Dissektion af en business case: Digital Post, NemLog-in og NemIDs hemmelighed – og de muligheder jeg ser
Det er en af mine ambitioner med denne blog at komme med konkrete eksempler på business cases; fremhæve de gode og gøre de knap så gode til bedre business cases. Arbejdstitlen var ”split din business case ad”, som også et udtryk jeg har brugt ”hjemme på værkstedet”. Inspireret af mit kælenavn (Dr. Ernst) hos en kunde for mange år siden, har jeg valgt her at kalde blogrækken ”Dissektion af en business case”.
Den første patient er business casen for Digital Post, NemLog-in og NemID, som Finansministeriet har introduceret i en pressemeddelelse for et par dage siden (den 14. feb. 2018.).
Ny digital infrastruktur skal gøre det lettere og billigere at drive virksomhed
Som Finansministeriet skriver "Der er administrative lettelser på vej til erhvervslivet med de næste generationer af den digitale infrastruktur. Samlet set forventes de nye it-løsninger af Digital Post, NemLog-in og NemID at spare virksomhederne for op mod 200-400 mio. kr. årligt.” og fortsætter ”Fremover skal det bl.a. være muligt for virksomheder at tilslutte sig de digitale løsninger på én gang og administrere deres brugere ét sted. På samme måde skal det også være mere enkelt at få hjælp, og derfor bliver der lavet et samlet supporttilbud for alle tre løsninger. Endelig skal de nye løsninger gøre det nemmere at sende digital post videre i virksomhedernes egne mailsystemer.”
Ud over dette og ”foreløbige beregninger”, så står der ikke så meget mere.
Herfra bliver det gætværk – og dit gæt er lige så godt som mit.
Jeg skal skynde mig og sige, at jeg bifalder dette initiativ. Jeg er selv virksomhedsejer og -leder, så hvad der hjælper, er kun godt. Jeg kan bestemt relatere til den byrde, som ligger administrativt på os. Dette vil jeg gerne slå på tromme for.
For at forstå hvor besparelserne skal komme fra, så rettede jeg henvendelse til ministeriets pressekontakt, men har ikke hørt fra Thomas Winkel (endnu). Herfra bliver det alene mine betragtninger baseret på ovenstående sparsomme oplysninger.
Jeg håber ikke, at det er procesbesparelser i virksomhederne, som ligger til grund:
Jeg håber inderligt ikke, at ministeriet har regnet et eller andet fiktivt minuttal ud, hvor man forventer, at hver enkelt virksomhed vil kunne spare 5-10 minutter om måneden. For derefter at gange dette tal med en gennemsnitlig timeløn. For det kan ikke være mere fantasiløst og mere forkert.
Det svarer fuldstændig til det eksempel, jeg havde i min blog om grønthøsteren. Hvis det var en business case til min eksamen på ITU, var de dumpet.
Dvs. hvis virksomheden skal kunne realisere dette og få en regnskabsmæssig effekt, så skal de kunne reducere deres lønomkostninger med en et beløb svarende til minutantal gange det fiktive timeløn (5 minutter gange 400 kr. i timen = 33,33 kr.). Det kommer jo aldrig til at ske. Virksomhederne får aldrig den besparelse.
Alle ved, at hvis man skal have en regnskabsmæssig effekt af procesforbedringer, så er fyring en vej frem. Men man kan kun fyre en hel person af gangen, ikke en halv, eller (som jeg har set i nogle business cases) 0,26 FTE.
Hvornår stopper dette vanvid?
Drop alt med at procesbesparelse kan lede til store økonomiske besparelser. Jeg ved godt, at det er nemt at kommunikere, men det er ikke måden at gøre det på.
Hvad bør man så gøre?
Nu skal det konstruktive komme. Hvordan griber man det an? Her er et par eksempler:
1) Start med brugerrejsen. Hvordan er det i dag? (Også kaldet AS-IS) Hvordan kan det være i morgen? (TO-BE). Jeg har en tyrkertro på, at nogle features/funktions, som tænkes forbedret, vil kunne lede til konkrete forbedringer af nuværende uhensigtsmæssigheder. Bl.a. tror jeg på, at mange virksomheder vil kunne opleve en reduktion af ikke-overholdte frister, da det ikke er nemt at få overblik over alle tidsfrister. Dermed kan vi få en reduktion af frustration og en reduktion af udgifter til gebyrer (som er reelle besparelser) eller andre deraf følgende fatale konsekvenser (som i den grad er en gevinst både den enkelte virksomhed, ansvarlige og samfundet).
2) Undersøg om den nye løsning for Digital Post, NemLog-in og NemID vil have positiv betydning for virksomhedernes etablering og vedligeholdelse af integrationer til disse løsninger. Det er min overbevisning, at der er en omkostning skjult her, som vil kunne forbedres i en størrelsesorden, der er langt højre end de angivet 200-400 mio. kr. Bare tjek kommentarsporet i artikel "Nyt NemLog-in til kvart milliard: Stram tidsplan og kompleks proces". En potentiel gevinst som både kan være til gavn for erhvervslivet, men i særdeleshed også den offentlige sektor, da de i høj grad skal integrere disse produkter i deres løsninger.
3) Byg business casen op med gevinstoverblikket – og bliv ved med at fokusere på at finde gevinster og minimere de negative gevinster. Dvs. der skal sættes tid og ressourcer af til at have fokus på løsningens design, så den er så bæredygtig for alle parter – både det offentlige og det private. Det er, hvad man kan kalde sustainable development med en forventelig forbedring til gavn for mange. Og der er helt sikkert mere, hvor det kommer fra.
Jeg håber, at Finansministeriet ser ovenstående som et konstruktivt indspark. Det er ment sådan.
...men det er dyrt at lave god journalistik. Derfor beder vi dig overveje at tegne abonnement på Version2.
Digitaliseringen buldrer derudaf, og it-folkene tegner fremtidens Danmark. Derfor er det vigtigere end nogensinde med et kvalificeret bud på, hvordan it bedst kan være med til at udvikle det danske samfund og erhvervsliv.
Og der har aldrig været mere akut brug for en kritisk vagthund, der råber op, når der tages forkerte it-beslutninger.
Den rolle har Version2 indtaget siden 2006 - og det bliver vi ved med.