Inddragelse af effektiviseringsgevinster i resultatkontrakter

Hvorfor arbejder vi ikke med resultatkontrakter, herunder effektiviseringsgevinster, i offentlige it-projekter, når der eks. skal indkøbes et nyt it-system? Jeg mener, at de nuværende kontraktformer ikke er gode nok, hvis der skal arbejdes med effektiviseringsgevinster. Når der skal indkøbes og implementeres et nyt system, så ønsker organisationen det bedste system for forretningen, dvs. det system der giver det bedste resultat på bundlinjen. Der er bare et problem, og det er, at det stort set ikke er muligt med den nuværende kontraktform. Min påstand er, at det størst mulige overskud for forretningen først kan opnås, når effektiviseringsgevinsterne bliver inddraget i kontrakten.

I de offentlige business cases bliver overskuddet ofte fastlagt ud fra en standardiseret størrelse, hvilket vil sige, at skal en organisation f.eks. indkøbe et økonomisystem, så er indtægter og udgifter mere eller mindre defineret ud fra nogle forudgående generelle betragtninger. Det betyder, at budgettet, med få justeringer, kan anvendes på et hvilket som helst økonomisystem, som skal indkøbes til det offentlige. Det sker, at den samme generelle indtægtsmodel anvendes, når et nyt system skal indkøbes, selvom systemet skal anvendes i to forskellige styrelser (to forskellige forretningsområder). Indtægterne defineres altså uafhængigt af leverandørvalg og forretningsområde, og det er et stort problem, hvis der skal arbejdes med effektiviseringsgevinster i it-projekterne.

At inddrage effektiviseringsgevinsterne i resultatkontrakter vil betyde, at budgettet skal tilpasses præcist det enkelte udbud i stedet for de forholdsvis generelle antagelser, der anvendes, som f.eks., at ”et nyt økonomisystem kan resultere i besparelser på 25 % set i forhold til organisationens samlede udgifter”. Ved at anvende en resultatkontrakt kan ”indtægterne”, (effektiviseringsgevinsterne), afspejle det konkrete forretningsområdes behov, og det vil betyde, at valget af leverandør vil afhænge af leverandørens evner til at opfylde forretningens behov og krav.

Når vi trækker udgifter fra indtægter i den nuværende form, så får vi et overskud, hvor det ”overskud”, som der arbejdes videre med er målrettet mod mindst mulig udgift – og ikke størst mulig overskud.

Det er ikke umiddelbart godt nok, da valget af system meget gerne skal være målrettet mod et reelt overskud, dvs. det system der kan sikre det størst mulig overskud, når fokus er på forretningen, og ønsket er at skabe de bedste resultater på bundlinjen, - dvs. det system, som opfylder forretningens behov og giver den største værdi for organisationen på sigt.

At målrette kravspecifikationen mod forretningens behov vil være nødvendigt, hvis man ønsker et it-system, som skal være med til at bidrage til størst mulig overskud. Det vil kræve, at det samlede budget, herunder effektiviseringsgevinsterne, bliver en del af resultatkontrakten, og at leverandøren bliver belønnet for at levere et system, som opfylder forretningens krav, og dermed giver mest værdi for forretningen – og ikke som nu, hvor det ofte handler om at levere det system, der opfylder de tekniske og juridiske minimumskrav, og som er billigst. Leverandøren bliver derfor ikke vurderet og aflønnet ud fra en opfyldelse af forretningens mål og effektiviseringsgevinster.

Det kræver naturligvis en del arbejde at definere de enkelte effektiviseringsmål og - gevinster, og det kræver et eksakt kendskab til sagsbehandlingsprocesserne, men set i relation til de øvrige høje udgifter både i udbudsprocessen og i driftsfasen, mener jeg, at det hurtigt vil kunne betale sig.

Kommentarer (8)
sortSortér kommentarer
  • Ældste først
  • Nyeste først
  • Bedste først
Peter Nørregaard Blogger

Jeg er grundliggende enig i dine pointe at der kan være noget at hente ved at se på det egentlige potentiale ved en ny it-løsning og ikke blot om der nu er de skærmbilleder, der skal være, fx.

Men jeg synes at der overses nogle forhold, nemlig at kan være meget svært at afgøre graden af effektiviserings-gevinsten, mest fordi gevinsten normalt først kan høstes efter leverancen og først når organisationen selv har ændret sin organisering og arbejdsgange, noget leverandøren ikke har en chance for at gennemtvinge. Det ansvar er vel alene kundens.

Der ud over er det svært at måle effekten af et it-system alene. Et projekt med en større anskaffelse og implementering løber jo over flere år hvor der også kommer mange andre forandringer i spil, eksempelvis sammenlægninger, budget-nedskæringer og nye love og bekendtgørelser.

