Overbetaling for unødige licenser kan sluge en tredjedel af software-budgettet

Det er en kompleks øvelse at trimme softwarelicenserne ned til det absolut nødvendige - men der er mange penge at spare, påpeger analysehuset Gartner.

Ubrugte licenser og licenser til funktioner, som ingen ved hvad skal bruges til, suger penge ud af softwarebudgetterne.

Ifølge en undersøgelse foretaget af analysehuset Gartner kan virksomheder spare tæt på en tredjedel af softwarebudgettet ved at trimme det ubrugte og ubrugelige væk og kun smide licenskroner efter den software, der er behov for.

Læs også: Aarhus Kommune finkæmmer licensaftaler: Indhenter millioner på ubrugte eller ubrugelige licenser

Analysehuset har snakket med 800 virksomheder mellem maj 2015 og marts 2016, der har optimeret licensstyring med automatiserede Software Asset Management-værktøjer (SAM). I snit kunne organisationerne skære softwareudgifterne med 30 procent efter et år.

Gartner-analytiker Hank Marquis medgiver, at det er en kompleks øvelse at trimme licensudgifter, men den potentielle besparelse er for stor til, at den kan ignoreres.

»Variationen i licensrettigheder gør det svært for it-ledere at få øje på besparelser, især i miljøer med mange softwareproducenter og -produkter. Men det er værd at forfølge, fordi reduktion i omkostningerne bidrager direkte til bundlinjen som bruttoprofit,« siger han i en meddelelse.

Advokat: Mange omkostninger til noget, der burde være nemt

Selvom 30 procent af softwareudgifterne er en betydelig del, lyder analysen ikke skæv for Lau Normann Jørgensen, der er it-advokat og partner i advokatvirksomheden Kromann Reumert.

»Det lyder slet ikke urealistisk højt. Det er et ganske betydeligt problem, og det er meget af vores tid, vi bruger på licenseringssager af den ene eller anden karakter,« siger han til Version2.

Læs også: Microsoft Danmark om drønbillige Windows 10 Pro-licenser på Amazon: »Det virker en lille smule underligt«

Licensmodellerne er ifølge advokaten ofte så ulogiske og uklare, at virksomhederne må kaste mange ressourcer ind i arbejdet med at holde styr på licensaftalerne.

»De fleste større virksomheder i dag har en licens-manager og et SAM-værktøj. Det er omkostninger til noget, som burde være relativt nemt at administrere. Dertil kommer alle omkostningerne ved en audit og ved at få løst eventuelle krav efterfølgende,« fortsætter han.

Få styr på konfigurationerne

Der er ifølge Gartner flere grunde til, at virksomheder ender med at betale unødvendigt mange penge for software.

For eksempel har meget software forskellige licenspriser afhængig af, hvilken konfiguration softwaren har. Og oftest er standardindstillingerne også de dyreste.

I andre tilfælde har brugere en mere omfattende licens af et stykke software, end der egentlig er brug for.

Der kan også være tale om software, der ikke bruges fuldt ud eller har et mere passende og økonomisk alternativ. For eksempel kan en bruger have et program som Photoshop, men egentlig kun have behov for at se filerne.

Læs også: Microsoft muger ud i komplekse licensmodeller

Endelig påpeger Gartner, at man som virksomhederne i undersøgelsen bør anvende et SAM-værktøj.

Flere SAM-værktøjer er i stand til at indsamle brugerdata og dermed parre brugeren med den korrekte licens. På den måde betaler værktøjet typisk sig selv ind og sparer samtidig den tid, man ellers skulle bruge på at holde styr på licenser manuelt, skriver analysehuset.

SAM-system er ikke en tryllestav

Et SAM-system er dog ikke noget, man bare kan installere og så se licensforvirringen fordufte, fortæller Sarmad Reda, der er senior product manager hos konsulentvirksomheden Ciber.

»SAM-værktøjer er et must.Men desværre kan et SAM-værktøj ikke løse alle udfordringer omkring virksomhedens licenser,« indleder han.

Læs også: Genbrugs-software hitter i Skandinavien

Ofte er licensaftaler uklare, og der kan være meget tvivl om, hvilke funktioner der svarer til hvilken licenstype. Licensudbyderne lader ifølge Sarmad Reda ikke til at være interesseret i, at deres licensaftaler er transparente og administrerbare for deres kunder.

