Hvor filan ligger dét dokument ?

Hvor er det nu, at udkastet til næste møde ligger? Umiddelbart burde svaret jo være: I ESDH-systemet selvfølgelig! Sørgbart via nøgleord eller journalnummer. Men jeg må jo med skam erkende, at det desværre ikke altid forholder sig sådan. Heller ikke i min organisation. Om det skyldes mangel på disciplin, et bruger-uvenligt ESDH-system eller noget helt tredje skal jeg lade være usagt. Faktum er, at mit dokument ofte er ''strandet'' et helt andet sted. Det kunne være på organisationens filserver, på mit eget personlige drev, eller på et af fællesdrevene. Men hvilket? Og i hvilken mappe? Eller måske ligger det i intranettets CMS-system, som også råder over en mappe- og filstruktur. Spørgsmålet er blot igen: I hvilken mappe? Nogen til argumentere, at jeg da let må kunne finde dokumentet via de ok gode søgefunktioner i Stifinder og i CMS'en. Men der er desværre en vis sandsynlighed for, at søgeresultatet er helt negativt, fordi dokumentet ligger et helt fjerde eller femte sted. Nåh jo, sendte jeg ikke oplægget via mail som en vedhæftet fil til en kollega? Altså må jeg kunne finde det i min mail-udbakke, hvis jeg kan huske datoen sådan nogenlunde. Spørgsmålet er så bare, om det var den nyeste version jeg sendte dér?

Jeg tror, at der en mange, der kan nikke genkendende til dette billede. I mange større organisationer lider man under de mange dokumentsiloers forbandelse. Og mange har sikkert også oplevet, at IT-ledelsen i deres organisation har forsøgt sig med mere eller mindre helhjertede tiltag for at strømline og forenkle organisationens 'dokument-landskab'. Tiltag som f.eks. 'kun EDSH' eller 'kun Sharepoint'. Ud fra en erkendelse af, at det giver masser af tidsspild ikke at vide hvor de efterspurgte dokumenter befinder sig, for ikke at tale om den obstruktion mod reel videndeling et så fragmenteret dokumentlandskab jo er.

I min egen organisation er der desværre sket det, at de forskellige enheder i organisationen i takt med knopskydningen af de forskellige dokumentsiloer (fildrev, ESDH, intranet, mail, fagsystem) har skabt tætte integrationer mellem en eller flere af disse dokumentsiloer og den daglige, livsnødvendige drift. Det gør det vanskeligt (reelt umuligt?) at dekretere en feltherre-beslutning om, at ''fra imorgen'' foregår al dokumentproduktion og -opbevaring i organisationens ESDH-system. Hvad pokker gør man så?

Kommentarer (12)
sortSortér kommentarer
  • Ældste først
  • Nyeste først
  • Bedste først
Torben Mogensen Blogger

Organisering af filer i en hierarkisk træstruktur har nogle begrænsninger. Specifikt er der ofte mere end et sted, der vil være en passende placering af en ny fil, og andre gange vil man gerne have en fil liggende flere steder, så man ikke behøver at have så mange vinduer åbne af gangen.

Så derfor tror jeg, at det kunne være på tide at gå bort fra træstrukturen, og i stedet give en fil et antal nøgleord/tags. Det, der svarer til en folder, vil nu være en samling filer, der har en givet mængde af nøgleord. Dermed kan samme fil forekomme i flere "foldere" og man kan have flere forskellige views af en samling filer. F.eks. kan et foto have tags med dato, sted, motiv, personer, osv. Så kan man lave en "folder" med billeder fra en bestemt ferie og en anden med billeder af en bestemt person, og samme billede kan ligge i begge to.

Og det vil selvfølgelig være muligt at søge efter filer, der har et vist sæt nøgleord/tags tilknyttet.

Når man opretter en fil, kan man gøre det i en bestemt "folder", hvorved filen med det samme får de relevante nøgleord/tags tilknyttet. Og man kan ændre nøgleordene ved at flytte en fil fra en "folder" til en anden.

  • 3
  • 0
Lars Bjerregaard

Ole, jeg kan kun sige at jeg genkender situationen alt for godt fra min hverdag, og det er håbløst.

Mine egne dybe tanker:

  • Det eneste system som i længden duer til klassifikation og organisering af dokumenter er tagging (aka labels, kategorier, whatever). Strengt hieraki i foldere forslår ikke (hører dokumentet om indkøb af blyanter til under "Indkøb" eller "Materialer"?).

