Gæstebloggen

Ressortomlægninger underminerer offentlige it-systemer

[>>media:11977_media_small |Erik Maaløe, partner i ChangeGroup] Folketingsvalget i september 2011 førte til en ny regering og en række såkaldte ressortomlægninger. Nye ministerier blev oprettet, andre blev nedlagt, der blev flyttet rundt på sagsområder, og kontorer blev sammensat på nye måder for at markere ændrede politiske prioriteringer og for at få ministerkabalen til at gå op mellem de tre regeringspartier.

Ved et regeringsskifte er ændringer vist mere normen end undtagelsen. Det er en del af den måde, vores demokrati fungerer på.

Men der opstår markante udfordringer, fordi den offentlige sektor i stigende grad bliver digitaliseret, både i de interne og i de eksterne processer. Man anskaffer sig fag- og ESDH-systemer, der understøtter og forbedrer arbejdsgangene. Man introducerer selvbetjening via egne hjemmesider og fælles portaler som borger.dk og virk.dk. Man får CMS-systemer til at vedligeholde hjemmesiderne. Og man har selvfølgelig mailsystemer og kontorpakker.

Alle er enige om, at digitalisering er fint, fordi det effektiviserer den offentlige sektor. Færre penge til bureaukrati og flere penge til de borgerrettede velfærdsydelser. Så langt, så godt.

Men kæden hopper af, når digitalisering og organisationsændringer støder sammen. Et er, at medarbejdere skal flyttes fra ét Active Directory til et andet, og mailsystemer og distributionslister skal opdateres. Det tager tid, men hører til i den lette ende.

Lidt mere komplekst bliver det, når vi kommer til hjemmesiderne. Det er ikke altid lige til at flytte indhold fra ét CMS-system til et andet. Især ikke med selvbetjeningsløsninger, der ofte integrerer til bagvedliggende fagsystemer.

Men rent galt bliver det med fagsystemerne selv. De skal splittes ad og deles ud på flere styrelser. Og på sigt er det som regel målet (igen) at integrere funktionaliteten i ét fælles fag- og ESDH-system (som om ikke så længe skal splittes op og deles ud og samles på ny…).

På den korte bane – som godt kan tage flere år – må man leve med flere fagsystemer i den samme styrelse. Jeg har hørt om en styrelse, der i øjeblikket kører med hele fem fag- og ESDH-systemer som følge af diverse organisationsomlægninger.

Det siger sig selv, at en god del af digitaliseringsgevinsten går fløjten her.

Der er to ting, der undrer mig i den forbindelse:

For det første er det mit indtryk, at der ikke er nogen på det politiske eller højere administrative niveau, der er klar over eller vil vide af de problemer, der opstår som konsekvens af sammenstødet mellem digitalisering og organisationsomlægninger. Det bliver overladt til de enkelte styrelser at håndtere problemerne – undskyld: udfordringerne – uden kompensation på hverken økonomi eller andre ressourcer.

Jeg har hørt om et nyhedsmedie, der har bedt om aktindsigt for at få belyst omkostningerne ved de seneste ressortomlægninger. Men jeg har ikke set noget resultat i form af artikler om emnet. Det kan meget vel være, fordi der ikke er registreret noget om det. Det bliver sandsynligvis ikke registreret.

Den anden ting, der undrer mig, er de manglende krav til de offentlige it-systemer om at kunne håndtere organisationsændringer. Der er som sagt ikke noget nyt i det, og vi må betragte det som en del af den styreform, langt de fleste af os støtter op om. Ergo må det også afspejle sig i de it-systemer, som vi benytter i det offentlige. Således at digitaliseringsgevinsterne ikke bliver udhulet ved hver ressort- og organisationsomlægning.

Kommentarer (7)
sortSortér kommentarer
  • Ældste først
  • Nyeste først
  • Bedste først
#1 Jens Henriksen

Kære Erik, Du skriver "Den anden ting, der undrer mig, er de manglende krav til de offentlige it-systemer om at kunne håndtere organisationsændringer. Der er som sagt ikke noget nyt i det, og vi må betragte det som en del af den styreform, langt de fleste af os støtter op om. Ergo må det også afspejle sig i de it-systemer, som vi benytter i det offentlige."

Derfor er det også en del af det pres der gennem længere tid - i hvert fald siden medio 2009 - er lagt på ESDH leverandørerne. Problemet er imidlertid, at der er gode penge i ressortomlægningerne ;-) - samt at der er for myndighederne er store organisatoriske og ressourcemæssige udfordringer ved indførelsen af nye systemer som ikke alene kan kompenseres ved mere rationel understøttelse af ressortomlægninger.

Det realistiske er derfor ikke et big-bang, men at en bedre understøttelse på nationalt plan må komme som organisk udvikling gennem krav til systemernes udvikling og gerne støttet af en standard.

  • 0
  • 0
#2 Erik Maaløe

Kære Jens. Tak for din kommentar.

Jeg er opmærksom på, at man med lidt god vilje og søgning i bl.a. ESDH-referencearkitekturdokumentet fra okt. 2008 kan finde krav om fleksibilitet i forhold til organisationsændringer. Men dels er det - som du også er inde på - svært at se det slået igennem i praksis. Og dels må kravet ikke kun gælde ESDH-systemer.

