henrik knopper bloghoved

Mødekultur (?)

Det siges at vi lever i et videnssamfund og at landets fremtid skal baseres på vidensarbejdere.

Der er også nogen der mener vi lever i et drømmesamfund og at fremtiden ligger i de historier vi fortæller.

Jeg mener vi lever i de 1000 møders land, og alt for mange mennekser måler deres vigtighed på hvor tæt deres mødekalender er pakket.

Det store problem er at møder ikke er produktive. Et møde kan være orienterende, koordinerende, sågar besluttende, men tanken om at man også producerer / koder / skriver i plenum er absurd meget 70'er-agtig.

Alligevel møder vi os ihjel, og så længe vi ikke er bedre til at styre møderne er der flere der producerer drømme end viden.

Hvem har ikke oplevet at deltage i møder hvor

  • 2 personer kom dumpende efter at mødet er begyndt
  • halvdelen ikke havde læst baggrundsmaterialet,
  • flere nøglepersoner var nødt til at forlade mødet halvvejs fordi de skulle deltage i et andet møde eller fordi mødelederen bare ikke havde formået at holde tidsplanen,
  • dagsordenen først blev uddelt på selve mødet,
  • deltagere kom med skjulte agendaer
  • referatet aldrig kommer
  • man bagefter er i tvivl om hvem der endte med at skulle gøre hvad?

Mit beskedne forslag til at få ryddet op i de tomme møder er at lægge en del mere ansvar over på mødelederen efter følgende retningelinier:

Mødeindkaldelse:

Skal minimum indeholde følgende punkter - hvis den ikke gør, må mødet forventes at være dårligt planlagt og kan derfor afslås hvis tiden er presset

  • Formål
  • Agenda, gerne inkl. tidsestimater
  • Deltagerliste inkl. nogle stikord til hvorfor hver enkelt er indkaldt og hvad de forventes at bidrage med.
  • BAggrundsmateriale og læsestof inkl. læsegrad (orientering/skimmes/læses/korrektur-læses/tages stilling til/....)
  • Forventet output

Mødedisciplin:

  • Vær forberedt (hav læst relevant materiale - har man ikke læst materialet kan man ligeså godt blive væk!!! Hvem tør første gang udskyde eller aflyse et møde fordi halvdelen ikke har forberedt sig')
  • Som mødeleder - hav forberedt indledning til hvert punkt til agendaen og gør dig overvejelser om hvad du forventer at få ud af det punkt.
  • Kom til tiden og start til tiden
  • Hold tiden
  • Hvis tiden skrider, kan mødeleder mindst 15 min før planlagt mødeafslutning spørge om mødet kan udvides eller om der skal bookes et nyt
  • Hvert punkt på agendaen afsluttes med en konklusion, en beslutning og evt. handlingsliste til referatet som de tilstedeværende nikker til
  • Det er ingen skam at slutte før tiden
  • Mødereferat skal udsendes hurtigt (senest dagen efter ' som mødeleder skal man booke tid i sin kalender til det også) og indeholde beslutninger samt actionliste inkl. ansvarlig og deadline

Tror I det vil hjælpe' VIl det reducere antallet af ligegyldige møder og give alle mødedeltagere en fornemmelse af ikke at have spildt tiden'

Eller skal vi holde et møde og snakke om det?

God weekend.

P.S. Hvorfor insisterer producenter af kalenderprogrammer på, at fordi man har afslået et møde så må det ikke optræde i ens kalender? Det ville da være rart at have en reminder om at mødet var blevet holdt så man kan følge op på det.

Kommentarer (10)
sortSortér kommentarer
  • Ældste først
  • Nyeste først
  • Bedste først
#1 Martin Falck-Hansen

Jeg tror at du har ret i at man kan holde meget mere effektive møder. Jeg har læst om en virksomhed som havde et stort banner hængende hvorpå der stod: "hvis du er på vej til et møde og ikke ved hvorfor, så sæt dig tilbage på din plads". Hvorvidt folk rent faktisk efterlevede budskabet ved jeg ikke - men anekdoten er jo god aligevel.

