Odense kommune: Sådan udarbejder vi digitaliseringsstrategien

Odense kommune præsenterede i sidste uge deres nye digitaliseringsstrategi på konferencen Offentlig Digitalisering 2016 i Århus. Den er spændende, for den sætter rammerne for hele digitaliseringen i kommunen, og den har en forfriskende tilgang i sin metode, som også private virksomheder kan lære meget af.

Hvad skal barnet hedde?

Udgangspunktet har været, at digitaliseringsstrategien skal være ramme for alle digitale projekter i kommunen, der langt hen ad vejen defineres og gennemføres på det konkrete plan af de enkelte forvaltninger. Derfor kalder de det også for et ”digitaliseringsgrundlag” og ikke en strategi som sådan. Den skal sætte scenen og være retningsgivende for de projekter, der bliver gennemført.

Kommunen har haft den erkendelse, at strategien ikke er det, der står i dokumentet, men det, som udleves. Som det er blevet sagt, så ”culture eats strategy for breakfast” (men vist ikke af Peter Drucker som det ofte tilskrives). Derfor har man lagt vægt på kommunikation og enkelhed. I stedet for et Word-dokument lavede man derfor slides, og strategien blev suppleret af en proces til udbredelse af forståelsen.

Centrale principper

Ud over en organisatorisk ramme og en vision for digitaliseringen i kommunen, er kernen i digitaliseringsgrundlaget 6 digitaliseringsprincipper. De er ganske vist ret generelle, men forståelsen af dem og indlejring i digitaliseringens DNA er helt afgørende og essentielt for strategien. I stedet for at give en teknologisk retning – der alligevel er forældet i morgen – giver de grundlaget for en kultur, der er fremtidssikret.

De seks principper er:

  1. Vi inddrager altid brugerne, når vi digitaliserer. Dvs. brugerne inddrages altid i projekterne.

  2. Tænk stort – start småt. Dvs. man skal holde visionen for øje, men gerne starte med pilotprojekter og have agilitet undervejs.

  3. Sæt det rigtige hold fra starten. Dvs. få alle interessenter med i projektet – og det er vigtigt, at ledelsen går forrest.

  4. Alle løsninger er brugervenlige og sikre. Dvs. at brugervenlighed og sikkerhed skal bygges ind fra starten.

  5. I al digitalisering er der styr på drift og support. Dvs. løsninger skal også kunne driftes optimalt – Devops tankegang

  6. Digitalisering skal kunne betale sig. Dvs. der skal være gevinster ved digitalisering og der skal foretages gevinstrealisering. Men der skal også være plads til innovative projekter, hvor der er en vis risiko.

Som det fremgår, kan principperne være rigtig god inspiration for andre, der arbejder med en digitaliseringsstrategi – også i den private sektor. Ganske vist var Odense kommune inde på, at der er specielle forhold for en kommune såsom mange interessenter, strategisk pres, forud definerede rammer og bindinger, kombination af stabilitet og forandring, vedligeholdelse af kompetencer og tab af it-kontrol. Det må bero på en misforståelse! Alt dette ser jeg helt tilsvarende i private virksomheder!

Peter Hauge Jensen

Handling

Det strategiske grundlag suppleres af konkrete handleplaner, der operationalisere strategien i de enkelte forvaltninger. Disse handleplaner består dels af en central del, der er affødt af generelle initiativer i kommunen, dels en decentral del, der er intern i den enkelte forvaltning.

Der arbejdes med fire typer af digitale aktiviteter:

• Initiativer affødt af fællesoffentlige samarbejder – fx digital post

• Initiativer affødt af forvaltningens forretningsbehov – fx et fagsystem

• Initiativer affødt af behov for hele kommunen – fx kontorpakke og økonomi

• Initiativer affødt af eksterne drivere – fx brug af sociale medier

Der er megen inspiration at hente i digitaliseringsgrundlaget for Odense kommune. Både for andre offentlige, men så sandelig også for private virksomheder. Og for at illustrere endnu en del af kulturen, så findes Odense kommunes digitaliseringsgrundlag tilgængelig for alle – man kan læse den her.

Per Andersens billede
Per blogger om digital transformation - teknologi, forretning og ledelse.

Kommentarer (7)

Jn Madsen

Hyre en flok garvede specialister, sætte dem sammen med brugerne .... og sende sende hele hæren af mellemledere, Power Point jonglører og projektledere på teambuilding i Nordsverige ... uden adgang til internet eller anden kommunikation.
En anelse sarkasme kan være brugt ... :)

Nils Bøjden

"Vi inddrager altid brugerne, når vi digitaliserer. Dvs. brugerne inddrages altid i projekterne."

Ud over at det er vanskeligt at forstå hvem brugerne er (borgere, offentligt ansatte eller andre), er dette et typisk monopol statement fra en organisation der har svært ved at erkende at den eksisterer for borgernes skyld og ikke omvendt.. Det mangler fuldstændigt den underkastelse der hedder: "Enhver digitalisering der involverer borgerne skal gøre livet nemmere, bedre og/eller billigere for borgerne".

Torben Jensen

Det er fint nok.. men han skulle prøve at spørge dem på gulvet. Start f.eks. med ansatte i børnehusene som pænt fik trukket "MitBarn" [http://nemboern.odense.dk/] ned over hovedet.. med iPads som konstant gik ned, mistede forbindelsen, etc etc. De havde nok at lave i forvejen.

Eller spørg dem på borgerservice.

Eller lærerne i skolerne.

Yoel Caspersen Blogger

Jeg undskylder på forhånd - jeg har intet personligt imod folk, der arbejder i den offentlige sektor, og mange af dem gør et godt og vigtigt stykke arbejde.

Men mit bullshit-o-meter slår kraftigt ud, når den offentlige forvaltnings-lingo kommer i brug.

Ord som "strategisk grundlag", "handleplaner", "operationalisere", "generelle initiativer", "fællesoffentlige", "digitaliseringsgrundlag", "organisatorisk ramme" og "digitaliseringsprincipper" vidner om et system, hvor nogen har alt for meget tid til pille sig selv i navlen.

Det virker som en ond spiral, for det må være svært at tiltrække frisk blod til organisationer, hvor man konstant skal holde møder og arbejde med handleplaner, generelle initiativer, fællesoffentlige digitaliseringsprincipper og lignende varm luft.

Jn Madsen

Præcist udtrykt, Yoel.
Det er ord som folk bruger, hvis de ikke har konkret viden,- men alligevel hænger på projektet som en igle ... måske med afgørende indflydelse.
Og det ender med at for hver der faktisk ved noget om det, der er 100 der producerer power point og bruger floskler ....

Når skidtet så brænder sammen, så udstiller man ham der under urimelige forhold desperat prøvede at skrue det sammen, og de 100 andre klapper hinanden på ryggen over deres perfekte analyser.

Log ind eller opret en konto for at skrive kommentarer