Jens Hvid Brøndberg bloghoved

Spar penge og mist dine julegaver

Eller: Pas på med faste leverandøraftaler og udnyt markedets ledige kapacitet!

Jeg har i mange år funderet over, hvorfor man bruger faste leverandøraftaler – giver det virkelig den merværdi, som mange implicit tror det gør? Indrømmet, en fast leverandøraftale er yderst bekvem på mange områder, men hvad koster den bekvemmelighed egentlig?

Jeg har selv arbejdet meget med faste leverandøraftaler i min indkøbskarriere, og jeg ved, at rigtig mange virksomheder konsekvent har faste leverandøraftaler til deres IT indkøb. Men på især IT og teknologi området hvor prisudviklingen har modsat fortegn ift. de fleste andre brancher, vil jeg næsten gå så langt som til at påstå, at faste leverandøraftaler er en underskudsforretning – for køberen.

Der er dog selvfølgelig fordele ved faste leverandøraftaler, og det er sandsynligvis dem, der er årsag til at man holder meget fast i sine leverandører:

  • Det er bekvemt og giver ofte en hurtig levering
  • Det er tidsbesparende
  • Man får ofte en god service og rådgivning – typisk gennem en fast sælger
  • Man får tilsendt årlige julekort i følgeskab med julegaver

Ulempen ved faste leverandøraftaler

Den væsentligste ulempe ved faste leverandøraftaler er, at man ikke udnytter markedet tilstrækkeligt, og derved er der risiko for, at man i sidste ende betaler en højere pris og får en dårligere løsning. Simpelthen fordi man ikke udnytter den ledige kapacitet og kompetence, der er i markedet, og man går glip af nogle potentielt dygtige og skarpe leverandører, som kunne løse opgaven bedre og billigere.

Ledig kapacitet og kompetence kan være leverandører, som ligger inde med et lager, de skal af med, eller konsulenthuse, der har konsulenter uden opgaver i en periode. I de tilfælde har leverandøren en tendens til at ’spidse blyanten’.

Sat på spidsen betaler man i al sin uvidenhed en overpris for sit faste leverandørforhold!

Konkrete cases – ikke så meget teori

Lad os droppe snakken et øjeblik og tage udgangspunkt i et par eksempler af de mange faste leverandør cases jeg har oplevet.

I mit tidligere job foretog vi indkøb af IT konsulenter for ret store millionbeløb, på baggrund af nogle faste rammeaftaler, hvor IT afdelingen, efter ’ordre’ fra Indkøbsafdelingen, SKULLE bruge den faste aftaleleverandør med fastsatte timepriser. Leverandøren styrede langt hen ad vejen hvor mange timer der skulle bruges på de forskellige opgaver - det blev med andre ord et ta’ selv bord for leverandøren, da det var svært og ressourcekrævende for IT afdelingen at følge op på antallet af timer forbrugt på opgaven i en travl hverdag.
Samtidig var det en udfordring for leverandøren (og os) i spidsbelastningsperioder at kunne levere tilstrækkeligt med ressourcer og ikke mindst de rette kompetencer.

Det var genialt for leverandøren og vi fandt aldrig ud af om der var nogen, der kunne løse opgaven bedre og billigere. Jeg er dog sikker på at det var en aftale, som aldrig vil blive opsagt af leverandøren.

Et andet eksempel var en fast leverandøraftale på IT hardware med en af landets største leverandører, hvor stort set al vores IT hardware blev købt uanset størrelsen på indkøbet. I en del af aftalen var der indbygget faste priser på noget af vores hardware, f.eks. bærbare og stationære, men al øvrigt hardware og tilhørende service blev købt hos den faste og professionelle leverandør uden yderligere forhandling. Det sidste år begyndte vi at indhente flere tilbud ved større hardware indkøb og forhandle priser med pæne besparelser i forhold til priserne hos aftaleleverandøren.

Et eksempel jeg oplevede i sidste måned var et indkøb af nogle Lenovo Laptops med tilbehør – en ordre til ca. 32.000 kr. hos købers faste leverandør, men efter et markeds benchmark gennem en indkøbsportal endte han med en besparelse på 9.299 kr. eller 21%.

Hvad er løsningen?

Det er nok ikke nogen overraskelse, at man skal udnytte markedet i langt højere grad, især indenfor IT og teknologi området for at spare yderligere på sine indkøb.

Men det er nemmere sagt end gjort og der er nogle forudsætninger for at man effektivt kan udnytte markedet. Her er mine gode råd til at få de bedste priser og vilkår gennem udnyttelsen af markedet:

  • Vær skarp på din behovsbeskrivelse så markedet kan byde ordentligt ind
  • Kend dit marked eller brug systemer med indbyggede leverandørdatabaser
  • Opsæt en effektiv proces for tilbudsindhentningen og tilbudssammenligningen
  • Brug it værktøjer der understøtter hele processen og spar tid på processen

Jeg siger ikke kategorisk at det ikke kan betale sig at have en fast leverandøraftale, men jeg mener i høj grad, at man ikke skal være blind overfor at faste leverandøraftaler kan være dyrt købte.