Som med så mange andre ting så tror jeg at møder kan holdes effektive ved at planlægge dem ordenligt - de redskaber som du nævner er meget gode, men primært tror jeg at de handler om at man som mødeleder beslutter sig for at gøre møderne effektive og så have modet til at handle derefter - f.eks. smide folk ud som ikke har forberedt sig godt nok og så turde styre mødet så det bliver effektivt.

Jeg kan anbefale kurset i Mødeledelse hos http://www.facilitators.dk/ for folk som gerne vil blive bedre til at styre møderne.

  • 0
  • 0
#2 Therese Hansen

Rart med en huskeliste til kommende møder - den virker dog lidt rigid. Der er ikke plads til meget innovation og kreativitet. Men i bund og grund har du helt ret i at man ikke skal spilde andres tid, så forberedelse og et overordnet mål er de mindste krav.

Jeg er selv lidt den type der bliver lidt for kreativ i mine diskussioner og derfor skal holdes lidt i tøjler for at holde mig til emnet og indenfor den givne tid. Til gengæld kommer jeg sjældent for sent til et fagligt møde, hvis jeg selv har indflydelse på det :-).

  • 0
  • 0
#3 Peter Makholm Blogger

Hvis man synes at det er lidt striks at sende tidsestimater ud, så bør man i det mindste angive for hvert punkt om man opfatter det som et rent informationspunkt, et punkt hvor der bare skal tages en beslutning eller et egentligt debatpunkt.

Der er ikke noget værre end når en informationsrunde bliver til en detaildiskussion mellem to specialinteresser.

Og hvis man forsøger at opnå konsensus for enhver pris, så drop det. Skær igennem, tag en beslutning og få eventuel tilføjet 'protester' i referartet.

  • 0
  • 0
#4 Henning Jensen

KOrganizer kan sagtens sættes op til at man har møder, som man ikke deltager i. (Gratis opensource KDE komponent.) Så hvor seriøst har du skannet e-kalender markedet?

Forøvrigt er det måske kunne møder også foregå stående.

/Henning

  • 0
  • 0
#5 Martin Falck-Hansen

Man kan vel tilpasse møde indkaldelserne således at ved møder hvor der skal være noget kreativitet, følger man ikke reglerne så nøjagtigt.

Et andet godt trick er at have en tavle hvor man skriver de kreative indfald op så man kan huske dem uden at det forstyrrer diskusionen for meget hvis det er krævet.

Fra mit eget arbejde ved jeg at der er stor mangel på mødelokaler - er det noget andre oplever ? Har I "nok" mødelokaler ?

  • 0
  • 0
#6 Henrik Knopper

@Therese: Naturligvis er jeg rigid. Hellere det end Laissez-faire. Problemet er jo at man kan komme til at spilde rigtig mange mandetimer hvis ikke man som indkalder til et møde har gjort et godt forarbejde. Jeg har selv forsøgt at efterleve mine råd i nogle mmåneder, og je gindrømmer blankt at det tager rigtig lang tid at indkalde til et møde.

@Peter: You're my man! Den med protesterne vil jeg inkludere i fremtidige udgaver af min vejledning.

@Henning: Jeg er ikke i tvivl om at KOrganizer og sikkert nogle flere produkter har løst det problem jeg selv oplever. Men deres markedsdækning antager jeg er under 1% og der er ikke tegn på et snarligt markedsgennembrud. Jeg har faktisk sendt det som forslag til Lotus' udviklingsteam og de ville da overveje det.... Sidst jeg arbejdede et sted hvor de brugte Exchange var jeg ikke fræk nok til at kontakte Microsofts udviklingsteam. Det ville jeg nok gøre i dag.

@Martin: Jeg har arbejdet sammen med en sælger som havde det med at stoppe mig på parkeringspladsen inden et kundemøde og spørge: Hvad er det egentlig vi skal have ud af det her møde. Første gang det skete var jeg lamslået over spørgsmålet.

