ting at skrive om offentlige projekter og de fundne og vundne gevinster.
