Dissektion af en business case: Digital Post, NemLog-in og NemIDs hemmelighed – Part II

Her er forsættelsen af min første blog i serien ”Dissektion af en business case”, som handler om business casen for en ny version af Digital Post, NemLog-in og NemID. Humlen er at Finansministeriet har kommunikeret en besparelse ud på 200-400 millioner kr. årligt for virksomhederne, men det er lidt en hemmelighed hvordan. Det melder historien ikke noget om.

Jeg vil opfordre dig til at læse den første blog inden du går videre med denne. Jeg slutter af med at skrive, at det er ment som en konstruktiv kritik af Finansministeriet.

Thomas Winkel, pressemand hos Finansministeriet, vendte faktisk positivt tilbage (og tak for det), og henviste til Digitaliseringsstyrelsen, da de havde udarbejdet denne business case. Man skal ikke række fanden en lillefinger – og ved hjælp af en Stine (og Digitaliseringsstyrelsens pressemedarbejder) kom jeg i kontakt med en anden Stine – nemlig kontorchef for ovennævnte initiativ, Stine Hegelund Bertelsen. Hende og jeg havde så en god faglig snak, hvor jeg blev meget klogere på deres arbejde med initiativet. Det kom der følgende ud af:

Hvad gør Digitaliseringsstyrelsen?

Det følgende kommer til at lyde som rent rygklapperi, men de har gjort rigtig meget godt. Jeg vil nævne primært 3 ting:

1)

For det første har Digitaliseringsstyrelsen en ambition, som er en del af en større ambition - byrderne hos virksomhederne skal lettes. Man kan diskutere om det også burde være en ambition at lette byrderne hos borgerne, men lad det ligge i første omgang. Som virksomhedsleder og -ejer er jeg svært tilfreds med, at man har ambitionen om at lette vores byrder.

Det kan lyde banalt at have en ambition om at lette byrderne, men det er faktisk sjældent, at man starter her med gevinsterne. Mange business cases starter med, at man siger til en konsulent som mig; ”Vi har købt det her software (indsæt selv navn), og nu skal du skrive en god business case.” Så er arbejdet startet på brækkede ben. Men Digitaliseringsstyrelsen er startet rigtigt – med hvilke gevinster de vil høste.

2)

Digitaliseringsstyrelsen har også gennemført en analyse (rimelig opfattende), hvor de har brugerrejsen under lup. Først en AS-IS analyse (hvordan er det i dag?) og dernæst en TO-BE analyse (hvordan forventer vi løsningen skal se ud?). Dvs. løsningen har fokus på den konkrete forbedring. Dette arbejde har ledt frem til, at virksomheden fx kan opsætte sin virksomhed digitalt ét sted frem for tre, kun skal logge ind ét sted, og tilslutte sig, udpege administratorer og indgå aftale på én side modsat tre forskellige sider i dag. Gode funktionalitetsændringer baseret på slutbrugers input. Lige til brug for business casen.

Igen er det ikke givet, at dem som skriver business casen tager udgangspunkt i AS-IS og sammenholder dette med en TO-BE, selvom de burde. I alt for mange tilfælde har jeg set, at der blot står i business casen, at man forventer at reducere f.eks. antallet af servicekald med 50%. Super, men hvor mange er der i dag? Og så er der stille – helt stille. Man har glemt at foretage en baseline måling – dermed er AS-IS mere eller mindre ukendt. Igen kipper vi med flaget for Digitaliseringsstyrelsen.

3)

Stine bad mig understrege, at vi skal huske på at leverandøren ikke er valgt – og dermed var beregninger kun foreløbige. Business casen ville naturligvis blive genberegnet, når leverandøren var valgt og løsningen var endelig defineret. Men selvfølgelig! Det er det, at jeg kalder modning af business casen. Efterhånden som man kommer længere og længere med initiativet, så bliver man klogere og klogere. Det kan være, man finder flere gode gevinster, som man ikke havde tænkt på tidligere – men frem for alt skal man være meget opmærksom på de ”negative gevinster”, som kan betyde at business casen blive udhulet. Uanset hvad så forandres forudsætningerne for business casen, som gør, at den skal genberegnes. Udfordringen kommer bare, når business casen går fra det gode, man kendte i starten, til en mega dårlig investering. Her får rigtige mange gummiben og tør ikke trække stikket, hvor de faktisk burde. Lad nu være med at smide flere gode penge efter dårlige.

Så det var rent rygklapperi – og det må man godt, hvis man er enig. Men kunne vi være uenige om noget?

AMVAB – uha da …

Som jeg var inde på i den først blog, håber jeg ikke at dette var baseret på procesbesparelser, hvor et minuttal var ganget med antallet af virksomheder og ganget med timesats. Men desværre jo! – Det var det. Men som Stine sagde til mig (måske ikke helt de samme ord, men meningen er der) ”Det er ikke mig, som har lavet reglerne, vi skal bare følge dem!”. Hvilket regler? AMVAB. Ahh.

Hent Profilanalysen og årets ranglister

Profilanalysen 2023

AMVAB står for Aktivitetsbaseret Måling af Virksomhedernes Administrative Byrder. Det er et regelsæt udarbejdet af Erhvervsstyrelsen, og er den danske version af den internationalt anerkendte SCM-metode (Standard Cost Model). AMVAB bruges til at identificere byrdefulde krav i lovgivningen. På den måde kan myndighederne få hjælp til, hvor de skal sætte ind for at lette de administrative byrder for virksomhederne.

På samme måde som jeg var inde på med AS-IS og TO-BE målingen, så er det kun godt, at der sker en vurdering. Det er mere måden, at det sker på. Her har jeg før kaldt det lidt fantasiforladt, når der er meget fokus på procesforbedringer, og det pinedød skal regnes ud i kr. Det er penge erhvervslivet aldrig ser, for det får aldrig en regnskabsmæssig effekt. Og det er nu det eneste, som tæller, hvis man skal regne en ROI ud (og se på Cashflowet i virksomheden).

Brug dog hellere andre enheder som points, tulipaner, minutter, (1)strokes eller noget helt andet – bare det ikke er en møntfod. Hvis der endelig skal være et pengebeløb, skal det være ”out-of-pocket” udgifter, hvor virksomheden rent faktisk sparer penge, og dermed opnår en regnskabsmæssig effekt. Hvis der sker denne opdeling i tulipaner (bare for at tage det eksempel) og reelle kr., så er det min overbevisning, at de offentlige initiativers business case vil kunne tages meget mere seriøs hos erhvervslivet. Et forsøg på at lette erhvervslivets byrder burde være en god historie – syndt, at det drukner i fodfejl.

Selve AMVAB metoden er guf for sådan en som mig, så der kommer nok meget snart en blog med titlen ”Dissektion af en business case model – AMVAB …”. I kan selv downloade manualen – husk at tank en kop kaffe inden læsning, da den er på 50 tætskrevne sider.

Tilbage til Digitaliseringsstyrelsen. De har gjort det godt i denne case, men jeg kunne savne, at man prøvede at komme lidt rundt og fandt gevinster, som ikke var procesforbedringer. Specielt hvis man kunne finde gevinster, som var ”out-of-pocket”. I den første blog om dette initiativ kommer jeg ind på to muligheder, men der kunne meget vel være meget mere at komme efter.

Endnu en gang tak til Stine for en god snak. Jeg ser frem til fortsat gode snakke.