Gennem de seneste måneder har jeg talt med overraskende mange virksomheder, som ikke har et struktureret overblik over deres IT-udstyr, det gælder alt, lige fra mobiltelefoner, bærbare, tablets, kopimaskiner, til servere m.m.
Det er ret interessant, da IT-udstyr for mange virksomheder repræsenterer værdier i millionklassen og uden et ordentligt overblik over sine IT-aktiver, er der stor risiko for at virksomhederne bruger unødigt mange penge på nyt udstyr, som de reelt ikke har behov for.
Konsekvensen af manglende overblik over sit IT-udstyr resulterer i:
- Manglende udnyttelse af reklamationsret eller garanti
- Risiko for svind
- Risiko for at medarbejdere får mere og dyrere IT-udstyr end de reelt har behov for
- Funktionsdygtigt udstyr kasseres i stedet for at få penge for det
På stort set alle IT-produkter er der iflg. købeloven en reklamationsret på 2 år (med mindre andet er aftalt og sælger tydeligt har fraskrevet sig reklamationsretten), og på nogle produkter yder producenten yderligere en decideret garanti i en årrække.
Reklamationsretten, eller garantien, benyttes ofte ikke hvis et produkt går i stykker, i stedet køber mange et nyt igen. Det er direkte spild af penge.
Uden overblik er der selvfølgelig også risiko for at IT-udstyret ender andre steder end hos virksomheden, det er en velkendt udfordring, jeg er skeptisk af natur og tror, at det sker i et større omfang end mange virksomheder er klar over.
Rigtig mange medarbejdere vil gerne have det sidst nye indenfor IT, og jeg har mødt flere gamle kollegaer, der følte det var deres ret at få det nyeste (og dyreste) IT-udstyr. Udfordringen er at mange virksomheder køber en masse udstyr, selvom det eksisterende udstyr reelt løser ens arbejdsmæssige behov.
Når virksomheder skal skifte IT udstyr er det yderst sjældent at man får solgt det funktionsdygtige udstyr, og det ender i stedet på lossepladsen. Det er synd for der er masser af muligheder for at sælge brugt udstyr, der er også nogle forhandlere der opkøber brugt IT-udstyr inkl. eventuel datarensning af harddiske m.m.
En lille historie fra min tidligere arbejdsplads
Da den nye iPhone 5s kom på markedet, var det interessant at følge med i hvor mange mobiltelefoner, der pludseligt gik i stykker og skulle skiftes til den nye iPhone 5s. Og da først snebolden rullede, så startede lavinen og næsten alle medarbejdere i administrationen endte med en ny iPhone 5s. De brugte telefoner røg enten i skraldespanden eller endte hjemme hos medarbejdernes teenagebørn.
Vi købte altså en masse nye (dyre) telefoner til ca. 5.500 kr/stk., som vi reelt ikke havde behov for. Samtidig undlod vi at indsamle og sælge de brugte og (formentligt) funktionsdygtige telefoner. Det kostede rigtigt mange penge, som kunne have været sparet, hvis vi havde haft en bedre styring af og overblik over vores udstyr. Forhåbentlig steg medarbejderglæden lidt på den korte bane :)
Jeg har, som du sikkert kan fornemme, en hypotese om at mange virksomheder har et stort spild på IT-udstyr. Jeg mener man nemt kan spare penge ved hjælp af nogle simple metoder til at få mere styr på og overblik over IT-udstyret.
5 simple råd til at få mere styr på dit IT-udstyr
- Centraliser IT-indkøb og ejerskab hos f.eks. IT-afdelingen
- Start med at lave en simpel oversigt over jeres IT-udstyr
- Udpeg én ansvarlig for monitorering og opfølgning på IT-udstyret
- Udnyt garantierne på alt Jeres IT-udstyr
- Sælg funktionsdygtigt udstyr i stedet for at kassere det
De nemmeste penge at spare er at lade være med at købe
Jeg er med på at det koster lidt ressourcer at sikre et overblik over sit udstyr, og det skal selvfølgelig opvejes ift. hvor stor en værdi IT-udstyret repræsenterer. Men jeg er helt sikker på at rigtig mange virksomheder kan hente nogle nemme penge ved blot at følge de 5 simple råd.
De nemmeste penge at spare er helt at lade vær med at købe!
Jeg er nysgerrig efter at høre om Jeres erfaringer på dette område, kom endelig med nogle input!
...men det er dyrt at lave god journalistik. Derfor beder vi dig overveje at tegne abonnement på Version2.
Digitaliseringen buldrer derudaf, og it-folkene tegner fremtidens Danmark. Derfor er det vigtigere end nogensinde med et kvalificeret bud på, hvordan it bedst kan være med til at udvikle det danske samfund og erhvervsliv.
Og der har aldrig været mere akut brug for en kritisk vagthund, der råber op, når der tages forkerte it-beslutninger.
Den rolle har Version2 indtaget siden 2006 - og det bliver vi ved med.
