Matriklen: Måske et af de bedste eksempler på digitalisering i Danmark?
Vi er i Danmark blandt de bedste mht. digitalisering i den offentlige sektor. Bl.a. derfor valgte jeg digitalisering som emne på det internationale webinar, som jeg skal holde senere på måneden.
Det har det mundrette navn ”Benefits Management & Realisation of Digitalisation in a Danish context”. Husk at trække vejret inden I siger det højt for nogle. De kan ende med black out – sikkerhed frem for alt.
Mit fokus er baseret på en blog, som jeg skrev om Steven Alstrups kommentar til en konference tilbage i august 2018, hvor jeg proklamerede, at jeg ville finde gode cases fra det offentlige.
Det første eksempel var NEM-ID app’en, som jeg mente var en super god og tidssvarende løsning, men det var svært at se de økonomiske gevinster.
Her i 2019 har jeg ydermere en mission med at finde Danmarks bedste business case.
Denne blog har også fokus på at fortælle en god historie fra det offentlige, som for mange har været godt skjult – men dem der lever stille, lever også godt.
Eller som i dette tilfælde er anden på en blikstille sø, hvor man bare ikke umiddelbart kan se, at de små ben pisker af sted for at gøre det endnu bedre.
Måske er det Danmarks bedste business case?
Matrikulær sagsbehandling – fra starten til nu
Eksemplet i denne blog er den matrikulære sagsbehandling. Matrikulære hvad-for-noget?!
Ordet "matrikulær" er et fremmedord for de fleste. En matrikel er en fortegnelse over fast ejendom. Derfor handler matrikulær sagsbehandling om alle de aktiviteter, der skal gennemføres i forbindelse med vedligeholdelse og ændring af fast ejendom (kilde).
Matrikulær sagsbehandling – fra 300 til 30
For ca. 35 år siden var der et dedikeret Matrikeldirektorat med en medarbejderstab på omkring 300 medarbejdere. Typiske opgaver var at modtage sager fra praktiserende landinspektører, behandle sagerne og registrere ændringer i matriklen.
Dvs. ajourføre matrikelregister, matrikelkort og arkivere landinspektørens sag med måleblade i matrikelarkivet. Her kan man tale om, at papirbunker blev flyttet rundt, da hver sag godt kunne være et par cm. tyk.
I dag ser det noget anderledes ud, da den samlede stab internt hos Geodatastyrelsen er omkring 30. Området har over en lang periode været igennem en række forbedringer, som har gjort, at man stille og roligt har kunne komme fra de 300 til 30 medarbejdere.
Først digitaliserede man data (dvs. først blev matrikelprotokollerne gjort digitale og siden blev kortene gjort digitale). Derefter digitaliserede man de interne arbejdsgange. Efterfølgende har man digitaliseret samarbejdet med landinspektørerne (dem som indsender de matrikulære sager).
Her senest er digitalisering af samarbejdet med kommunerne blev digitaliseret. Denne opremsning er noget mere simpelt stillet op end virkeligheden reelt har været, men en blog egner sig ikke til at fortælle præcise forløb de sidste 35 år.
Dvs. stille og roligt over en årrække har man kunne reducere antallet af medarbejdere efterhånden som den understøttende IT-løsning tilbød mere og mere funktionalitet, som gjorde sagsbehandlingen mere og mere effektiv. Fra start til nu taler vi om en 90%! reduktion.
Er det Danmarks bedste business case?
Typisk business case fra det offentlige
Ovenstående er en helt typisk case for det offentlige. Nemlig fokus på procesforbedringer mht. personalereduktion. Normalt noget jeg har som en kæphæst, da man har dette som den eneste mulighed for at spare penge.
Forudsætningerne for at kunne hjemtage gevinster fra en procesforbedring er ikke altid tilstede i de fleste business cases i den offentlige sektor, men det har det været i Matriklens tilfælde, hvor ny teknologi i den grad gav en så stor procesforbedring, at der kunne ske en personreduktion.
I 1strokes årlige undersøgelse af danskernes brug af business cases og gevinstrealisering har der igennem de syv år, som undersøgelsen har løbet, været et tema om, hvilke typer gevinster, som man går efter i hhv. den private og offentlige sektor. Dvs. undersøgelsen har igennem alle årene stillet skarpt på årsagerne til at potentialet udebliver.
Der er primært to forhold, som igennem årene er blevet bekræftet:
1) Business casen – og især business casen i det offentlige – er baseret på procesforbedringer, som historisk ikke har været realiseret optimalt.
2) Forankringen til virksomhedens strategi mangler specielt for det private erhvervsliv, hvilket kan medføre en ufokuseret indsats.
I den elektroniske spørgeskemaundersøgelse bliver respondenterne introduceret til spørgsmålet: "Hvad skriver man typisk business casen indenfor?".
Dette har vi delt op i de typiske hovedbidrag:
• Optimering af IT-omkostninger (TCO)
• Optimering af den kørende forretningsmodel
• Indførelse af nye forretningsmodeller.
Fordelingen i den private sektor er henholdsvis 10%, 40% samt 50%, hvor den i den offentlige sektor ligger på henholdsvis 15%, 70% samt 15%. Den offentlige sektor forsøger i høj grad at optimere deres ”forretning” med proces- og kvalitetsforbedringer, og i langt mindre omfang forsøger de at indføre nye forretningsmodeller.
