Kære IT politiker,

Hermed mit indspark til det vigtigste område, I kan tage fat på.

Jeg har læst lidt om de projekter, som er i IT projektrådets søgelys og er svært deprimeret, over den manglende evne til at levere system og projekt, til tid og pris. Jeg har en fornemmelse af, at de projekterede systemer allerede delvist har udspillet sine egen roller. Ikke nødvendigvis i forretningsområde, men i implementering og aktualitet. I værste fald er de forventede brugermæssige og økonomiske gevinster gået tabt. Note: Jeg er voldsomt biased, da jeg har budt på mindst et af de omtalte projekter uden at få leverancen.

Helt konkret er jeg (og det mest af IT-branchen) udfordret af følgende:

Hvem byder?

Det er "Tordenskjolds soldater", som byder på offentlige opgaver… eller sådan synes det ihvertifald når vinderen annonceres. For at byde på en opgave, skal leverandøren typisk opfylde:

Otteciffrede omsætningskrav

Der er krav om en bestemt omsætning hos leverandøren for at få lov til at byde på opgaven. Jeg kender ikke baggrunden for dette krav. Når jeg forhører mig, lyder forklaringen oftes at det sikre den offentlig kundes mulighed for at leverandøren kan bringes til at hæfte ved eventuel bøde eller krav om erstatning. Spørger man hvor ofte dette "kort" håndhæves (og man skulle tro der var muligheder nok), er svaret: Sjældent..grænsende til aldrig. Så hvorfor dette krav?

Referencer og erfaring

Der henvises og vægtes altid på referencer og erfaringer I udbudsmaterialet for offentlige IT systemer. For at kunne henvise til kundereferencer og implementeringserfaringer, så er det nødvendigt at udbudsmaterialet konkretiserer leverancen. Det i en sådan grad, at leverandøren har en mulighed for at bringe det I kontekst, af et system leverandøren har lavet tidligere (ellers kan de ikke pege på en reference). Det betyder at udbudsmaterielet er med til indirekte at styre implementeringen og derfor har vi nu et selvrefererende system baseret på konkrete eksisterende leverance modeller. Der bliver ingen plads til nytænkning, fordi nytænkning ikke kan refereres. Når det nu er Tordenskjolds soldater som vinder hver gang, og som derfor også var medansvarlige for det sidste delvist kulsejlede IT projekt, hvilken værdi har referencer og erfaringer så?

Massivt udbudsmateriale

Der er typisk er massivt udbudsmateriale fordi vi lever I en illusion om at vi kan kontrollere og specificere alt. Det giver et udbudsomfang, som kun få organisationer kan svare på. Det er Tordenskjolds soldater, som har musklerne til at svare og forhandle disse mega-udbud. Med "mega" mener jeg ikke systemet, men udbuddet. Der er en spiral, som I selve modellen, ikke tillader nytænkning og det bør laves om!

A few good men

Det bedste implementeringer er skabt af "a few good men". Tordenskjolds soldater har rigtigt mange af landets dygtigste IT kompetencer siddende, til at udmønte udbuddet og implementeringen. However …det er lige så sikkert, som amen i kirken, at der sidder lige så mange kompetencer, uden for de traditionelle leverandører. Folk som har evnen og lysten til at tænke ud af boksen og ændre systemdesign og leveringsmønstre. Det kan ikke nytte noget, at vi diskvalificerer disse kompetencer, allerede inden udbuddet er skrevet færdigt.

Skab det økonomiske incitament

Det er muligt at lave et delvist ubrugeligt system uden på nogen måde at være I konflikt med udbudsteksten. Grundet at vi har et ønske om at specificere alt. Kravsspecifikationens checkliste skygger for hvad der egentligt var det forretningsmæssige formål med systemet. Der er stor forskel på at skrive en udbudstekst som "Opgaven er at lave et en slutbruger- og IT administrativ client-server løsning til zone systemet i HT området" eller "Lav et system, som får flere folf til at bruge offentlig transport i HT området" …ok, lidt ekstremt og intentionen kan være den samme med begge udbud, men den første (og mest almindelige tilgang) indikere at den offentlige kunde allerede har fundet løsningen, valgt arkitektur og bare skal have den implementeret. Den anden tekst er open-ended og giver mulighed for at leverandørerne kan udstille kreativitet og innovere. Istedet for at belønne leverandøren for en komplet udbudscheckliste, så beløn dem hvis systemet opfylder det egentlige forretningsmål.

Forslag:

• Flyt alt fokus fra udbudsmaterialets kravscheckliste over til vedligeholdelse og iterationer på den endelige løsning - lav udbuddet "open ended"
• Fjern minimumsomsætningskrav til leverandøren. Den bliver alligevel kun brugt til at diskvalificere "the long tail" af IT branchen. Gør plads til alle!
• Fjern det diskvalificerende fokus fra eksisterende kundereferencer! De fleste offentlige udbud er one-of-a-kind infrastruktur projekter. Der findes ikke referencer!
• Beløn for levering på forretningsmodel. Ex. Lav en flatrate bonus til leverandøren på det første års support - jo, mindre support i første driftsår - jo, større bonus.

Giv frie hænder til dem som skriver udbudsteksten og de som leverer.
Hvad har vi egentlig at tabe?