Sådan gør du dårlige møder gode

Helvedes Torsdag

“I morgen er det Helvedes Torsdag”, sukkede den udvikler jeg talte med. Han refererede til den dag hver anden uge, hvor teamet demonstrerer, hvad de har lavet og planlægger deres næste sprint. “Er det virkelig så galt?” tænkte jeg ved mig selv og spurgte, hvorfor han sagde sådan. “Det kalder vi den dag, men kun når kunden ikke hører det. Hele den dag går med møder. Tit føles det som om, at kunden mest er interesseret i at finde problemer i det vi har lavet, og så ryger humøret og motivationen. Når vi så skal til at planlægge har vi enten en håndfuld user stories, som ikke er afklarede, så vi sidder og gætter på, hvordan vi skal udvikle, eller også er det i den anden grøft, hvor vores Product Owner næsten har kodet det for os. Så er det svært at se, hvorfor vi skal bruge tid alle sammen på at høre om det, når vores mening er ligegyldig”.

Jeg har selv deltaget i en del af de møder han talte om, og kunne godt genkende billedet. Desuden er det langt fra det eneste sted, hvor jeg har deltaget i møder, der dræner mødedeltagernes energi og motivation, og hvor man kan spekulere på, om der er kommet noget ud af det møde, som man ikke kunne have opnået på andre måder.

Heldigvis er det ikke så svært at ændre en dårlig mødekultur. I organisationer, der er afklarede og modne omkring møder og deres formål, er møder en nyttig og produktiv aktivitet og ikke en ulidelig og energidrænende aktivitet. Hvis du har indflydelse på jeres møder og måske står for at afholde nogle af dem, vil du kunne forbedre dem markant ved at følge nedenstående råd:

Forberedelse

90% af alle møder er underforberedte. Nogle er slet ikke forberedte. Man sætter sig i mødelokalet på det fastsatte tidspunkt, og så manøvrerer man sig igennem. Andre er en smule forberedt af den, der skal facilitere, men deltagerne er blanke.

En nyttig tommelfingerregel er, at facilitator bruger samme tid, som mødet varer, på at forberede det. En time af en persons tid, frem for spild af 5 personers tid, er en god forretning for virksomheden og for dig som facilitator. Du vil opleve, at dine møder bliver bedre og mere konstruktive. En del af forberedelsen er at overveje, hvordan du ønsker at deltagerne skal være forberedte, og så sikrer dig, at de har haft mulighed for at gennemføre deres forberedelse. Her er det vigtigt at være realistisk. Forvent ikke at hver deltager bruger lang tid på at forberede sig før hvert møde.

Mødetidspunkt

Møder skal indkaldes på et tidspunkt, hvor de forstyrrer mindst muligt og ikke afbryder et fokuseret flow for mødedeltagerne. Paul Graham, som er forfatter, programmør og medstifter af Y-combinator, “the world’s most powerful start-up incubator”, hævder at der er to typer tid i bl.a IT-organisationer; Den tid, som de producerende følger, kalder han “Makers Schedule”, og den tid ledere og andet godtfolk følger, er “Managers Schedule”. Den ene tid består af lange stræk af fordybelse, koncentrerede samtaler og problemløsning. Den anden er hakket op i mange små dele, som regel af en times varighed, og det er et vilkår, at man går fra det ene til det andet. Det er et stort problem, når de, der producerer må underlægge sig ledernes form for tid. Hvis de der udvikler, tester og designer produkter bliver afbrudt af møder med korte mellemrum, vil deres produktivitet og motivation falde drastisk.

En praktisk måde at skabe rum til produktiv tid er, at der ikke afholdes møder før lige omkring frokost. På dette tidspunkt har man alligevel en naturlig afbrydelse, da selv de mest fokuserede og fordybede producenter har brug for at spise indimellem. På den måde opnår alle 3-4 timers fokuseret arbejdstid om formiddagen.

I en del af de virksomheder jeg har arbejdet med, er vi tilmed blevet enige om, at man ikke må indkalde til møder i Microsoft Outlook overhovedet. Alle dagens møder efter frokost aftales i stedet på et kort møde lige inden frokost og afvikles i et kort bånd lige efter frokost på 1-2 timer. Det kan være grænseoverskridende og angstfremkaldende for de mange, som lever deres liv gennem Microsoft Outlook, men det har hver gang været en befriende og energi-frisættende oplevelse.

Vil du ændre på, hvornår I afholder møder, kan du eventuelt gøre sådan her: Se på en typisk 2 ugers periode for dit team. Hvor mange samlede 3 timers perioder har I til rådighed? Kan I flytte nogle møder og skaffe mere sammenhængende tid, hvor det er muligt for medarbejderne at fordybe sig?

Relevans for deltagerne

Man skal sikre sig, at møderne er relevante, og at de rigtige medarbejdere deltager. Det lyder som en selvfølge, men nogle steder er der en frygt for ikke at blive orienteret og involveret i beslutninger, som er væsentlig for én. Det fører til, at der er mange, der deltager i møder uden egentlig at have noget at bidrage med, bare for at forvisse sig om, at der ikke sker noget væsentligt på mødet, som de skal vide besked om. Denne kultur kan man gøre op med, ved at indføre en regel om, at man aldrig træffer beslutninger, der vedrører andre end deltagerne, uden at de bliver konsulteret enten inden eller efter mødet. Når man er nået dertil, at man ikke længere behøver at udsøge sig møder af frygt for at gå glip af noget, kan man tage næste skridt op ad møde evolutionsstigen, hvor man jævnligt overvejer hvem der er med til, hvilke møder, og selv lægger op til at folk kan bede sig fritaget, hvis ikke de mener, at et møde er relevant for dem. Der er så to muligheder, enten bliver man enige om at det ganske rigtigt ikke er relevant, eller man justerer måske mødets indhold og agenda, så det bliver relevant for de pågældende deltagere.