Det er helt naturligt, at det offentlige via lovgivning er bundet op på en bestemt forretningsmodel, mens fokus på proces- og kvalitets- samt budgetforbedringer er i fokus for deres business cases.
Den private sektor er hele tiden på jagt efter en ny måde, hvormed man kan drive sin virksomhed. Ens ”værdi-tilbud” (Value Proposition på nudansk) skal hele tiden skærpes for at være interessant for nuværende og potentielle kunder.
Hvis I gerne vil læse hele undersøgelsen, så kan I hente den her.
Gevinstrealisering er svær i den offentlige sektor
I dette eksempel mht. gevinstrealisering af den matrikulære sagsbehandling, så har der været en gevinstrealisering. Ellers havde der forsat været en afdeling på 300, som sagsbehandlede de matrikulære sager. Og heldigvis for det.
Det er ikke altid tilfældet.
I den statslige sektor, hvor man skal anvende den statslige business case model på et projekt over 10 mio. kr., findes der da heller ikke et værktøj til systematisk opfølgning på gevinster, ligesom der også kun i begrænset omfang er et krav om. Der er alene et krav om at projekter, der kommer i IT-projektrådet året efter projektafslutning, skal aflevere en gevinstrealiseringsrapport.
Det er dog et skridt på vejen – men jo ikke hele vejen, hvis investeringshorisonten eksempelvis er 5 år, og det hjælper ikke gevinstrealiseringen, som er en løbende ledelsesmæssig opgave.
Generelt er der er en udfordring med gevinstrealiseringsrapporterne, uanset hvilken sektor man arbejder i. Hvis gevinstrealiseringen skal virke, skal det have løbende fokus. Det skyldes bl.a. at en af hovedforudsætningerne er, at der skal ske en adfærdsændring, for at gevinsterne begynder at blive realiseret.
Hvis man kun fokuserer på gevinstrealiseringen efter f.eks. 6 måneder, så glipper man fokus på netop denne adfærdsændring. Adfærdsændringen er en af hjørnestenene til at realisere gevinsterne, men får den mindste fokus, viser 1strokes business case undersøgelse.
Det er så synd, da denne historie om matrikulærsagsbehandling først fortælles nu. Det kunne være Danmarks bedste business case? Fair nok – det er over en lang periode forbedringerne er sket, men det gør ikke noget, da mange business cases bør ses i det lys. Og ikke som suboptimerede forbedringer.
Digitalisering koster – men hvad er alternativet?
Ovenstående er et godt eksempel på at digitalisering virkelig kan flytte noget. Fra ca. 300 til 30 medarbejdere. Der kan være nogle forudsætninger, som er lidt forskellige fra dengang til i dag, men det flytter ikke ved den overordnede konklusion.
Helt generelt koster digitalisering. Igen kommer jeg til min kæphest – at man skal betragte løsningen ud fra en TCO-betragtning. Jeg har nu i et par blogs introduceret til det velkendte begreb fra Gartner – nemlig TCO eller Total Cost of Ownership. Eksempler er bl.a. TCO i forbindelse med de nye kampfly, den fine NEM-ID app, SKATs business case og senest Huawei – og Danmarks nok dårligste business case.
Dvs. man skal sikre, at udvikling og vedligeholdelse af en understøttende IT -løsning er meget mindre end hvis man havde omkostninger til de 300 medarbejdere, som Matrikeldirektoratet havde for 35 år siden. Ellers giver det overhovedet ikke mening.
Det er her, hvor leverandøren skal kende kundens business case, som jeg også har været inde på i disse blogs, at konsulenter skal være en god business case og HANA DB fra SAP.
Det handler også om, at leveranceformen skal respektere understøttelsen af business casen – her er fastpriskontrakter gift for gevinstrealiseringen.
Sidst men ikke mindst skal vi sikre at lovgivningen bliver digitaliseringsbar. Det er mange sider af den sag, men den side jeg vil trække frem her er, at lovgivningen kan blive så kompleks, at den bliver meget tung at administrere. Det hjælper ikke for TCO, så vi har brug for, at politikkerne forsøger at gøre ting mere simpelt. Hvis det overhovedet er muligt, men vi kan da i det mindste forsøge!
Så kom vi godt rundt i det emne! Fik jeg det hele med?
Har I et lige så godt eksempel? Hit me!
Hvis I kunne tænke jer at høre mere om digitalisering samt business case og gevinstrealisering i et dansk perspektiv, så kan I tilmelde jer arrangementet her.
Faktaboks
Vi har en lang historie i Danmark om registrering af fast ejendom. Det har været dels brugt for kongen/staten til at udregne skatter og dels for at sikre vores ejendomsret.
Kong Valdemars Jordebog fra 1231 er også kendt som Liber Census Daniæ (dansk: Danmarks skattebog). Bogen regnes for den første landsomfattende fortegnelse af Danmarks kongelige jordejendom med henblik på skatteansættelse (kilde). Dvs. vi ser på noget, som næsten har 800 års historie!
Stadigvæk den dag i dag er vi i Danmark blandt de førende mht. at have fuldstændig styr på, hvem ejer hvad. Det er slet ikke givet for alle i verden. Flere gange har danske eksperter været udsendt/lånt ud til lande, som gerne vil have mere styr på sikring af ejendomsretten. Det kan vi også være stolte af!