Det er interessant, hvis du som antydet har ret i, at det er lykkedes leverandørerne at blokere for den ønskede fleksibilitet. Det kunne være spændende at høre andres mening om det, både fra kunde- og leverandørside.

Især kunne det være godt at høre, hvis der er konkrete eksempler på krav til fleksibilitet i forhold til organisationsændringer ved anskaffelse af nye systemer. Og hvad erfaringerne med det måtte være.

Mvh. Erik

  • 0
  • 0
#3 Jens Henriksen

Selv tak :-)

Jeg er helt enig i, at en løsning isoleret til ESDH markedet, ikke er nok; det bør løses bredere.

Jeg tror nu ikke at leverandørerne bevidst har blokeret for fleksibiliteten, det er bare ikke særlig befordrende for lysten til at allokere udviklerressourcer, når produktet potentielt underminerer egen eller partnerens konsulentforretning.

Det hører også med, at mange af de ufleksible systemer i deres substans er udtænkt for meget længe siden, og pga. deres nærmest "hardkodede compliance" med lovgivningen på myndighedsniveau ikke har haft det bedste udgangspunkt for ny og fleksibel understøttelse af omlægninger på tværs af myndigheder og systemer.

Endelig må man heller ikke glemme, at dels er ikke alle AD installationer baseret på MS standard, og dels er der også flere forskellige måder at lave den unikke identifikation af brugerne/sagsbehandlerne i de forskellige systemer og på myndighedernes net. Mao.: Det er ikke let ;-)

Mvh. Jens

  • 1
  • 0
#5 Tom Paamand

Manglende krav til offentlige it-systemer om at kunne håndtere organisationsændringer er et seriøst problem. Da amterne blev nedlagt, skete der et voldsomt tab af akkumuleret viden, for langt det meste af de i årevis omhyggeligt opbyggede hjemmesider forsvandt uden backup, da stikket blev trukket ud på serveren. Det samme skete mange steder ved kommunesammenlægningerne, ved sygehusene og vel ved alle de andre offentlige instanser, hver gang vore politiske ledere får lyst til at vise handlekraft.

Den nuværende taktik er tankeløst at "brænde bibliotekerne ned" - og jeg mener ikke på CDer. Løsningen er ikke så nem, selv om jeg selv uden det store besvær har flyttet data mellem autistiske CMSer. Inden flytningen, skal der sorteres ud, så fx udskilte områder ender hver sit nye sted. Og når indholdet er flyttet, skal ansvaret for vedligehold og opdateringer hænges fast på nye medarbejdere.

  • 0
  • 0
#7 Erik Maaløe

Jeg har fået en del reaktioner på mit blogindlæg, også uden for denne blog. Det står klart, at mange leverandører tjener godt på at ændre deres fag- og ESDH-systemer, så de passer til nye organisationer. Det er derfor næppe derfra, vi skal forvente tiltag til at gøre it-systemerne mere fleksible og forandringsparate, som Jens Henriksen også skriver.

Set den anden vej rundt må vi konstatere, at mange offentlige institutioner bruger ganske mange penge på at genetablere gammel it-funktionalitet efter organisationsomlægninger. Penge som ikke giver ny værdi eller øget produktivitet, i hvert fald ikke i forhold til situationen før organisationsomlægningen.

Det er også en kendsgerning, at produktiviteten falder efter en organisationsomlægning, fordi mange it-systemer ikke længere fungerer optimalt, eller sådan som de var tiltænkt. Ikke før de er ændret og tilpasset den nye organisation.

Vi regner normalt med, at it og digitalisering er det, der øger produktiviteten ved at automatisere og forbedre en række processer. Men i forhold til ressortomlægninger og organisationsændringer er it ofte det modsatte: En hæmsko, en klods om benet, fordi de er alt for tæt bundet til et oprindelig udgangspunkt, der så ikke længere eksisterer.

Dette skyldes, at mange it-systemer i det offentlige (og givetvis også i mange private virksomheder) er bygget i it-alderens barndom, hvor fleksibilitet ikke var et særlig højt prioriteret krav – hvis det overhovedet var et krav.

Der er ingen tvivl om, at svaret er fleksibilitet, fleksibilitet og fleksibilitet – altså forandringsparathed. Også for it-systemerne. Og at det er meget lettere sagt end gjort.

Der findes en masse meget rigtige tanker og anvisninger, bl.a. i det ESDH-referencearkitekturdokument, jeg henviser til i indlægget ovenfor. Men vejen fra de gamle monolitter til den forkromede og fleksible arkitektur er lang, dyr og besværlig. Og der er i praksis ikke anvist en vej, kun et slutmål.

Svaret er hverken big-bang eller nye monolitter, endsige én fælles statslig monolit. Svaret er for mig at se mange små skridt, hvor man løsriver bidder af funktionalitet ét for ét, sørger for, at de kan kommunikere indbyrdes og genbruger data på tværs samt lader dem leve side om side med den gamle monolit, indtil al funktionalit er flyttet ud i små indbyrdes kommunikerende komponenter.

Det tager lang tid. I mellemtiden er det vigtigt, at politikere og højere embedsmænd er klar over problemstillingen, tager højde for den og ikke forventer mirakler fra den ene dag til den anden.

  • 0
  • 0
Log ind eller Opret konto for at kommentere