Kan du ikke skrive en business case for vores ERP udskiftning?
Det spørgsmål har jeg fået rigtig mange gange i mit professionelle liv. Det kunne være en fed forretning for mig, hvis jeg bare hoppede på limpinden. Så kunne jeg tjene en masse penge ved at skrive en business case, som mindst af alt minder om kejserens nye klæder.
Business casen kan sammenlignes med, at man har en hammer, og ønsker at købe en ny hammer. Hvad er business casen for det? Ikke noget! Du vil stadigvæk kunne slå søm i. Antageligvis det samme antal søm i timen. Hvad er der så tilbage? En omkostning. Det bliver derfor ikke en business case, men en cost case.
ERP?
Denne introduktion til ERP (Enterprise Ressource Planning) er måske for den lidt yngre generation. Andre vil måske huske, at ERP begrebet voksede frem i midt 90’erne. Fra dette tidspunkt og en god periode frem blev der implementeret ERP-systemer godt hjulpet af Y2K problematikken. Man var bange for, at de eksisterende og typisk meget gamle proprietærer virksomhedssystemer ikke kunne håndtere skiftet fra 31. dec. 1999 til 1. jan. 2000.
Her blev SAP den ubestridte vinder, hvor konkurrenter som Oracle, PeopleSoft, BAAN m.fl. kunne se måbende til. Microsoft har efterfølgende forsøgt at få en bid af kagen ved bl.a. opkøb og videreudvikling af Navision, som primært var skabt til mindre virksomheder og ikke entrepriseløsninger, som SAP og Oracle leverede.
Dvs. resultatet var, at virksomhederne eller offentlige organisationer – herunder Maersk, Novo, Forsvaret, DSB etc. – fik implementeret et ERP system, som kostede to-, tre- og i enkelte tilfælde firecifrede millionbeløb.
Omkostninger var naturligvis til licenser, til implementeringskonsulenter, hosting af ”dyret” samt den organisation, som efterfølgende skulle understøtte ”dyret”, da det hele tiden skulle videreudvikles.
Rigtig mange glemte i deres beregninger at tage højde for de omkostninger, som ville komme med jævne mellemrum – nemlig omkostninger til de større eller mindre opgraderinger, som leverandøren med jævne mellemrum udsendte. En omkostning som krævede en god business case.
For at kunne sluge den pille blev der opstillet den ene mere romantiserede business case efter den anden – typisk med afsæt i BPR (Business Process Reengeniier). Her forstillede man sig, at man ville definere virksomheden på ny ved at forestille os en bar mark.
Var der eksempler på den gode ERP business case?
Mit postulat er, at der var langt mellem snapsene. Generelt var det godt for konsulenthusene, som havde en god case ved at tilbyde implementeringen sammen med andre ydelser som f.eks. førnævnte BPR øvelse.
Generelt, hvis man ser på business casen for ERP, er der først positive gevinster, når ERP systemet optimerer virksomhedens værdikæde. Dvs. er du en produktionstung virksomhed, så er ERP systemet med til at optimere supply chain’en ved at skabe transparens globalt. Det har, historisk set, været et væsentligt bidrag til business casen. Der er normalt aldrig et positivt bidrag blot ved en udskiftning af hovedbogshåndteringen (finansposteringer), debitorbogholderiet, kreditorbogholderiet, håndtering af aktiver alene.
Hvad har det med HANA at gøre?
SAP er ved at konvertere deres kunder fra den traditionelle ”on premisis” løsning – dvs. løsningen er hostet enten hos kunden selv eller typisk hos deres driftsparter med den gamle databaseteknologi – til en HANA løsning, som ligger i skyen. Som jeg forstår det, kræver denne øvelse en gen-implementering af løsningen. Det er således ikke muligt, at man kører et script og trykker ”Next” et par gange, og så er man ovre på den nye platform. Det er for mange af virksomhederne forbundet med store omkostninger – uden at de får mere ud af det end differencen mellem nuværende driftsomkostninger og omkostningerne til HANA baseret Cloud-løsning. Dvs. SAP-kunder skifter en hammer ud med en ny hammer (som nu bare ligger i en sky). Det åbner en flanke.
Nu er SAP bare nævnt som et eksempel – men det et betyder ikke, at SAP-kunder er alene med denne udfordring. Det sker i selv de bedste familier. Mange leverandører har en tilsvarende åben flanke, og alle andre leverandører forsøger, at kapre nye kunder. Vinduet for udskiftning er nu åbent.
Uanset den valgte leverandør, så vil kunden sandsynligvis tænke – hvis vi alligevel skal starte fra bunden, behøver vi så at forsætte med den leverandør, vi har? Flanken er pivåben! Kan vi finde en leverandør, som – som minimum - kan sænke vores TCO for ERP systemet (TCO = Total Cost of Ownership)? Evt. kombi med andre ydelser som Finance-as-a-service?
Hvad bør kunderne og leverandørerne gøre?
Kunderne har nu en mulighed for at skabe en god business case, som dels reducerer i TCO, og dels – hvis man har ambitioner – kan sikre en forretningsmæssig gevinst ved at tilføje nye funktionaliteter og adfærdsændringer i organisationen, så der kommer forretningsmæssige gevinster.
Det kræver, at man minimum får en tilsvarende løsning – ellers skal den ”forringelse” være en del af det negative bidrag til business casen.
Leverandører har ydermere en unik mulighed for at opstille nogle løsninger, som netop understøtter kundens business case. Dem, som kender kundens business case, vinder markedet. Leverandøren skal være med til at sikre en gevinstrealisering og ikke mindst sikre en løsning, hvor kundens omkostning til opgraderinger bliver væsentligt reduceret, evt. kombineret med ”Finance-as-a-service”. Dvs. en entreprise udgave af f.eks. e-Conomic, Dinero eller tilsvarede. Uden sammenligning til SAP i øvrigt.
Se mulighederne i stedet for at få en dyr ny hammer. Det er i virkeligheden nok svaret på spørgsmålet; HANA - eller not to ha’.
Den årlige undersøgelse af danskernes brug af business case og gevinstrealisering er startet – og alle besvarelser er meget værdifulde. Har du 8-10 min. - så udfyld skemaet HER
...men det er dyrt at lave god journalistik. Derfor beder vi dig overveje at tegne abonnement på Version2.
Digitaliseringen buldrer derudaf, og it-folkene tegner fremtidens Danmark. Derfor er det vigtigere end nogensinde med et kvalificeret bud på, hvordan it bedst kan være med til at udvikle det danske samfund og erhvervsliv.
Og der har aldrig været mere akut brug for en kritisk vagthund, der råber op, når der tages forkerte it-beslutninger.
Den rolle har Version2 indtaget siden 2006 - og det bliver vi ved med.
