Tiden er løbet fra ESDH

Som man ser det så ofte i den teknologiske udvikling er der nogle koncepter, der kun er midlertidge. ESDH er efter min opfattelse et af dem. ESDH har haft en vis berettigelse siden dets fremkomst i slutningen af 90'erne, men tiden er løbet fra det nu.

Hvis jeg skal give et billede på, hvordan jeg opfatter ESDH, som vi kender det fra diverse systemløsninger i den offentlige sektor, så er det ligesom dengang i slutningen af det forforrige århundrede, hvor man satte en motor i sejlskibene. Man motoriserede et velkendt koncept. Man skabte ikke et nyt.

Med ESDH har man nemlig langt hen ad vejen blot sat strøm til arkivskabet. Men ligesom sejlskibene efterhånden måtte vige pladsen for helt anderledes designede og udtænkte motordrevne skibe, således er der i min vurdering nu et behov for, at dokumenthåndteringen i de offentlige organisationer tænkes konceptuelt på en langt mere moderne måde end hvad der ligger i det traditionelle ESDH-koncept.

Den nuværende ESDH-tænkning er bundet op på en silotænkning - altså tanken om, at alle organisationens dokumenter skal ligge i det samme system. Følgelig har mange organisationer kastet sig ud i at få lavet dyre snitflader til andre systemer, således at disse kan aflevere deres dokumenter til ESDH-systemet. En smuk tanke, men det bliver for alt for stift, usmidigt og for bøvlet at vedligeholde. Dokumenterne forsvinder, selvom argumentet er, at nu ved alle hvor de er. Jeg mener, at vi skal gå den anden vej: Lad dokumenterne ligger der, hvor de retteligt/fagligt hører til, og etabler så en "motor", der kan finde dem, når der er behov ....

Den nuværende ESDH-tænkning er efter min opfattelse også bundet for hårdt op på en traditionel forvaltningstankegang, som ikke mindst viser sig i det hav af metadata, sags-ID'er, journalnumre m.m., som ESDH-systemerne overvælder alle ikke-daglige brugere med. Hvorfor skal det være så kancelliagtigt? Det er dræbende for videndelingen og for et dynamisk arbejde med sager, dokumenter og informationer. Hele dette forvaltningslag bør retænkes og der bør komme enklere og mere elegante struktureringer ud af det - prøv f.eks. at skæve til, hvordan man gør i biblioteksverden.

I den aktuelle debat om ESDH her på Version2 og andre steder har nogle fremført, at ESDH ganske rigtigt er bøvlet men at man da ikke kan gå tilbage til papirarkivet. Det ville efter min opfattelse også være helt forfejlet. Vi skal ikke tilbage, vi skal fremad - ved at skille os af med nogle tankesæt, som i for lang tid og i for høj grad har præget ESDH, så vi kan opnå en mere effektiv og moderne måde at håndtere informationer på.  

Kommentarer (10)
sortSortér kommentarer
  • Ældste først
  • Nyeste først
  • Bedste først
Hans Schou

I gamle dage var brugte vi et buzzword der hed Business Process Reengineering (BPR). Fordi BPR var et buzzword blev det udskældt, og man var useriøs hvis man sagde ordet. Det mener jeg er forkert.

Kommunerne burde prøve nogle nye ting af, som fungere rigtigt dårligt i den nuværende form. Det kunne fx. være byggetilladelser. I nogle kommuner tager det op til 1½ år at få en byggetilladelse igennem, og det burde jo max tage 3 måneder. Der må være et eller andet galt med den måde tilladelsen sagsbehandles på, siden det skal tage så lang tid.

En kommune burde sige til sig at de ville være de bedste på et område, og så gå efter det. Hvis det så bliver en succes, så spred de gode erfaringer til andre kommuner.

Det må kunne lade sig gøre, at få noget EDB til at hjælpe med at gøre det lidt hurtigere. Det kan være databaser med klausuler om naturfredning og lokalplaner etc.

Man kan også gå en anden vej, og måle på de ansatte i kommenunen om hvorfor de bruger så lang tid på deres opgave. Men det er nok ikke et projekt man bliver særligt populær på, blandt de ansatte.

Tænk det hele forfra. Find 10 punkter der kan forbedres, og start med det nemmeste.

