per andersen bloghoved

Skygge-IT hjælper IT chefen

Skygge-IT betyder, at der er dele af en organisation, der trodser IT-afdelingen og selv anskaffer IT løsninger. Det er ikke noget nyt. Det startede allerede med fremkomsten af minidatamaten i 1970erne – og i endnu højere grad med fremkomsten af PCere i 1980erne. I dag er det mobile enheder og brugen af IT services fra skyen, der skubber i samme retning.

Den traditionelle reaktion fra IT-chefen og IT-afdelingen (IT) er, at man bliver nødt til at finde en måde at styre og kontrollere skygge-IT på. Det mener man, der er mange grunde til, fx at det er IT, der er eksperter i sikkerhed, arkitektur og sammenhængen i IT-løsningerne – og så vil man af en eller anden årsag gerne vide, hvor mange penge der bliver brugt på IT.

Men dette er udtryk for en forældet tankegang – at IT-afdelingen skal kontrollere alt IT i organisationen. I stedet bør IT se det som et udtryk for, at forretningen eller en del af organisationen har et voksende behov for IT-løsninger, hvilket faktisk er positivt. Men åbenbart et behov, som IT-afdelingen har svært ved at dække – eller måske faktisk ikke skal dække i det hele taget.

I det hele taget skal IT-afdelingen i højere grad begynde at vurdere, hvilke centrale funktioner er nødvendige, og hvor det ikke er så vigtig. Hvis det fx er kerne-processer eller kerne-transaktioner, der er tale om, er det naturligvis vigtigt at få det passet sammen med organisationens øvrige systemer. Men ofte handler skygge-IT om brug og analyse af eksisterende information og bearbejdning af denne. Dette kan uden sværdslag sagtens foregå uden ITs indgriben. Ligesom anvendelsen af eksterne cloud services, der ikke interfererer med organisationens IT i øvrigt.

Så i stedet for at forsøge at afskaffe skygge-IT bør IT afdelingen i stedet begynde at kaste lys ind i skyggen. Være opmærksom på, hvad der foregår og gøre det transparent – men ikke kontrollere det. IT skal sige ”ja” i stedet for ”nej” og hjælpe organisationens brug af services til støtte af deres behov, og lære af det.

Ved at lære mere om forretningens behov og ønsker vil IT-afdelingen også bedre fremover kunne hjælpe organisationen med IT-løsninger. Og der er (trods alt) sikkert områder, hvor IT-afdelingen kan forbedre sig i agilitet, hastighed og relevans af løsninger. Måske er skygge-IT i virkeligheden en ”blessing in disguise” der kan drive en udvikling fremad – at blive presset af konkurrence kan godt være en god ting!

Kommentarer (12)
sortSortér kommentarer
  • Ældste først
  • Nyeste først
  • Bedste først
Christian Wang

Når medarbejdere med chefens velsignelse går på strøget og køber it-grej for firmaets penge, så bli'r det dyrt - rigtig dyrt. Både i indkøb, support og vedligeholdelse.

Ligesom med brug af de sociale medier på arbejdet, skal der være en balance mellem privat og personligt it-grej som tager udgangspunkt i virksomhedens behov.

Og så må it-afdelingen sørge for at relevante services kan nås sikkert fra enhver browser..

  • 2
  • 0
Morten Jensen

Jatak, salgs afdelingen finder et godt vaerktoej som de koeber adgang til.
For det foerste gaar pengene fra IT budgettet, uden at vi kan se om det er en fornuftig pris, om SLA passer til forretningens behov, om backup er tilstraekelig...
-For det andet saa kommer salg og vil have os til at faa skidtet til at fungere paa alle deres maerkelige enheder.
Saa gaar leverandoeren konkurs, og salg mister adgang til data, der er ikke nogen dokumenteret maade at faa flyttet data til andre systemer.... Men pludselig er det IT's ansvar.

Proev istedet at indrage IT i forretnings processen, lad os laere hvilke problemer i har, og hvordan i oensker dem loest.
Tro det eller ej, en del af os er faktisk baade kompetente og vidende.

  • 4
  • 0
Povl H. Pedersen

Det er vigtigt at støtte forretningen, og hvis der er noget der er meget billigere ude i byen, hvorfor så ikke ?
Det er dog vigtigt at IT afdelingen er med på sidelinien, og sørger for at der internt udpeges en ansvarlig (ikke i IT), og at vedkommende er informeret om de risici og problemer der er. Hvis det matcher med kritikaliteten og behovet, så ser jeg ikke det store problem i det. Problemet er, at hvis IT afd siger nej for ofte, så kører det udenom dem, og ingen forholder sig til løsningen.

Ting flytter til skyen. Lev med det.

