Martin Ernst bloghoved

Vi fik en ny version af statens business case model i julegave. Får vi brug for byttemærket?

Illustration: digst.dk

En af julens særlige gaver var en ny version af Statens business cases model.

Om gaver kan vi enten tænke; nej, det har jeg altid ønsket mig. Andre gange leder vi febrilsk efter et byttemærke.

Jeg har studeret gaven lidt nærmere …

Hvad er nyt i denne skabelon?

Jeg har sakset fra et nyhedsbrev fra Ministeriernes kontor for it-styring:

”Det er nu muligt at anvende business casen i varierende detaljeringsniveau ved at vælge mellem to indstillingsmuligheder. Standard-indstillingen forsimpler bl.a. 0-scenariet, og brugerdefineret-indstillingen introducerer flere funktioner. De erfarne brugere kan fx glæde sig over muligheden for at kunne ændre på sandsynlighedsberegningen for trepunktsestimeringen og vælge kontering efter den statslige kontoplan. Fastholdes standard-indstillingen vil brugeren opleve et betydeligt simplere dokument at arbejde i. Modellen har også fået en grafisk overhaling, hvor det på rapportfanen nu er muligt at se et dashboard med relevante nøgletal for projektet i en række figurer. En forsimpling af forsiden har betydet, at brugeren i højere grad vil lave sine indtastninger på scenariefanerne, hvilket gør det hurtigere og lettere at komme i gang. Nye brugere vil nu have nemmere ved at bruge business-casen, da vi i højere grad har gjort vejledningstekster tilgængelige i selve business casen og tilføjet en FAQ.”

Uden at forklejne det arbejde, som er gjort, er blevet gennemført i denne opgradering, så vi vel godt sige, at det er vel polering af et kendt værktøj. Ingen revolutionerende landevinder, og når det ikke sker, så flytter vi heller ikke så meget.

Men hvad er det nu som er udfordringen?

Hvilke udfordringer henviser jeg til?

Rigsrevisionen fremlagde i deres beretning fra september sidste år, at der er en manglende gevinstrealisering i den offentlige sektor. Kogt ned blev det til to hovedkonklusioner.

Den første var, at business casen har en overvægt af gevinster, som ikke var beskrevet godt nok. Det blev sagt mere pænt i selve beretningen – formuleret som det var svært ved at se en sammenhæng mellem formål og med projektet og de beskrevne gevinster.

Den anden hovedkonklusion var, at gevinstrealiseringen ikke sker efterfølgende.

Dette har jeg tidligere været inde på – f.eks. i denne blog.

Kommer en skabelon til at gøre forskellen, så der sker en bedre gevinstrealisering?

Nope.

Som jeg forstår det og beskrevet tidligere i denne blog, bliver der mulighed for at beskrive scenarierne mere detaljeret.

Jeg forstår godt, at man forsøger at tilføje flere detaljer i sin case. Det er helt på linje med, hvad jeg selv underviser i. Der er behov for at udvide business casen i takt med at der skal regnes mere og mere ud.

Mange gange er jeg blevet spurgt, om jeg ikke lige kan sende et excel-ark, som der blot lige skal fyldes lidt tal ind i. Dette universale xls-ark findes bare ikke. Der er 1.000 forhold, som kommer i spil, når en business case skal udfyldes. Bl.a. er skatteregler, momsregler, samt hvordan driftsændringer vil påvirke regnskabet. Den offentlige sektor har også masser af forhold, som ikke går igen fra ministerie til ministerie og fra styrelse og til styrelse. Der er eksempler på styrelser, hvor de har ydelser, som er gebyrbelagte. Det giver nogle klare regler for, hvordan business casen skal se ud. Noget som i dag ikke er dækket, som jeg forstår det

Derfor mener jeg, at der ikke findes en silverbullet eller ”one size fits all”.