Mit forslag er ret primitivt og indlysende, men 1½ år er altså stadig lang tid, så nogle kommuner har virkelig brug for at gøre et eller andet vedd deres processor.

(Jeg har aldrig selv søgt byggetilladelse, men kender flere der har sloges med ventetiden.)

  • 0
  • 0
Christian Lanng

Kernen i problemet med ESDH er forsøget på at binde et amerikansk (workflow/dokumenthåndtering) og et europæisk (journalisering/arkivering) forvaltningsparadigme sammen i et system. Workflow er en fremadrettet proces og journalisering en bagudrettet, at forsøge at gøre begge dele på en gang er kunstigt og har ikke meget med eksisterende arbejdsprocesser at gøre.

Jeg tror dog, at der er løsninger første skridt må være at få knækket hele ESDH monolitten op i nogle mindre dele, søgning, dokumentstore, proces og workflow osv. heldigvis er det også den vej den nyeste referencearkitektur på Sag og Dokument tager, men der er lang vej endnu før vi ser nogle leverandørsystemer tænke sådan.

I øvrigt er dette område modent for fælleskomponenter der samler klumper af funktionalitet, som f.eks. arkivering.

/Christian

Som skriver i egenskab af privatperson

  • 0
  • 0
Kenni Sørensen

Jeg er i bund og grund fuldstændig enig i at ESDH som det bruges i dag er forældet. Men meget af problemstillinger ligger også i organisationen, i form af medarbejdernes omstillings parathed. Gennemsnitsalder i den offentlige administration er på de flest områder meget højere end i det private, hvilket sætter tempoet gevaldigt ned.

Jeg tror at ESDH er en mellemstation, som man kan udvikle fremtidens ESDH fra og overtid udfase silotanken.

Jeg sidder selv i en mellem stor dansk kommune. Hvor jeg sidder med flere større digitaliserings projekter, hvor man igennem Workflow automatisere journalprocessen på digital indberetning samt papir indberetning igennem stregkoder, samt lægger data ind i de fagsystemer som er involveret. Derigennem nedlægges en del af den silo som har eksisteret.

  • 0
  • 0
Morten Marquard

Jeg er enig i at tiden er løbet fra ESDH systemer. I fx vores arbejde med private virksomheder er ordene sagsstyring eller ESDH ikke er comme-il-fault og sender et signal om et støvet og gammeldags system. Så udfra en brugeroplevelsesvinkel er tiden bestemt løbet fra ESDH systemer.

Kombinationen af ESDH og workflow er en af de ting som vi helt sikkert vil se mere af. Kommunernes Landsforening, KL, har i deres arbejdsgangbank defineret adskillige workflow/arbejdsgange/sagsforløb. Tænk hvis disse arbejdsgange kan tages fra KL's definition og bruges af en workflow maskine som dermed kan understøtte arbejdsrutinerne i de enkelte kommuner.

En af vores kunder Tele Greenland, har selv skabt mere en 40 sagsforløb, hvoraf en del findes i HR afdelingen, i alt fra introduktion af ny medarbejder til årlig medarbejder samtale. Disse sagsforløb er skabt uden vores involvering hvorved vi her har opnået et af vores mål - at få forretningsbrugere uden IT kompetancer til at definere og justere sagsforløb. Fokus er på at beskrive sagsforløbet, arbejdsgangen, fremfor at automatisere den, da det erfaringsmæssigt er uhyre komplekst. Et indledende fokus på at beskrive processen og for eksempel måle throuhtput af sager og lave statistik heraf kan på kort sigt give et bedre overblik over ressourceforbrug og flaskehalse.

En anden vigtig vinkel er brugerne. I den papirbaserede verden var der journal medarbejdere som fandt sagerne frem til sagsbehandlerne som udførte deres arbejde. Journalmedarbejdere og sekretærer er afskaffet og sagsbehandlere skal dermed lave det arbejde de tidligere har lavet samt det som journalmedarbejderne udførte. Hvad kan konkurrere med en papirbaseret journal som placeres i indbakken, behandles og derefter placeres i udbakken? Det er vores forståelse at mange traditionelle ESDH systemer har flyttet journalmedarbejderens arbejdsfunktioner til sagsbehandlerne, som udover at skulle behandle flere sager også skal udføre ukendt arbejdsfunktioner. Fremtidens løsninger skal være meget enklere at bruge, og kunne bruges fra mange forskellige platforme dvs både traditionelle PC'ere men også fra fx smartphones således at en sag kan hentes frem i et møde hvis det skulle være nødvendigt.

