Fra Successiv Kalkulation over Successiv Princippet til statens business case model
Alle os, som har estimeret projekter, programmer, initiativer eller gevinster for den sags skyld, har på et tidspunkt i vores uddannelse indenfor denne ældre kunst stødt på 3-punktsestimering. Denne teknik er kernen i Successiv Kalkulation. Kort fortalt giver man hvert element i ens plan tre mulige udfald (eller estimater) – ”best case”, ”worst case” og ”most likely”.
Uanset hvad man gør, så er estimering bare en svær disciplin, som nogle gange kan sammenlignes med hvid magi: Det er bare umuligt – tænker mange fejlagtigt.
En forudsætning for denne metode er, at man kender sin opgave – og denne kunne nedbrydes i elementer, som kunne estimeres. Dvs. vi havde kontrol over opgaven. Det er bare sjældent, at verdenen ser sådan ud. Verden omkring os forandrer sig hele tiden. Vi bliver klogere på, hvad opgaven går ud på undervejs i forløbet, hvormed vi kan forbedre løsningen og arbejdsmetoderne.
Derudover har vi de følgevirkninger af f.eks. beslutninger taget tidligt i et projektforløb – ofte på et tyndt grundlag, som senere forsinker processen og undervurder omkostningerne.
Det kan være et andet projekt/program/initiativ/drift der bliver prioriteret over ens eget projekt, som giver en række følgeomkostning/forsinkelser. Et blandt mange gode eksempler er IC4 togene. De holdt så længe stille (pga. grunde som I nok alle kendte til … <Link til https://ing.dk/fokus/ic4>), at togene trykkede deres aksler flade (toge er ikke designet til at holde stille). Det var med garanti ikke noget, som var kommet ind i det første estimat.
Næste version af denne estimeringsmetode – Successiv Princippet
Steen Lichtenberg, som ”gav os” Succes Kalkulation tilbage i ’70’erne, fandt ud af på et tidspunkt, at denne metode godt kunne forberedes. Det ledte hen til det, som i dag hedder ”Successiv Princippet”. Den nye udgave inkluderede fokus på usikkerhederne i omgivelserne og sammensætningen af analysegruppen – hvilket fik stor betydning for metodens træfsikkerhed.
Indenfor de seneste år er der arbejdet med at inkludere en estimering af ”unknown unknowns” – nemlig en forudsigelse af, hvad der også kan ramme os på vejen, og som vi ikke er bevidste om.
Jeg har selv haft store diskussioner med projektlejere, som mente, at jeg både gik med livrem og seler, når jeg estimerede en risikoreserve til alt det, vi ikke havde mødt endnu.
Jeg tænkte, at jeg estimerer for at give mit professionelle bud på de samlede omkostninger.
- Dels fordi projektejer (og dennes fortsatte) står med regningen til sidst. Den skal kunne betales – og der er desværre set alt for mange eksempler på, at sådanne underestimerede projekter har taget livet af deres organisation inden de var færdige.
- Dels skal business casen stadigvæk være sund – og indtægter skal matche med de forventede omkostninger, og dermed kunne tjene sig selv hjem.
Det er mit postulat, at rigtig mange initiativer aldrig var blevet sat i søen, hvis ledelsen kendte den faktisk omkostning ved initiativet. Omvendt er jeg blevet mødt med ordene ”det er en strategisk beslutning” og masser af god innovation har fået lov til at se dagens lys måske uden, at de reelle omkostninger er blevet gjort op.
Hvad har det så med statens business case model at gøre?
I rigtig mange år(tier) har vi kendt til statens projektmodel, som Statens business case model er en del af.
Denne model har undergået mange revisioner (senest maj 2022), uanset antallet af revisioner så er formålet stort set været det samme: Vi vil gerne have styr på de store projekter fra central hånd. Med statens projektmodel har man skabt et regime (som de på et tidspunkt har kaldt det) for at styre disse projekter.
Jeg har selv i et par omgange skrevet om dette. Bl.a. i disse blogs:
- https://www.version2.dk/holdning/vi-fik-en-ny-version-af-statens-business-case-model-i-julegave-faar-vi-brug-byttemaerket
- https://www.version2.dk/holdning/statens-brug-af-business-case
Fokus i denne blog er ikke mine tidligere input til denne model – eller om den virker efter hensigten etc. – men at have fokus på modellens brug af Successiv Princippet eller dele af det.
Der er ingen tvivl om, at det fornuftige i at have inkluderet trepunkts estimering i en business case model. Både når det gælder udgifter og de gevinster, som skal estimeres.
Vi alle har kommet til at sige til en CFO på et tidspunkt, at gevinsterne var et givet tal (20 mio. kr. årligt). CFO’er er som elefanter – de husker ret godt. Derfor er det godt at sige, at vi rammer sandsynligvis inden for et interval – da det er et spørgsmål om statistiske fænomener i ens projekter.
Det kræver dog, at business case modellen bliver opdateret, så den inkluderer:
- Fokus på usikkerhederne i omgivelserne, ved at analysegruppen brainstormer nøgleord
- Sorterer af nøgleordene i 6-10 grupper og estimerer effekten af disse
- Fokus på sammensætning af analysegruppen
- Så der kommer tilstrækkelig mange forskellige synsvinkler med
- Så vi får de kreative/nytænkende, de risk detaljeorienterede og fagfolkene med
- I mange tilfælde ses kun fagfolk estimere (postulat)
- Fokus på at snakke om, det vi ikke ved - Unknown Unknowns (Professor Ole Jonny Klakegg, NTNU)
På toppen af denne estimeringsmetode indeholder modellen også en traditionel risikovurdering, hvor der bliver estimeret en risikoreserve for de hændelser, som enten ikke indtræffer eller indtræffer. Dette gøres med traditionelle risikomodeller for at beregne en riskreserve for denne type hændelser.
Alt dette og meget mere vil jeg komme ind på, når jeg som gæstetaler på SP2022 skal fortælle om brugen (eller mangle på samme) af det Successive Princippet i Statens business case model. Det sker sammen med en række andre talere (fire forskere og tolv brugere af metoden), som har deres vinkler på dette princip.
Konferencen er over 2 dage og værten er IDA i Kbh.
Dag 1: Fortrinsvist offentlige byggeprojekter og forskning
Dag 2: Tidsplaner og IT-projekter og forskning
Man kan købe en 1 eller 2 dagsbillet, deltage fysisk eller via livestreaming.
Læs mere her …
https://ida.dk/arrangementer-og-kurser/konferencer/sp2022-succesfulde-projekter
https://www.linkedin.com/company/sp2022-konferencen
Ses vi?
...men det er dyrt at lave god journalistik. Derfor beder vi dig overveje at tegne abonnement på Version2.
Digitaliseringen buldrer derudaf, og it-folkene tegner fremtidens Danmark. Derfor er det vigtigere end nogensinde med et kvalificeret bud på, hvordan it bedst kan være med til at udvikle det danske samfund og erhvervsliv.
Og der har aldrig været mere akut brug for en kritisk vagthund, der råber op, når der tages forkerte it-beslutninger.
Den rolle har Version2 indtaget siden 2006 - og det bliver vi ved med.