Der skal samtidig ikke herske tvivl om at nogle medarbejdere har et tæt forhold til deres faste leverandør, og der sker uden tvivl lidt ’smørelse’, hvilket ikke øger incitamentet til at indhente ekstra tilbud eller forhandle prisen.

Jeg er klar over at denne strategi bryder med den gængse opfattelse at hvordan man foretager sine indkøb og der følger nok ikke de store leverandør julegaver med - men spørgsmålet er om ikke leverandør julegaverne er alt for dyre!?

Kommentarer (13)
sortSortér kommentarer
  • Ældste først
  • Nyeste først
  • Bedste først
Magnus Lund

Teorien ville foreskrive category management, en Benssaou model eller lignende. Alt afhænger af:
* Kvanti
* Hyppighed
* Hvor forretningskritisk dit indkøb er
* Hvor meget du har investeret i leverandøren (og leverandøren i dig)
* Dit forhandlingspotentiale
* Ligger der noget fælles udvikling
* Leverandørsegmentering/kendskab til markedet (har du lyst at handle ved konkurrende leverandør)
* Leverancesikkerhed/-tolerance (hvis du ikke kræver straks-levering fx)
* Garanti/service (fleksibilitet fra leverandørs side)

Ja, på hardware kan der nogen gange (ofte?) være noget at hente - du skal bare altid veje det op mod, hvor meget det koster dig, selv at skulle holde dig ajour med markedet - og spørgsmålet er igen om du har kompetencen til det (eller skal betale for den hos Mutonic ;-)).

Husk iøvrigt også at se den fra den anden side - ser leverandøren dig som en værdifuld kunde - eller vil han egentlig helst være fri for dig? (Det har Dansk Supermarked brændt fingrene på flere gange bl.a.) - Kundepræferencemodellen i forhold til din leverandørsegmentering er et godt udgangspunkt.

Min pointe er nok: "It depends" - du kan ikke sætte det så sort/hvidt op i forhold til julegave vs. lav pris.

Torben Mogensen Blogger

Når det gælder hardwarekøb, ville jeg nok sørge for, at en fast leverandøraftale indeholder en klausul om, at leverandøren matcher markedets laveste pris. Dvs., at hvis man kan finde en dansk butik, hvor varen er billigere end leverandørens normalpris, så skal leverandøren enten matche denne pris eller give køberen lov til at købe fra den billige butik, uden at det går ud over aftalen.

Den slags er selvfølgelig svært, når det gælder f.eks. konsulenttimer, da værdien af en sådan afhænger af konsulentens kvalifikationer, hvilket er næsten umuligt at måle med en objektiv skala.

Jens Hvid Brøndberg

Jeg er ikke uenig i at 'one size does not fit all', for det er bestemt ikke sort / hvidt.

Men i min hverdag oplever jeg lidt for ofte at mange IT indkøbere far faste leverandøraftaler på deres IT ydelser, uden at have sikret sig at det giver en ekstra værdi eller tidsmæssig besparelse, som modsvarer det man (man lidt for ofte) betaler for meget.

Som eksemplerne viser er der områder hvor det koster en del ikke at bruge markedet yderligere, selv med de ekstra ressourcer det medfører, internt eller eksternt.

Mit budskab er derfor klart at man (ofte) med fordel kan udnytte markedet bedre, selvfølgelig hvor der er god konkurrence i markedet, hvilket jeg oplever indenfor flere IT kategorier, ikke kun hardware.

Men ellers er jeg enig med dig 

Jens Hvid Brøndberg

Jeg har ikke gode erfaringer med den model; Hvad skal man sammenligne med og får man det gjort?

Man kan selvfølgelig bruge Pricerunner mfl. som et benchmark på hardware, dog ser jeg ofte at B2B priser og vilkår er anderledes/bedre end de forbrugerorienterede prissammenligningsværktøjer.

Når det gælder konsulenter mener jeg i høj grad at man skal bruge markedet mere og passe på med ikke at blive for afhængig af nogle bestemte konsulenter. Jeg har meget dårlige erfaringer med IT konsulenter som vi blev alt for afhængige af (i DSB) og det kostede os rigtig dyrt. Se mit eksempel på konsulenter i bloggen; Vi fik rigtig god effekt ud af at lave miniudbud på konsulenter.

Når man bruger markedet er det bestemt ikke kun prisen der er afgørende, men i høj grad også kompetencer, erfaring mm., især når det gælder konsulenter, hvor man bør lægge meget vægt på erfaring, cv, uddannelse, sammenholdt med prisen.

