Odense kommune: Sådan udarbejder vi digitaliseringsstrategien

Odense kommune præsenterede i sidste uge deres nye digitaliseringsstrategi på konferencen Offentlig Digitalisering 2016 i Århus. Den er spændende, for den sætter rammerne for hele digitaliseringen i kommunen, og den har en forfriskende tilgang i sin metode, som også private virksomheder kan lære meget af.

Hvad skal barnet hedde?

Udgangspunktet har været, at digitaliseringsstrategien skal være ramme for alle digitale projekter i kommunen, der langt hen ad vejen defineres og gennemføres på det konkrete plan af de enkelte forvaltninger. Derfor kalder de det også for et ”digitaliseringsgrundlag” og ikke en strategi som sådan. Den skal sætte scenen og være retningsgivende for de projekter, der bliver gennemført.

Kommunen har haft den erkendelse, at strategien ikke er det, der står i dokumentet, men det, som udleves. Som det er blevet sagt, så ”culture eats strategy for breakfast” (men vist ikke af Peter Drucker som det ofte tilskrives). Derfor har man lagt vægt på kommunikation og enkelhed. I stedet for et Word-dokument lavede man derfor slides, og strategien blev suppleret af en proces til udbredelse af forståelsen.

Centrale principper

Ud over en organisatorisk ramme og en vision for digitaliseringen i kommunen, er kernen i digitaliseringsgrundlaget 6 digitaliseringsprincipper. De er ganske vist ret generelle, men forståelsen af dem og indlejring i digitaliseringens DNA er helt afgørende og essentielt for strategien. I stedet for at give en teknologisk retning – der alligevel er forældet i morgen – giver de grundlaget for en kultur, der er fremtidssikret.

De seks principper er:

1. Vi inddrager altid brugerne, når vi digitaliserer. Dvs. brugerne inddrages altid i projekterne.

2. Tænk stort – start småt. Dvs. man skal holde visionen for øje, men gerne starte med pilotprojekter og have agilitet undervejs.

3. Sæt det rigtige hold fra starten. Dvs. få alle interessenter med i projektet – og det er vigtigt, at ledelsen går forrest.

4. Alle løsninger er brugervenlige og sikre. Dvs. at brugervenlighed og sikkerhed skal bygges ind fra starten.

5. I al digitalisering er der styr på drift og support. Dvs. løsninger skal også kunne driftes optimalt – Devops tankegang

6. Digitalisering skal kunne betale sig. Dvs. der skal være gevinster ved digitalisering og der skal foretages gevinstrealisering. Men der skal også være plads til innovative projekter, hvor der er en vis risiko.

Som det fremgår, kan principperne være rigtig god inspiration for andre, der arbejder med en digitaliseringsstrategi – også i den private sektor. Ganske vist var Odense kommune inde på, at der er specielle forhold for en kommune såsom mange interessenter, strategisk pres, forud definerede rammer og bindinger, kombination af stabilitet og forandring, vedligeholdelse af kompetencer og tab af it-kontrol. Det må bero på en misforståelse! Alt dette ser jeg helt tilsvarende i private virksomheder!

Handling

Det strategiske grundlag suppleres af konkrete handleplaner, der operationalisere strategien i de enkelte forvaltninger. Disse handleplaner består dels af en central del, der er affødt af generelle initiativer i kommunen, dels en decentral del, der er intern i den enkelte forvaltning.

Der arbejdes med fire typer af digitale aktiviteter:

• Initiativer affødt af fællesoffentlige samarbejder – fx digital post

• Initiativer affødt af forvaltningens forretningsbehov – fx et fagsystem

• Initiativer affødt af behov for hele kommunen – fx kontorpakke og økonomi

• Initiativer affødt af eksterne drivere – fx brug af sociale medier

Der er megen inspiration at hente i digitaliseringsgrundlaget for Odense kommune. Både for andre offentlige, men så sandelig også for private virksomheder. Og for at illustrere endnu en del af kulturen, så findes Odense kommunes digitaliseringsgrundlag tilgængelig for alle – man kan læse den her.