  • 1
  • 0
Morten Jensen

Jeg ser ikke sky applikationer som en trussel for IT afdelingen, men daarlige kontrakter, loesninger valgt paa grund af hype etc som det store problem.
Hvis det bliver IT's ansvar at supporte valgte loesninger, staa indefor sikkerhed og kontinuitet, saa skal vi altsaa spoerges til raads. Lev med det.

  • 1
  • 0
Jan Kristensen

Ja, det er jo en tillokkende tanke, at hvis bare de øvrige afdelinger selv kan anskaffe den ene eller anden lille "uskyldige" IT-løsning til et aktuelt presserende problem, ja hvorfor er det så nødvendigt at forstyrre IT og skulle gennem besværlige processer, kravspecifikation, arkitektur-opdateringer mv? Det er efter min mening helt forkert at åbne for den anarkistiske tankegang Per A. foreslår udfra en simpel tanke om, at det er bedst at gøre noget først, og så tage oprydningen bagefter.

Det er min erfaring, at ikke IT-kyndige ofte har meget svært ved at vurdere om en given løsning vil udgøre et praktisk problem eller ikke. Der er mange, ofte modsatrettede hensyn at tage, fx. sikkerhed, mængden af netværkstrafik, specielle tekniske forudsætning, integrationer/samvirke med andre løsninger. Og så er det naturligvis altid en speciel situation, når man opdager at der findes 3 forskellige løsninger, som udbyder samme grundlæggende funktionalitet, men købt uafhængigt i hver sin afdeling. Og betyder det ny, at hver afdeling selv skal opbygge sin egen support-funktion?

Selvfølgelig skal IT-afdelingen hjælpe med at afdække forretningsmæssige behov og tekniske forudsætninger, også selvom det er løsninger i mindre skala. IT er nødt til at have muligheden for at kunne sige Nej til en given løsning, hvis sikkerhed, arkitektur eller hensynet til andre forhold kræver det, men skal selvfølgelig kunne hjælpe til at finde alternativer.

  • 2
  • 0
Christian Wang

Regler og principper for indkøb af IT-udstyr

Indkøb af it-udstyr (fx PC'ere, printere, mobiltelefoner o.lign.), skal ske via IT-Afdelingen (dvs. IT-ServiceDesk'en), uanset hvem der bærer omkostningen.

Begrundelsen er, at it-udstyret skal:

  • Registreres, serviceres og supporteres af IT-Afdelingen.
  • Kunne kobles på vores IT-infrastruktur.
  • Leve op til vores it-sikkerhedsmæssige krav.
  • Indkøbes til fordelagtige priser på gældende aftaler og lovgundlag (udbud/SKI/..).

...


PS: UCL.dk er en uddannelsesinstitution!

  • 0
  • 0
Klavs Klavsen

Oftest så er det min erfaring at "skyggeIT" kommer af 2 årsager:

1) ledere i andre afdelinger der synes det er sjovere, selv at shoppe løsninger (og dermed manglende ledelsesmæssig konsekvens som Gert sagde.

2) At brugerne af IT - oplever lange svartider eller negativ respons (nej, nej og nej).

IT afdelingen skal huske, at deres fornemst job (og primære mål) burde være at være den populæreste afdeling. De skal hjælpe alle andre, til at de kan gøre deres job bedre, nemmere og hurtigere. Det kræver en prioritering af ressourcer, så eksterne henvendelser (dvs. fra andre afdelinger) bliver prioriteret højere en interne projekter og at man fokuserer på afdelingens udfordringer og hvordan disse kan mødes - og her er en forståelse for hvad de egentlig går og laver i de forskellige afdelinger supervigtigt.

At de som oftest ikke er sådan i virkeligheden, er jo et udtryk dårlig ressourcestyring og prioritering internt (IT medarbejdernes tid bliver brugt til andre opgaver og prioriterer ikke "kundehenvendelserne først" ) eller manglende ressource tildeling (til IT afdelingen - de kan jo være, som de oftest er, lettere underbemandet :)

  • 2
  • 0
Jesper Frimann

Du glemmer måske den vigtigste grund til at tingene tager tid, nemlig CAPEX, capital expense pengene til at købe noget for.
Tit er de afdelinger der stiller sig i vejen for, at du kan få penge, de samme som så laver de her pirat systemer. Det er jo det ironiske ved det.

Hvis man har prøvet at lave større migrerings projekter, eller f.eks. datacenter flytte projekter, så ved man at det er den her type af 'pirat systemer', der med tiden er gået hen og blevet 'business critical' der er den største hovedpine.
De er som regel udokumenterede, usuporterede og generelt bare ekstremt dyre at rydde op i.

// jesper

  • 1
  • 0
Mads Vanggaard

At standardisere for meget er et anti pattern. En IT afdeling som løber sur rundt fordi deres måde og standarder ikke passer sammen med hvordan forretningen udvikler sig, er et tegn på at IT ledelsen skal skiftes fordi de ikke forstår jobbet.

  • 1
  • 0
Log ind eller Opret konto for at kommentere