Gevinstrealiseringen halter del II – Projekter som skulle aldrig være startet …

Denne blog bliver den anden i en serie om, hvorfor gevinstrealiseringen halter. Denne opfordring kom senest ifm. med min blog om gevinstrealiseringen halter i både den offentlige og private sektor. Noget jeg også fokuserer på, når Danmarks bedste business case skal findes.

Baggrunden for denne serie er mine erfaringer som konsulent samt resultaterne fra min årlige undersøgelse af danskernes business case og gevinstrealisering. Jeres betragtninger vil jeg meget gerne høre noget om. Sammen kan vi blive bedre.

Når et projekt aldrig skulle være startet – konsekvenser af at lukke noget ned præmaturt

I løbet af efteråret er jeg blevet citeret i Finans.dk og ComputerWorld, fordi jeg mener, at det er ledelsen, som bærer ansvaret – og er hovedårsagen til, at mange projekter går galt, og de mulige gevinster ikke bliver realiseret.

Det gælder både i det offentlige og det private. Igen er ingen bedre end den anden.

Jeg har seneste selv set et eksempel på et it-projekt, som nok ikke burde være startet. Lad os lege det var en CRM-implementering.

Leverandøren var klar og supermotiveret, da business casen var klar og viste en klar gevinst for begge parter. Øget salg for kunden, og leverandøren ville få en super case, som kunne styrke deres brand.

Ledelsen ville dette her. Ledelsen lukker leverandøren ind. Sætter dem i det ene hjørne og forventer, så de udretter mirakler. Ledelsen havde bare glemt at tjekke, om medarbejderne var med på den business case, som de havde i deres egne hoveder. Ledelsen havde også glemt denne lille omskrivning af Peter Drucker berømte sætning: ”Kulturen spiser business casen til morgenmad”. Business casen skal jo være snydt ud af næsen af strategien, så den bliver bare snack efter morgenmaden.

Leverandøren kommer tilbage til ledelsen. De har opdaget noget. Det virker nemlig ikke, som sælgerne er klar til CRM. Det virker ikke til, at sælgerne samarbejder, da ”vi jo ikke får provision for at opdatere et CRM-system”. Havde ledelsen ikke forberedt organisationen på denne forandring?

Først beder leverandøren om en styregruppe. Dette bliver ikke imødeset, men der kan holdes statusmøder med adm. dir. Leverandøren beder adm. dir. om nogle specifikke ting med det formål at få succes med implementeringen. Der bliver sagt ja, men efterfølgende bliver de specifikke ønsker ikke implementeret i bund. Det er jo ikke nok blot at sende en e-mail ud.

Jeg har tidligere været inde på, at selv den bedste enabler med de fede nye funktioner ikke kommer til at give gevinster, hvis adfærdsændringen ikke kommer. Kun korrekt brug af enabler er en forudsætning for at gevinsterne kommer hjem.

Det ender med, at leverandøren bliver nødt til at trække håndbremsen også sige, at enten må virksomheden redefinere projektet eller samarbejdet ophøre. Den nuværende situation er uholdbar.

Virksomheden opsiger aftalen med leverandøren med ordene ”Vi var alligevel ikke klar”.

Nej, ledelsen var ikke klar til at tage det ansvar på sig, og havde ikke evnerne til at sikre, at de forandringer, som er nødvendig for at få gevinsterne, de faktisk blev implementeret. Men konsekvenserne kan være så omfattende, at de er ødelæggende og invaliderende for alle parter.

Konsekvenserne er store og typiske personlige

Når man så stopper projektet, så kommer konsekvenserne. Her tænker jeg specielt de menneskelige konsekvenser. Især for dem, som har valgt noget andet fra.

Prøv at forestille dig, at leverandøren havde sagt nej til andre opgaver, da de havde i første omgang sagt ja til denne opgave pga. at kunden havde overbevist dem om, at de skulle tage deres opgave.

Prøv at forestille jer, at leverandøren havde brændt broer, da det måske er umuligt, at to kunder inden for samme segment. Kan leverandøren komme tilbage til dem, som man har sagt nej til? Er vinduet lukket?

Prøv at forestille jer, at leverandøren har bedt folk om at flytte for at gennemføre dette projekt. Familier var blevet rykket op med rod, da nu skulle dette projekt gennemføres og krævede en 4-årig periode.

Prøv at forestille jer … I har med garanti tusindvis af eksempler på konsekvenser. Hit me!

Ledelser, som tager beslutninger, skal også tage beslutningen på baggrund af de konsekvenser, som det må give. Hvis man tager en dårlig beslutning, så må man naturligvis forlade stillingen.

Ja, det er helt naturligt at bringe mink-skandalen ind her også. Der er taget helt tydelig dårlige beslutninger. De ansvarlige bør gå. Er beslutningen taget af en topleder, så må denne gå. Ansvaret er klart defineret.

Der er altid to siger af samme sag …

Det gode gamle udtryk: ”Der er altid to sider af samme sag …” … gælder naturligvis også her.

Men lige her der er jeg rimelig partisk. Pilen peger alene på ledelsen. Det er dem alene, som kan forberede en leverandørs (eller en medarbejders) arbejde i en virksomhed. Det hedder ”onboarding”. Det står på side 1 i HR-håndbogen for begyndere. Her skal leverandøren også onboardes. Der gælder de samme regler.

Det er også ledelsens ansvar at lytte til dem, som arbejder for en, og når der bliver sagt ”Det her fungerer ikke. Hvis det skal komme til at fungere, så har vi brug for æg – for ellers kan I ikke få en omelet. Vi aftalte, at det var jeres opgave at skaffe æg, så klarede vi resten.” så handler man på det. De manglende æg kan leverandøren aldrig klandres for.

Hvorfor er det vigtigt nu?

Jeg tror på, at vi er ikke langt fra denne pandemis afslutning. Vaccinen er på vej ud til os. Vi skal lige ride de næste par måneder over, så er foråret der. Vi er på den anden side.

Det betyder bare, at der nu sætte tryk på kedlerne hos rigtig mange virksomheder. Handler vi først, når pandemien er ovre, så er det for alvor sent. Så det er nu der skal handles, hvis det ikke allerede er for sent allerede.

Det betyder bare også, at der bliver nu sat projekter i gang i vildskab. Det skal der gøres, men gør det nu klogt, så der ikke startes projekter, som ikke skulle være startet.

Med det håb om et godt 2021 med masse af succesfulde projekter. Og så vil jeg ønske jer alle en glædelig jul samt et godt og gevinstrealiserende nytår.