Jeg mener, at vi skal hen imod, at den rapporteringsskabelon, som skal skrives, bør gøres så simpel som muligt. Business casen kan understøttes af dele i xls-arket, hvor selve udregningen af business casen sker, og nærmest er helt blanke sider. Udfordringen er bare, at hvis modtagerne skal have en chance for at kunne sammenligne de indkomne business cases, skal der være en eller anden form for standardisering. Det er skabt et regime i form af et meget avanceret xls ark. Jeg er sikker på, at Total Cost Of Ownership for denne løsning er meget dyr i forhold til et mere simpelt værktøj, som ikke kræver den store eksamen at bruge, og stadigvæk får den god rapportering ud af det.

Uanset set hvad, så er skabelonen bare taknemmelig. Vi skal sidde og sætte tal ind. Og blive ved med at justere tallene indtil det passer med vores ønske om at starte projektet.

Udfordringen, som Rigsrevisionen belyste, bliver således ikke løst med de små justeringer til en skabelon. Denne skabelon, er blot er et artefakt blandet mange, når der skal gevinstrealiseres. Efter min mening skal der sættes ind helt andre steder.
Udfordringen med at gevinstrealiseringen udebliver fra projekterne (også for de private … se link) bliver ikke hjulpet af denne ændring. Business casen er ikke tiltænkt at være opfølgningsdokumentet. Business casen indeholder grundtanken, som vi skal investere ud fra sammen med en økonomisk redegørelse for, hvad vi skal bruge af penge – og hvornår vi skal få investeringen hjem.

Filmen knækker

Opfølgningen skal derimod ske i de allerede eksisterende regnskabssystemer, som bruges til ledelsesrapportering i den organisation business casen bliver udarbejdet i. Det er præcis her, filmen knækker for gevinstrealiseringen.

Der er ikke brugt tid på at implementere grundidéen i bund. Det vil sige, at de eksisterende rapporteringsmekanismer er ændret til at kunne måle, om den ønskede forandring sker. For ikke at sige, at den adfærd, som er nødvendig for, at det hele bliver en succes bliver indført. Business casen beskriver en illusion, som aldrig bliver implementeret. Min tanke er nogle gange, at business casen bliver en gang pseudoarbejde, som aldrig skaber værdi. En rigid business case skabelon skaber ikke noget godt i den retning.

Ergo denne gave fra Staten og deres nye businesscase-skabelon kunne godt have brugt et byttemærke. Jeg sidder i hvert fald og venter på en gave, som man kan bruge.

Staten vil gerne gevinstrealisering

Men jeg skrev på denne blog, så kom der lige lidt mere guf.

Som en opfølgning på den beretning, Rigsrevisionen udgav september 2020, bragte ComputerWorld den 12. januar 2021 en artikel, der beskriver, at ”Nu har Rigsrevisionen så afleveret et notat til Statsrevisorerne, der vurderer alle de danske ministeriers initiativer for at styrke gevinstrealiseringen ved de statslige it-projekter på baggrund af beretningen fra sensommeren.”

Se Under halvdelen af de planlagte gevinster ved statslige it-projekter realiseres: Her er ministeriernes nye initiativer - Computerworld

Jeg har set notatet og blev efter gennemlæsning ramt af en tvivl om, hvad man gerne vil opnå. Hvordan skal det ske, og hvordan vil man måle på det det?

Jeg vil gerne sætte fokus på …
1) Hvordan dette kan opnås?
2) Hvordan dette kan måles?

Pga. Mette F’s konsulent fatwa, så vil jeg gerne tilbyde gratis en halv times inspiration til samtlige ledelser i ministerierne og styrelsen omkring hvordan de kan blive bedre til gevinstrealisering. Der er brug for inspiration, og en fatwa som denne nedbringer innovationstrykke. Det kommer til at ramme os hårdt bagi lige om lidt, hvis vi ikke startet udviklingen – også i den offentlige sektor.

Dette gratis inspirationsmøde kan da kun ses som en gave, man ikke ønsker at bytte.

Kommentarer (0)
sortSortér kommentarer
  • Ældste først
  • Nyeste først
  • Bedste først
Log ind eller Opret konto for at kommentere