Vi har for eksempel arbejdet med Odense Kommune og har leveret funktionalitet så deres backend ESDH system, baseret på Lotus Notes, kan nås fra Word, Excel og PowerPoint. Dermed har ikke daglige brugere af ESDH systemet fået en let adgang, for eksempel en leder i en daginstitution.

En tredie ting som jeg tror er vigtigt for fremtidens aktivitetssystemer er muligheden for løbende at kunne tilpasse dem til ændrede arbejdsrutiner og arbejdsgange. Dette relaterer sig naturligvis dels til workflow ovenfor, men også til muligheden for at kunne justere skærmbilleder og stamdata efter behov uden store og lange IT projekter.

Vi har for eksempel leveret et ESDH system til den juriske afdeling i Landsorganisationen i Danmark, LO, på blot 6 uger. Det korte implementationsforløb er naturligvis blevet fulgt op af nye projekter, typisk af 2-3 ugers varighed, hvor konkrete ting er justeret. Fremfor at lave lange projekter og forsøge at få alt på plads fra starten, kan mange små projekter komme tættere på målet og sikrer samtidig en tæt brugerinvolvering da brugerne oplever at deres ønsker og behov bliver hørt og justeringer bliver foretaget.

Traditionelle ESDH systemer er monolitter, men jeg tror ikke at vi skal se efter en opdeling i søgning, dokumentstore, proces og workflow som en anden debattør beskriver. Jeg tror den vinkel er for teknisk. Istedet tror jeg det er vigtigt at fremtidens aktivitetsstyringssystemer er åbne således at de dels kan tilbyde deres services til andre systemer, og dels selv kan abonnere på services fra andre systemer. Åbenhed kommer af at grænsefladerne er baseret på veldokumenterede standarder for udveksling af data. Vi har for eksempel senest udviklet en iPhone applikation som tilbyder aktivitetsstyringsfunktionalitet. Vi kunne bruge samme web services som vi for eksempel anvender når vi integrerer Outlook med vores system.

  • 0
  • 0
Anonym

Er der nogen som kan komme med eksempler hvor digitaliseringen af den offentlige sektor går godt?

Hvorfor er det så svært at tænke borgerne først?

  • 0
  • 0
Anonym

Jeg tror at problemet med det er at de fleste borgere stadigvæk foretrækker personlig betjening.

Og hvori skulle problemet ligger med det?

Personlig betjening er tilpasset og specielt sitautionstilpasset service - ikke at man kan tiltale med fornavn og på forhånd ved om de har skiftet undertøj samme dag.

I en digital verden kan dataprofiler skabes af borgeren i situationen hvis det er det man vil. Og selv om din læge kender dig - så er det en helt anden destruktiv tilgang at alle offentlige systemer indrettes til at TRO de "kender" dig så man kan diktere processen uden at lytte og tilpasse sig behovet.

Et godt eksempel på hvor hele tankegangen går helt galt er "selvbetjening" der reelt er det stik modsatte. Det er ren centralt dikteret planøkonomi, men intet af det frie valg og medfølgende effektiviserings- og kvalitetsforbedringsdrive som selvbetjeningens frie valg medfører.

Det er ret åbenlyst at alle problemerne stammer fra den centralt navnebeskuende forståelse af digitale forvaltning. Men det fører intet konstruktivt med sig at tvinge borgernes og samfundet at tilpasse sig til en planøkonomisk tankegang - det ser vi gang på gang.

Jeg mener mit spørgsmål ærligt - hvad virker?
For mig at se er hovedproblemet at Centraladministrationen betragter borgerne som børn og det politiske system er totalt fraværende til at ændre på den betragtning.

Det er belejligt at kunne reducere alting til "nemt" = one-size-fits-all som centraladministrationen vil have det, men det fører direkte fra katastrofe til katastrofe.

  • 0
  • 0
Log ind eller Opret konto for at kommentere