»Det grundlæggende er, at kunderne skal forstå, hvad de har købt. Det manuelle arbejde, hvor man sætter sig ned og danner sig et overblik over licenstyperne - det slipper man ikke uden om,« siger han til Version2.

Flere og flere licens-bøder

Hele formålet med at mestre sine licensaftaler er ikke blot at sænke omkostninger til software. Det handler også om at undgå ekstraregninger, når teknologihusene banker på døren med audits.

»Vi har for nyligt set et eksempel med en dansk virksomhed, der må punge ud med flere millioner, fordi de ikke havde tilstrækkelig licenser til de funktioner, brugerne anvendte,« fortæller Sarmad Reda og tilføjer:

»Audits rammer alle slags virksomheder - både store og små. Og det ender med bøder oftere og oftere, fordi teknologihusene har sat meget mere fokus på det.«

Den udvikling genkender advokat Lau Normann Jørgensen.

Læs også: It-sikkerhedsstandarder hjælper Banedanmark med at spare penge på licenser

»Man skal ikke se mere end fem år tilbage, før audits var undtagelsen, men det har ændret sig,« fastslår han og fortsætter:

»Vi ved, at mange softwareproducenter, hvis storhedstid er forbi, decideret budgetterer med at tjene penge på auditkrav.«

Derfor skal man som virksomhed også være ekstra opmærksom, hvis man for eksempel har en gammel mainframe med et stykke terminal-emuleringssoftware kørende.

»Så bliver du auditeret før eller siden,« siger Lau Normann Jørgensen.

Tips og korrekturforslag til denne historie sendes til tip@version2.dk
Følg forløbet
Kommentarer (8)
Troels Henriksen

FOSS

Det lyder ikke helt ufornuftigt. Det virker ikke som om problemet i første omgang er pengene (omend det i sidste konsekvens naturligvis er pointen), men kompleksiteten i de proprietære licenser. Mon f.eks. Red Hats licenser er lige så komplicerede?

Bent Jensen

Når vi lære af andre lande, og får indført så meget Open Source som muligt, endda brug af tvang som i det offentlige i USA og Ukraine.

Nu risikere nogen af de indkøber i Danmark, som har stået for ansvaret jo fængsel. Så man kan håbe at de nye som er komme til, ser på det med friske øjne.

Jesper Østergaard

Det er ganske "gamle nyheder" der trækker overskriften her, nemlig at det er en god forretning, at få styr på sin software portefølje og herunder ikke mindst anvendelse og aftaler.
På samme måde er det også en gammel nyhed, at software audits er blevet dagens orden. I det mindste for os der arbejder præcis i dette spændingsfelt. Audit er en forretningsmodel der i indtjening overstiger salget af software hos mange store producenter. Det er denne virkelighed der ikke er gået op for mange ligesom det at have styr på porteføljen er en ganske vanskelig disciplin.
Således er værktøjer i mange tilfælde en enorm stor hjælp, specielt når det gælder klient software. (Det er en lidt anderledes historie på serversiden). Men uagtet at du går i byggemarkedet og finder den absolut skarpeste sav, så er der stadig et godt stykke vej indtil du har rejst huset. Og en stor del af denne vej går via viden, erfaring og kendskab til hvor udfordringerne opstår og skal adresseres. Det er således en anden pointe i Gartners udmærkede research:
"By 2018, software asset management (SAM) skills shortage will make 50% of organizations dependent on SAM service providers".
Med andre ord; viden og erfaring er magt og er absolut undervurderet helt generelt. Men det er det første sted at sætte ind. For som man siger: "a fool with a tool is still a fool".

Log ind eller Opret konto for at kommentere
Pressemeddelelser

Welcome to the Cloud Integration Enablement Day (Bring your own laptop)

On this track, we will give you the chance to become a "Cloud First" data integration specialist.
15. nov 2017

Silicom i Søborg har fået stærk vind i sejlene…

Silicom Denmark arbejder med cutting-edge teknologier og er helt fremme hvad angår FPGA teknologien, som har eksisteret i over 20 år.
22. sep 2017

Conference: How AI and Machine Learning can accelerate your business growth

Can Artificial Intelligence (AI) and Machine Learning bring actual value to your business? Will it supercharge growth? How do other businesses leverage AI and Machine Learning?
13. sep 2017