Spar penge og mist dine julegaver
Eller: Pas på med faste leverandøraftaler og udnyt markedets ledige kapacitet!
Jeg har i mange år funderet over, hvorfor man bruger faste leverandøraftaler – giver det virkelig den merværdi, som mange implicit tror det gør? Indrømmet, en fast leverandøraftale er yderst bekvem på mange områder, men hvad koster den bekvemmelighed egentlig?
Jeg har selv arbejdet meget med faste leverandøraftaler i min indkøbskarriere, og jeg ved, at rigtig mange virksomheder konsekvent har faste leverandøraftaler til deres IT indkøb. Men på især IT og teknologi området hvor prisudviklingen har modsat fortegn ift. de fleste andre brancher, vil jeg næsten gå så langt som til at påstå, at faste leverandøraftaler er en underskudsforretning – for køberen.
Der er dog selvfølgelig fordele ved faste leverandøraftaler, og det er sandsynligvis dem, der er årsag til at man holder meget fast i sine leverandører:
- Det er bekvemt og giver ofte en hurtig levering
- Det er tidsbesparende
- Man får ofte en god service og rådgivning – typisk gennem en fast sælger
- Man får tilsendt årlige julekort i følgeskab med julegaver
Ulempen ved faste leverandøraftaler
Den væsentligste ulempe ved faste leverandøraftaler er, at man ikke udnytter markedet tilstrækkeligt, og derved er der risiko for, at man i sidste ende betaler en højere pris og får en dårligere løsning. Simpelthen fordi man ikke udnytter den ledige kapacitet og kompetence, der er i markedet, og man går glip af nogle potentielt dygtige og skarpe leverandører, som kunne løse opgaven bedre og billigere.
Ledig kapacitet og kompetence kan være leverandører, som ligger inde med et lager, de skal af med, eller konsulenthuse, der har konsulenter uden opgaver i en periode. I de tilfælde har leverandøren en tendens til at ’spidse blyanten’.
Sat på spidsen betaler man i al sin uvidenhed en overpris for sit faste leverandørforhold!
Konkrete cases – ikke så meget teori
Lad os droppe snakken et øjeblik og tage udgangspunkt i et par eksempler af de mange faste leverandør cases jeg har oplevet.
I mit tidligere job foretog vi indkøb af IT konsulenter for ret store millionbeløb, på baggrund af nogle faste rammeaftaler, hvor IT afdelingen, efter ’ordre’ fra Indkøbsafdelingen, SKULLE bruge den faste aftaleleverandør med fastsatte timepriser. Leverandøren styrede langt hen ad vejen hvor mange timer der skulle bruges på de forskellige opgaver - det blev med andre ord et ta’ selv bord for leverandøren, da det var svært og ressourcekrævende for IT afdelingen at følge op på antallet af timer forbrugt på opgaven i en travl hverdag.
Samtidig var det en udfordring for leverandøren (og os) i spidsbelastningsperioder at kunne levere tilstrækkeligt med ressourcer og ikke mindst de rette kompetencer.
Det var genialt for leverandøren og vi fandt aldrig ud af om der var nogen, der kunne løse opgaven bedre og billigere. Jeg er dog sikker på at det var en aftale, som aldrig vil blive opsagt af leverandøren.
Et andet eksempel var en fast leverandøraftale på IT hardware med en af landets største leverandører, hvor stort set al vores IT hardware blev købt uanset størrelsen på indkøbet. I en del af aftalen var der indbygget faste priser på noget af vores hardware, f.eks. bærbare og stationære, men al øvrigt hardware og tilhørende service blev købt hos den faste og professionelle leverandør uden yderligere forhandling. Det sidste år begyndte vi at indhente flere tilbud ved større hardware indkøb og forhandle priser med pæne besparelser i forhold til priserne hos aftaleleverandøren.
Et eksempel jeg oplevede i sidste måned var et indkøb af nogle Lenovo Laptops med tilbehør – en ordre til ca. 32.000 kr. hos købers faste leverandør, men efter et markeds benchmark gennem en indkøbsportal endte han med en besparelse på 9.299 kr. eller 21%.
Hvad er løsningen?
Det er nok ikke nogen overraskelse, at man skal udnytte markedet i langt højere grad, især indenfor IT og teknologi området for at spare yderligere på sine indkøb.
Men det er nemmere sagt end gjort og der er nogle forudsætninger for at man effektivt kan udnytte markedet. Her er mine gode råd til at få de bedste priser og vilkår gennem udnyttelsen af markedet:
- Vær skarp på din behovsbeskrivelse så markedet kan byde ordentligt ind
- Kend dit marked eller brug systemer med indbyggede leverandørdatabaser
- Opsæt en effektiv proces for tilbudsindhentningen og tilbudssammenligningen
- Brug it værktøjer der understøtter hele processen og spar tid på processen
Jeg siger ikke kategorisk at det ikke kan betale sig at have en fast leverandøraftale, men jeg mener i høj grad, at man ikke skal være blind overfor at faste leverandøraftaler kan være dyrt købte.
Der skal samtidig ikke herske tvivl om at nogle medarbejdere har et tæt forhold til deres faste leverandør, og der sker uden tvivl lidt ’smørelse’, hvilket ikke øger incitamentet til at indhente ekstra tilbud eller forhandle prisen.
Jeg er klar over at denne strategi bryder med den gængse opfattelse at hvordan man foretager sine indkøb og der følger nok ikke de store leverandør julegaver med - men spørgsmålet er om ikke leverandør julegaverne er alt for dyre!?
...men det er dyrt at lave god journalistik. Derfor beder vi dig overveje at tegne abonnement på Version2.
Digitaliseringen buldrer derudaf, og it-folkene tegner fremtidens Danmark. Derfor er det vigtigere end nogensinde med et kvalificeret bud på, hvordan it bedst kan være med til at udvikle det danske samfund og erhvervsliv.
Og der har aldrig været mere akut brug for en kritisk vagthund, der råber op, når der tages forkerte it-beslutninger.
Den rolle har Version2 indtaget siden 2006 - og det bliver vi ved med.