Mødelokaler er ofte et problem. Nogen gange kan man godt låne et enmandskontor. Største problem er de typisk ikke har whiteboard.

  • 0
  • 0
#7 Peter Makholm Blogger

Er der noget jeg ikke er god til, så er det at sidde til et møde hvor jeg kun er relevant i korte perioder. Det kan være fordi jeg er indkaldt netop for at kunne udtale mig under punkt 6 eller generelt for at blive holdt i baghånden hvis der skulle opstå noget vedrørende mit fagområde.

Er der tale om mødet i huset kan det oftest klares med lidt planlægning. Få taget de tekniske punkter først og så kan jeg få lov til at gå, når de skal til at diskutere medievinkler, markesføring, politisk effekt og så videre. Lidt svære med møder hvor jeg skal holdes i baghånden for lige hurtigt at kunne affeje en ide. Men da vil jeg ofte kunne planlægge min dag med at i den og den periode kan jeg arbejde, men vil blive afbrudt for kortere tid.

Plads til det kreative og innovative mener jeg også sagtens man kan støtte med de rigide regler. Hele pointen er selvfølgelig at planlægge det ordentligt, sørge for at få indkaldt de folk der kan bidrage til det kreative og innovative og har plads til at arbejde med det. Sørge for at få sat tid nok af og sørge for at folk er klar over målet for den innovative process. Det er da heller ikke sjovt at bruge lang tid på en brainstorm for så at finde ud af at man faktisk ikke har en klar fælles ide om hvad man brainstormer om.

(Sjovt nok synes jeg ikke at jeg har været til specielt mange dræbende møder siden midten af november sidste år)

  • 0
  • 0
#8 Therese Hansen

Jeg vil give dig helt ret i at forarbejdet til mødet skal være i orden, og at det er et stort arbejde. Det var såmænd mere udførslen af mødet, jeg helst ikke vil pålægge alt for mange restriktioner. Der skal være plads til kreativitet og diskussioner, som man ikke havde forudset og skemalagt.

Men det har Martin jo allerede leveret et bud på: godt trick med tavlen og ja, man skal vel altid tilpasse sit mødemønster til den enkelte mødetype.

  • 0
  • 0
#9 Anders Bohn Jespersen

..er vigtigt også for måder, så de mest utålmodige ikke kommer til 'kreativt møde' med de mest pedantiske/kværulantforrykte..

På det seneste synes jeg nogle af de største gener er: - stormøder - alskens godtfolk indkaldt til bred orientering eller sniksnak - mobiltelefoner og folk der render ind og ud (inkl undertegnede..) med den under afspilning af eye of the tiger i horribel kvalitet.. - laptops - et møde med 10 mennesker, hvor man pludselig føler, man er den eneste der er til møde, fordi alle de andre sidder og glor på skærmen - svarer på mails eller tjekker aktiekurser. Jeg hader at tale til folk, hvor man ikke kan se, om de hører efter - så hellere til nogen, der åbenlyst gaber eller stirrer ud af vinduet.

Men effektiv mødeafholdelse a la guidelines her => mødet tager max 45 minutter => nul laptops (undt. den til referenten :-) og nul mobilsnak..

  • 0
  • 0
#10 Jesper Stein Sandal

Et møde varer længere og når til færre konkrete resultater, jo flere deltagere der er med til mødet.

Som mødeleder bør man derfor ikke indkalde flere end de højst nødvendige for at kunne træffe en beslutning. De øvrige deltagere bliver ikke gladere medarbejdere af at have været med til at overvære processen.

Det samme gælder arbejdsgrupper (som ofte nedsættes som resultat af et møde). Der er en tendens til, at man helst vil have fem-seks personer i enhver arbejdsgruppe, men i praksis er det umuligt for mere end to-tre personer at arbejde sammen om en opgave. Så kan den mindre gruppes konkrete resultater bagefter godkendes eller afvises i det relevante plenum.

  • 0
  • 0
Log ind eller Opret konto for at kommentere