Magnus Lund

Jeg tror ikke vi er ret uenige :-)

Jeg har bare set alt for mange eksempler, hvor man bruger en stor mængde tid på at spare 300,- Tid er ikke gratis - selvom du har kompetencen. Derudover er indkøbsprisen på fx hardware som regel den mindste udgift (i hvert fald på alm. desktops/laptops) - hvis jeg som udvikler skulle vente på hardware koster det ~2000/dag + mistet omsætning/produktion (som vil være væsentlig højere). Disse skjulte omkostninger skal man heller ikke ignorere.

Med konsulenttimer er det utrolig svært at sammenligne/performancesammenligne (ligesom udvikling af software i øvrigt) med mindre du selv har samme kompetence internt... Men uhyre interessant diskussion iøvrigt!

Jacob Christian Munch-Andersen
Troels Liebe Bentsen

Med hardware er jeg enige i at det er en ydelse der kan indkøbes uden den store differencering hos forskellige leverandører, hvor det er nemt at sammenligne produkter og pris.

Men når det komme til konsulent ydelser, så snakker vi om mennesker hvor kvalifikationer, kendskab til virksomheden, forhold til beslutningstagere og effektivitet er umuligt at måle eller få en fornemmelse af med mindre man direkte arbejde sammen med folk.

Så jeg vil derfor argumentere for at det ikke give meningen at blande indkøbsafdelingen ind i konsulente ansættelser og der ved også sagt at jeg er ganske enig i at tvinge virksomheden til at bruge bestemte leverandører på konsulentydelser kun giver mening for leverandørerne.

Jakob Dahl

Jeg har bare set alt for mange eksempler, hvor man bruger en stor mængde tid på at spare 300,- Tid er ikke gratis - selvom du har kompetencen. Derudover er indkøbsprisen på fx hardware som regel den mindste udgift (i hvert fald på alm. desktops/laptops)

Dertil kommer arbejdet med serviceaftaler og RMA sager. Hvis man over tid har købt hardware ved 3-4 leverandører om året vil man efter 5-6 år stå med et ret stort arbejde med at vedligeholde registrering af hvem der skal servicere hvad. Det koster også penge.

Mikkel Mikjær

I praksis er markedet fyldt med amatører, og det er uanset om det er en trykker, en elektrikker eller en programmør du skal ud og hyre. Derfor lærer man hurtigt som intelligent forbruger at holde fast når man endelig finder en leverandør der kan finde ud af at holde aftaler, tænke selv, levere service og kvalitet ... og i den sammenhæng så er det for at sige det ligeud .. komplet ligegyldigt om man kunne have sparet 10% ved at prøve en anden leverandør - med risiko for at

Jens Hvid Brøndberg

Troels, vedr. konsulenter er min pointe at man skal passe på med ikke at blive afhængig af én eller få konsulenter selvom de leverer et godt stykke arbejde. jeg har som nævnt prøvet at ende i en situation hvor vi blev yderst afhængige af nogle få konsulenter og det havde nogle negative konsekvenser på pris og ikke mindst afhængig af om de 'fik en tagsten' i hovedet.
OBS at udnytte markedet behøver bestemt ikke være en indkøbsafdeling. Det skal i høj grad være IT afdelingen selv der afgør om kompetencerne er tilstede - det ved en indkøbsafdelingen sjældent noget om! :)

Troels Liebe Bentsen

Situationen er vel den samme med ansatte, her bliver man også hurtigt afhængig af folk der gør et godt stykke arbejde og der er lektion vel ikke at man skal skaffe sig af med dem fordi de er dygtig?

Tagstens argumentet handler jo mere om at man har siloer i sin IT leverancer og organisation hvor hver sidder med sin egen viden som ikke deles.

Det er min erfaring at grunden til dette findes i organisationens kultur og ledelsens manglende fokus på problemet. Hvis man har en kultur for vidensdeling så ender man ikke i den situation og du kan nemmere "genbruge" konsulenter og ansatte til andre opgaver da de ikke i så høj grad er bundet til deres silo.

De dygtigste konsulenter jeg kender er ofte meget bredt funderet og ikke har det store problem med at skifte rolle og arbejdsområde. Så giver det vel også god mening at genbruge dem da de jo allerede har netværket og kendskabet til organisation.

Jens Hvid Brøndberg

tja her bliver vi nok ikke enige ;)
Hvis man kan spare 10 eller 30% og samtidig få den samme ydelse eller bedre er det dyrt ikke at gøre noget. Men der er selvfølgelig også nogle leverandører som ikke er professionelle.
Men overvej at prøve det - måske du bliver positivt overrasket.

Log ind eller Opret konto for at kommentere