Så hvis skyld er det hvis en gevinst udebliver? Her vil der ligge en stor usikkerhed for såvel kunde som leverandør.

Leverandøren vil i øvrigt også være meget interesseret i hvor lang tid, der går, før han får sin betaling for de realiserede gevinster. Der er ikke mange leverandører med kapital nok til at vente 12-24 måneder efter leverance før de sidste penge er i hus.

  • 0
  • 0
Kjeld Romer Larsen

Fra min tid i KL ved jeg at det var noget vi kiggede på for at dels få kommunerne til at bide til digitaliseringsbollen, dels at gøre tingene mere agile. Jeg ved positivt at Michael Hald i KL er meget interesseret i at finde en kommune som vil afprøve konceptet. Michael har en kontakt til en fyr på CBS (tror jeg) der har nogle ideer.

  • 0
  • 0
Maren Granlien

Bestemt en interessant og relevant ide. Jeg har lavet min phd under et forskningsprojekt - effektdrevet it udvikling der netop undersøgte dette. (http://www.effektdrevetit.dk/)I samarbejde med CSC forsøgte vi at se på udfordringen med konktrakterne og lavede en pilot hvor man eksperimenterede med en delvist anden kontraktform. Jeg selv var involveret i den del som Peter Nørregaard påpeger er problematisk, nemlig hele den organisatoriske implementering(som ved mange systemer er forudsætningen for effekterne) og selve effektmålingen og det at man ikke kan isolere effekterne af IT alene. Hvis du eller andre er interesserede kontakt mig gerne. Ellers læs mere på min blog: http://granlien.dk/ehealth/ eller på forskningsprojektets hjemmeside. Jeg ved der bliver arbejdet med det flere steder i det offentlige - er selv tilknyttet et projekt som konsulent.

  • 0
  • 0
Katja Charlotte Overvad

Ja – indirekte, da valget af system forhåbentligt skal opfylde forretningsområdes krav – herunder business casens mål og strategier.

Den offentlige myndighed er selvfølgelig primær ansvarlig for sin egen business case og indkøb af et it-system. Netop for at få det bedste system, der opfylder business casen, er valget og implementeringen af et it-system utrolig vigtigt, og jeg mener, at det er centralt, hvis en succesfuld implementering skal lykkes at inddrage en opfyldelse af forretningskravene, herunder forretningens strategier og mål – Og hvis forretningskravene skal inddrages vil det bedste alternativ være en inddragelse af effektiviseringsgevinsterne.

  • 0
  • 0
Katja Charlotte Overvad

Selvfølgelig sker der hændelser, som kan påvirke processen både på indtægtssiden og på udgiftssiden, men at implementere et system uden en eller anden form for vurdering af gevinster, som eks. tidsforbruget til forskellige kerneopgaver, virker i mine øjne uhensigtsmæssigt. Mange leverandører og offentlige organisationer er bekendte med og kan arbejde med effektmål, som eks. at måle tidsforbruget på de arbejdsprocesser, som skal effektiviseres. Begge parter vil, eventuelt med ekstern bistand, være i stand til at vurdere opgaverne i et eller andet omfang - og dermed sætte en pris på en hensigtsmæssig løsning.

Leverandøren behøver ikke at vente i 24 måneder, betalingen kan jo ske i rater, og idet kunden og leverandøren ved underskrift af kontrakten, har udarbejdet en bindende aftale vil begge parter være motiveret for en succesfuld implementering. Leverandører, der kan stå inde for deres system, vil i øvrigt alt andet lige være bedre til at komme med det bedste tilbud.

Prøv at vende spørgsmålet om: En offentlig organisation udarbejder et budget og indkøber et dyrt it-system, som i et væsentlig omfang påvirker store dele af sagsgangene i organisationen, uden at vide hvilke effekter det har for de enkelte sagsgange!

  • 1
  • 0
Nicolai Dragsted

Kære Katja

Tak for et fremragende indlæg, som jeg desværre overså på grund af ferieaktiviteter.

Når business case har en central rolle i beslutningsgrundlag ved iværksættelse af konkrete it-projekter, må det være et problem, hvis der ikke foretages en konkret vurdering af gevinster og udgifter. Det bliver let et misvisende beslutningsgrundlag.

Du rejser en essentiel debat. It-skandalerne må have lært os, at analyse af de konkrete forretningsmæssige behov skal bruges som krumtap for business case, kravspecifikation og kontrakt.

At det er vanskeligt, indebærer ikke at vi kan hoppe over hvor gærdet er lavest. Der skal udøves godt håndværk af kompetente personer. Her gælder i høj grad et krav om "rettidig omhu".

  • 0
  • 0
Log ind eller Opret konto for at kommentere