bloghoved rene løhde

Kære IT politiker,

Hermed mit indspark til det vigtigste område, I kan tage fat på.

Jeg har læst lidt om de projekter, som er i IT projektrådets søgelys og er svært deprimeret, over den manglende evne til at levere system og projekt, til tid og pris. Jeg har en fornemmelse af, at de projekterede systemer allerede delvist har udspillet sine egen roller. Ikke nødvendigvis i forretningsområde, men i implementering og aktualitet. I værste fald er de forventede brugermæssige og økonomiske gevinster gået tabt. Note: Jeg er voldsomt biased, da jeg har budt på mindst et af de omtalte projekter uden at få leverancen.

Helt konkret er jeg (og det mest af IT-branchen) udfordret af følgende:

Hvem byder?

Det er "Tordenskjolds soldater", som byder på offentlige opgaver… eller sådan synes det ihvertifald når vinderen annonceres. For at byde på en opgave, skal leverandøren typisk opfylde:

Otteciffrede omsætningskrav

Der er krav om en bestemt omsætning hos leverandøren for at få lov til at byde på opgaven. Jeg kender ikke baggrunden for dette krav. Når jeg forhører mig, lyder forklaringen oftes at det sikre den offentlig kundes mulighed for at leverandøren kan bringes til at hæfte ved eventuel bøde eller krav om erstatning. Spørger man hvor ofte dette "kort" håndhæves (og man skulle tro der var muligheder nok), er svaret: Sjældent..grænsende til aldrig. Så hvorfor dette krav?

Referencer og erfaring

Der henvises og vægtes altid på referencer og erfaringer I udbudsmaterialet for offentlige IT systemer. For at kunne henvise til kundereferencer og implementeringserfaringer, så er det nødvendigt at udbudsmaterialet konkretiserer leverancen. Det i en sådan grad, at leverandøren har en mulighed for at bringe det I kontekst, af et system leverandøren har lavet tidligere (ellers kan de ikke pege på en reference). Det betyder at udbudsmaterielet er med til indirekte at styre implementeringen og derfor har vi nu et selvrefererende system baseret på konkrete eksisterende leverance modeller. Der bliver ingen plads til nytænkning, fordi nytænkning ikke kan refereres. Når det nu er Tordenskjolds soldater som vinder hver gang, og som derfor også var medansvarlige for det sidste delvist kulsejlede IT projekt, hvilken værdi har referencer og erfaringer så?

Massivt udbudsmateriale

Der er typisk er massivt udbudsmateriale fordi vi lever I en illusion om at vi kan kontrollere og specificere alt. Det giver et udbudsomfang, som kun få organisationer kan svare på. Det er Tordenskjolds soldater, som har musklerne til at svare og forhandle disse mega-udbud. Med "mega" mener jeg ikke systemet, men udbuddet. Der er en spiral, som I selve modellen, ikke tillader nytænkning og det bør laves om!

A few good men

Det bedste implementeringer er skabt af "a few good men". Tordenskjolds soldater har rigtigt mange af landets dygtigste IT kompetencer siddende, til at udmønte udbuddet og implementeringen. However …det er lige så sikkert, som amen i kirken, at der sidder lige så mange kompetencer, uden for de traditionelle leverandører. Folk som har evnen og lysten til at tænke ud af boksen og ændre systemdesign og leveringsmønstre. Det kan ikke nytte noget, at vi diskvalificerer disse kompetencer, allerede inden udbuddet er skrevet færdigt.

Skab det økonomiske incitament

Det er muligt at lave et delvist ubrugeligt system uden på nogen måde at være I konflikt med udbudsteksten. Grundet at vi har et ønske om at specificere alt. Kravsspecifikationens checkliste skygger for hvad der egentligt var det forretningsmæssige formål med systemet. Der er stor forskel på at skrive en udbudstekst som "Opgaven er at lave et en slutbruger- og IT administrativ client-server løsning til zone systemet i HT området" eller "Lav et system, som får flere folf til at bruge offentlig transport i HT området" …ok, lidt ekstremt og intentionen kan være den samme med begge udbud, men den første (og mest almindelige tilgang) indikere at den offentlige kunde allerede har fundet løsningen, valgt arkitektur og bare skal have den implementeret. Den anden tekst er open-ended og giver mulighed for at leverandørerne kan udstille kreativitet og innovere. Istedet for at belønne leverandøren for en komplet udbudscheckliste, så beløn dem hvis systemet opfylder det egentlige forretningsmål.

Forslag:

  • Flyt alt fokus fra udbudsmaterialets kravscheckliste over til vedligeholdelse og iterationer på den endelige løsning - lav udbuddet "open ended"
  • Fjern minimumsomsætningskrav til leverandøren. Den bliver alligevel kun brugt til at diskvalificere "the long tail" af IT branchen. Gør plads til alle!
  • Fjern det diskvalificerende fokus fra eksisterende kundereferencer! De fleste offentlige udbud er one-of-a-kind infrastruktur projekter. Der findes ikke referencer!
  • Beløn for levering på forretningsmodel. Ex. Lav en flatrate bonus til leverandøren på det første års support - jo, mindre support i første driftsår - jo, større bonus.

Giv frie hænder til dem som skriver udbudsteksten og de som leverer.
Hvad har vi egentlig at tabe?

