Dissektion af en business case: Region Syddanmarks uambitiøse og ikke eksisterende business case
Jeg kører et tema om at dissekere business cases her på Version2. Udfordringen ved dissektion af en business case i netop denne her blog er – at der ikke findes nogen! Ingen business case, intet at skære i.
Baggrunden for denne blog er, at jeg er citeret i Version2s artikel omhandlende Regions Syddanmarks business case for deres nye Elektroniske Patient Journal (EPJ). Version2 har søgt aktindsigt i business casen (som er ikke-eksisterende), der skulle danne baggrund for en investering på forventeligt en kvart milliard kr. – 250.000.000 kr.!
Herudover kommer de interne omkostninger til medarbejdere, eksterne konsulenter, produktionsnedgang m.m.
Alene produktionsnedgangen er markant, hvis man ikke får en løsning til at fungere relativt hurtigt efter implementeringen. I Region Syddanmark er der 21.000 ansatte indenfor sundhedsområdet. Lad os antage, at halvdelen bliver berørt af det nye system, og de mister 20 procent af deres effektivt i en periode.
Det er lig et produktionstab på godt og vel 16.800 timer - om dagen, i alt 10 årsværk! Prøv at gange det med hvad et årsværk koster (en halv mio. kan nok ikke gøre det) og forestil jer omkostningerne ved fejlbehandlinger, som følge af at systemet ikke fungerer.
»Nå ja, man kan jo bare trække på erfaringerne fra Djævleøen, som de gode borgere i Jylland vil kalde os herovre på Sjælland. Det er rigtig mange penge!«
Eller vil Djævleøen lære af jer? Her har Region Sjælland set måbende til, at Region Sjælland gør det for langt mindre.
Hvem har de største budgetter i Danmark?
Det er tal i en størrelsesorden, som kun de færreste danske virksomheder, bruger på IT. De store C25 virksomheder har – fair nok – investeringer i den størrelsesorden, men det er de færreste ”almindelige” virksomheder, som kommer i nærheden af det.
De offentlige organisationer er i den grad kæmpe-virksomheder i forhold til den gennemsnitlige danske virksomhed. Jf. Danmarks statistik er der kun ca. 100 koncerner, som har over 1.000 ansatte, og vi har til sammenligning 98 kommuner med milliard budgetter.
I mange kommuner er det kommunen selv, der er den langt største virksomhed – og der er langt ned til nummer 2. Meget langt. Så har vi slet ikke nævnt regionerne eller de statslige virksomheder.
Præcis derfor har den offentlige sektor en pligt til at forvalte investeringer korrekt. Det er en af de mest grundlæggende ting i forbindelse med at skrive en business case, da den også danner grundlaget for den efterfølgende gevinstrealisering.
Derfor undrer det mig, at Region Syddanmark fra starten, og specielt inden udbudsforretningen blev sat i gang, ikke fik udarbejdet en business case i en første version. En business case, som udstikker retningslinjer for, hvad man vil have, og hvordan en investeringen evt. skal finansieres. Dvs. man har bare valgt et system uden at kende til hverken formål, retning eller vision.
Dette er yderst uprofessionelt og mangel på god forvaltning af borgernes penge. #viforvalterandrespenge
Fair nok, at en business case i en første version indeholder usikkerheder – men det er netop derfor, at business casen skal genbesøges, når man undervejs bliver klogere og tal bliver mere præcise. Men det kan aldrig blive en undskyldning for ikke at udarbejde en første version, inden man starter et projekt. Og slet ikke for et projekt i den størrelsesorden.
Vi har ikke lært af historien. Den gentager sig - også inden for sundhedssektoren. Gentagelse på gentagelse på gentagelse. Hvornår stopper dette vanvid? I min første blog på Version2 forudså jeg, at der i 2018 ikke ville ske forbedringer – som i INGEN.
Dette års business case undersøgelse, som jeg lige har sat i gang (du kan bidrage her), forventer jeg desværre kun et nedslående resultat. Jeg håber, at du vil bidrage og hjælpe med det store billede og se, om der findes en flig af udvikling her.
Slår det mig ud?
Næ! Det giver mig bare endnu mere benzin til at sikre, at vi alle kommer til at forvalte andres penge bedre. Så derfor et par (gratis) råd til Region Syd (udover at få startet gevinststyringen, etableret den første business case og få formuleret en realiserbar gevinstrealisering) i det håb, at der sker en positiv udvikling:
1) Få en vision med jeres projekt (og det er ikke for sent). Jeres valg af løsning begrænser visionen, men det er godt alligevel, da implementeringen bliver fokuseret, og alt andet lige bliver omkostningerne mere forudsigelige. Knopskydninger i scope undgås – og dermed holdes også omkostningerne i kontrol.
2) Få inddraget jeres brugergrupper. Uden at nævne navne, så er der eksempler på kollegaer i andre regioner, som har total negligeret dette. Det slås de så med nu.
3) Få fokus på de områder, hvor man forventer, at der kan ske en optimering af ”forretningen”. Det sker ved at finde ud af, hvor systemet kan skabe en væsentlig forbedring af arbejdsgange, optimering af ressourcer etc. Dette kommer ikke uden, at brugernes adfærd også ændres. Det peger tilbage på pkt. 2.
4) Få fokus på de områder, hvor det nye system skaber en forringelse. Uanset hvor godt et system man får, så går man fra et system, man har optimeret på i årevis til et system, som mangler denne fintuning. Gevinsterne kommer ikke uden, at brugernes adfærd også ændres. Det peger igen tilbage på pkt. 2.
5) Lad dette blive styret af en stabsfunktion til ledelsen. Lad det aldrig blive en del af projektet. For når projektet er stoppet, hvad sker der så? Alle de gode erfaringer med gevinststyringen forsvinder. Det peger også tilbage på pkt. 2 – for gevinststyringen skal bo hos brugergrupperne (gevinstejerne).
Kære Region Syddanmark, I er også meget velkommen til min ”Fri Fredags Feedback”, som man kan tilmelde sig på dette link . En væsentlig forudsætning er, at I bruger min skabelon, som kan downloades her.
Husk – first fix is free …
Gad vide om Regions Syddanmark ringer … :-)
...men det er dyrt at lave god journalistik. Derfor beder vi dig overveje at tegne abonnement på Version2.
Digitaliseringen buldrer derudaf, og it-folkene tegner fremtidens Danmark. Derfor er det vigtigere end nogensinde med et kvalificeret bud på, hvordan it bedst kan være med til at udvikle det danske samfund og erhvervsliv.
Og der har aldrig været mere akut brug for en kritisk vagthund, der råber op, når der tages forkerte it-beslutninger.
Den rolle har Version2 indtaget siden 2006 - og det bliver vi ved med.