Tredje trin på denne stige af møde-modenhed, er at det er helt i orden, at man forlader et møde, når man ikke føler at man har mere at bidrage med. Mange steder vil det opfattes som respektløst, hvis en person rejser sig og går midt i et møde, men måske det i stedet skal ses, som en dedikeret person, der hellere vil bidrage produktivt til virksomhedens bedste.

Produktive møder

Kernen er, at selve mødet er produktivt, og at det opleves, som sådan af deltagerne. Der skal et minimum af styring til, som holder mødet på sporet, enten ved en agenda eller ved et på forhånd kendt format. Mødefacilitatoren skal navigere og være god til at give rum og samtidig stoppe afsporinger og sidespor, som der ofte er mange af. Det gøres let ved at have en “parkeringsplads”, hvortil emner, som er vigtige, men ikke relevante lige nu, kan henvises.
Der skal også være en form, som aktiverer alle mødets deltagere, så man rent faktisk får gavn af, at der er flere hjerner til stede. Det betyder at styringen skal gå på form og ikke på indholdet. Hvis der er ting man ikke må sige, eller meninger, som det ikke er godt at udtrykke på mødet, så vil de folk, der har de pågældende meninger checke mentalt ud og ikke bidrage til mødets produkt. De bedste møder styrer imod et veldefineret produkt: En plan, en liste af aktiviteter, eller en fælles forståelse, som alle på mødet er medskabere af.

Hjernen i slowmode

En sikker måde at ødelægge et møde på er, når en mødeleder eller referent slutter sin pc til en projektor og styrer mødet ved at nedskrive det man bliver enige om, mens mødet skrider frem. Fra at være et møde mellem mennesker, der taler og ser på hinanden, bliver man nu nærmest hensat til en biograf, hvor alle tilstedeværende har fokus på det, der sker på lærredet. Desværre er det, der sker på en skærm, når en person, der som oftest ikke er superkvik på tasterne, nedskriver konklusioner eller referat, ikke spændende at se på. Kort tid efter denne proces er startet, indtræder en særlig slow-mode i alle tilstedeværendes hjerner. Tankehastigheden kan nu ikke overstige indtastningshastigheden på skærmen. Den er som regel ikke imponerende, alle følger med, når der kæmpes med 3-4 fingre ved tastaturet, og der skrives forkert og der trykkes backspace. Kun personen ved tastaturet er aktiv, alle andre falder enten i ind i en døs - fordi hjernen simpelthen ikke kan holde ud at køre så langsomt, eller de finder noget andet at bruge deres tankekapacitet til. Såsom at læse mail og sms’er på telefonen, eller kigge ud af vinduet og tænke på, hvad den kommende weekend skal gå med.

Adskil i stedet mødet fra referat og opdatering i det agile styringsværktøj. Sørg i stedet for at alle er aktive, noterer på postits, eller skriver på et whiteboard. På den måde kan man afkorte selve mødet og forbedre kvalitet og indhold. Der er så en opgave med at opdatere diverse værktøjer efter mødet, men den er givet godt ud, og ansvaret kan ofte gå på skift mellem mødets deltagere.

Mødets omgivelser

Også stedet, hvor man afholder møderne kan spille en rolle i forhold til om et møde er produktivt eller ej. Har I kontorer uden vinduer, hvor det føles som om ilten slipper op efter et kvarter? Er der den samme åndløse corporate indretning, som gør at man næsten begynder at gabe så snart man er ankommet til mødet? Så prøv noget radikalt. Sæt alle borde op mod væggen og sid i en rundkreds. Tag en blomst med til mødet og stil dem midt på bordet. Hold mødet et andet sted - gå en tur rundt om blokken, find en bænk i en park. Alt sammen ting, der kan stimulere tanken og energien. Bryd monotonien og tilsæt bare en smule uforudsigelighed til møderne, sådan at hjernen ikke går i power save mode, så snart I træder ind i rummet.

Følger I ovenstående råd, kan jeg garantere for, at I får mere ud af jeres møder, og at det forhåbentlig også bliver lidt sjovere at gå på arbejde. Du kan læse mere om gode møder på nedenstående links, som jeg også har brugt som inspiration til dette indlæg:

http://www.paulgraham.com/makersschedule

http://videnskab.dk/kultur-samfund/drop-moederne-og-faa-lavet-noget

Kommentarer (3)
Lars Bendix

...for mange gode ideer som jeg vil tage med mig, når jeg om en måneds tid skal have en gruppe universitetsstuderende igennem et Coachingkursus. Og håbe at de stadig kan huske det, når de om nogle år rammer industrien ;-)

Matias Bennike

En tidligere chef/afdelingsleder udsendte en mail, hvori han skrev at hvis en udvikler var inviteret til et møde, men at man ikke syntes det berørte én, eller der var manglende forklaring/program i mødeindkaldelsen, skulle man bare blive væk.
Hvis der efterfølgende kom brok over man ikke var mødt op, skulle man blot henvise til ham.

Der er ikke noget der kan ødelægge et godt work-flow som et ligegyldigt møde.

Log ind eller Opret konto for at kommentere