Kommentarer (13)
sortSortér kommentarer
  • Ældste først
  • Nyeste først
  • Bedste først
Torben Mogensen Blogger

Lav evt. en grænse på 20 sider på udbudsmaterialet. Hvis et projekt er for stort eller kompliceret til at kunne beskrives fyldestgørende på 20 sider, så bør det deles op i mindre dele i separate udbud.

  • 12
  • 0
Peter Müller

Split udbuddet op i mindre dele og evaluer løbende på fremskridtet og om projektet er på rette vej.

Indfør per lovkrav at alle løsninger udviklet til det offentlige skal være open source.

Tag leverandørers tidligere historik i forhold til tidligere leverencer, sikkerhed og vedligehold

  • 6
  • 0
Ulrik Suhr

Lav evt. en grænse på 20 sider på udbudsmaterialet.

Genialt!
Jeg er ikke enig med at referencen skal fjernes helt. Jeg ville nu bare vende den om. Hvis der er udført arbejde med så katastrofale konsekvenser for det offentlige. Kan de ikke byde på andre opgaver igen.
Det har den indbyggede konsekvens at man som opgave modtager kan kritisere opgaven for at mangle innovation eller man er bange for at projektet er for dårligt.

Jeg har før leget med tanken om at opstille en tabel over brancher men ikke fået det skrevet ned. Danmark har været førende på nogle områder. Dette ses ved at regler og love som indføres i DK sidenhen er indført i andre lande x antal år efter.

Denne tendens går også modsat men vi er desværre langt bagefter hvad angår IT.
på IT området er vi er ca. 7-10 år bagefter.
På medicin er vi ca. 3-5 år bagefter.

Det jeg prøver at sige er vi skal holde op med at vise politikere lyset for de kan ikke finde tænd/sluk knappen alligevel.
Vi bliver nød til at vente til ideerne er indført i så mange andre lande at DK bliver nød til det for ikke at virke total inkompetente. Det er sådan det er pt. og jeg giver op når IDA ikke magter at tage kampen op.

Hvis vi reelt skal ændre måden projekterne laves på skal der først udskiftes i toppen af IDA og andre IT foreningers ledelse så man kan påvirke politikerne direkte! Det arbejde de gør i dag er ubetydeligt og i bedste fald ikke bemærket!

suk

  • 3
  • 0
Fritz Henglein

Det er min oplevelse, at der ofte sidder beslutningstagere med samme forventninger, baggrund og ekspertise på både udbuds- og leverancesiden. Det er usandsynligt, at disse vil være lydhøre overfor tiltag, der -- lidt provokerende -- ville tage offentlig softwareudvikling ind i det 21. århundrede. Det ville jo være direkte kontraproduktivt for deres karrierer at afvige fra en strategi om at fastfryse komplicerede arkitekturer, der sikrer dem (på begge sider) kontrol og indflydelse ved at indsnævre konkurrence -- og fornyelse. Fornyelsen ville nødvendigvis skulle komme (meget) højt ovenfra: der hvor de personlige succeskriterier vitterligt omfatter høj samfundsmæssig nytteværdi til lave omkostninger. De konfliktende interesser virker altså nok mere til at være internt på udbudssiden end mellem udbuds- og leverandørsiden. Et redskab for at effektuere sammenhæng mellem mål/fornyelse og specifikation/arkitektur på udbudssiden kunne være prækompetitive prototypeprojekter til afdækning af kravene i samarbejde med uafhængige organisationer såsom universiteter eller Godkendte Teknologiske Serviceinstitutter. (Disclaimer: Jeg arbejder på et universitet, men er ikke selv just drevet af udsigten til udvikling af offenlige IT-systemer.) Ud over at være nyttige i sig selv i requirements engineering forøbet og i udformningen af kravspecifikationerne, ville højniveaus-prototyper udgør en praktisk og konstruktiv benchmark for systemerne, der så skal udvikles. Netop dette forslag nyder dog ikke den store interesse inden for specifikation/arkitektur på udbudssiden, og denne vil jo naturligvis rådgive det strategiske lag i det offentlige. Det er derfor for mig vanskeligt at se, hvordan effektiv fornyelse og øget kvalitet og produktivitet hurtigt kan komme ind i offentlig softwareudvikling. Hvis overhovedet, så kræver det en temmelig frisk og fræk tilgang fra det strategisk-politiske lag. Og den kommer næppe fra IT-projektrådet, der må holde sig til at uddele farveflag.

  • 2
  • 0
Michael Rasmussen
  • 0
  • 0
Bjørn Anker-Møller

Vi savner helt klart tiltag til at forbedre udbudsprocesser og projektudførelse, men det er også nødvendigt at se på processen før udbud og projektudførelse (IT-strategi, styring af applikationsporteføljen, enterprise-arkitektur). Hvordan vurderer man hvilke projekter der er behov for? Hvis man sender det forkerte projekt i udbud, så kan selv den mest kompetente udførelse ikke rette fejlen.

  • 1
  • 0
Gordon Flemming

Såfremt René's forslag kræver udmelding af EU, hvorledes kan Storbritannien så forblive medlem af EU med deres nye strategi for udbud af offentlig IT udvikling?

Jeg tror det er fordi artiklen henviser til anskaffelser under dkk 1.4 mio, så behøves man ikke at gå i udbud, se her:

Du kan bruge 110.000 pund uden at skulle gå i udbud og starte processen med det budget.

  • 1
  • 0
Log ind eller Opret konto for at kommentere