  • Det er bedst web-baseret (links). Ideelt set et godt CMS.

  • Dokumenter er bedst som HTML (links, tagging, snippets/tokens, krydsreferencer). Sådan noget kan også printes/gemmes som PDF.

  • En organisations dokument system kræver en bibliotekar/arkivar.

  • Hvis der ikke er en person/instans, med tilstrækkeligt meget magt og gennemslagskraft, til at diktere den rigtige løsning, er kaos garanteret.

Ak ja....

  • 2
  • 0
Klaus Post

I vores organisation benytter vi et system der hedder "M-Files" (jeg har ikke nogen tilknytning til produktet som andet end bruger)

Konceptuelt ligger alle dokumenter i en database med metadata, og "Folderne" (kaldet Views) er søgninger i denne database. Dokumenter gives en klasse, og der er så defineret hvilke metadata der skal populeres for denne klasse, så kontrakter har defineret start, slutdato og så videre. Metadata kan også være objekter (som kunder, projekter, osv), der har tilknyttet deres egne egenskaber.

De forskellige Views er så foldere i et drev på Explorer, og er dynamiske, så der fx kan laves Views der viser dokumenter tilknyttet et projekt, som den nuværende bruger er valgt som projektleder for.

Kør en google, hvis du vil vide mere om features. Det korte af det lange er, at "bagsiden" er, at det er konceptuelt anderledes end hvad brugerne er vant til, selv om alt foregår i et behageligt velkendt Explorer miljø. Overvejende giver systemet virkelig meget værdi for os, men:

  • De samme dokumenter vil jo optræde i mange forskellige søgninger. Det er til at forstå for nogen i starten.

  • Det er svært for brugerne, at de ikke "placerer" dokumenterne i foldere, hvor de kan finde dem igen, men at de bliver placeret efter hvor de hører hjemme.

  • Det kan for nogen være svært at gennemskue sammenhængen mellem de metadatainformationer der tastes ind, og de søgninger dokumenterne optræder i.

  • Den størte udfordring er at få defineret dokumenttyper klart og entydigt. Balancen er mellem for stor detaljeringsgrad, dvs. for mange specifikke typer, og derfor for lidt generalisering, eller for stor generalisering, der giver for vage metadata til det reelt er brugbart.

Det kan også være generende, at Mac+Linux brugere er henvist til et web-interface eller Sharepoint.

Derudover er der naturligvis overgangsperioden fra en "folder-baseret" struktur til den nye at tage højde for. For selv om de gamle dokumenter kan lægges ind, og bibeholde den eksisterende folder-struktur, så tager det også et stykke tid før man får værdi af systemet, med mindre man investerer væsentlige resourcer i at populere metadata for de eksisterende dokuemnter.

Så et skift til et konceptuelt anderledes system giver stor værdi i længden, men pas på ikke at undervurdere hvor meget det kræver for brugerne at skifte.

  • 0
  • 0
Kenn Nielsen

..må da være mere kompleks at styre, med træløs , søgebaseret arkivering.

Nu skal der også sikkerhed på søgeresultaterne, så Peter Andersen ikke kan se dokumentet som hedder "Peter Andersen" der ligger under HR - opsigelser.

K

  • 0
  • 0
Daniel Udsen

De Dokument og desktop metafore der er drivende for MSO/libreOffice fungere ikke ret godt i en "always-on" netværks forbunden værden, og kommer egentligt fra en begrensing i analog teknologi, og her er problemet, i det analoge kontor havde man en stabsfunktion(sekretær) til at håndtere "dokumentsøgningsproblemet", og hele afdelinger til at holde styr på arkiverede versioner. Det er det lngsomme mekaniske arbejdsflow du har låst dig på ved at forfatte dokumenter i word/writer, istedet for at tale om "entries" i et online system.

De steder hvor det bare virker er CVS/subversion/online-git baserede projekter og wikipedia der også har en stærk revisionstyrings backend, er karekteriserede ved at dokument metaforen er helt droppet til fordel for en URI og revisions beseret metafor.

for dokumenter er du nok nødt til at følge samme praksis som i det analoge kontor med manuel arkivering. Og masser af kaos omkring "drafts"

  • 1
  • 0
Anders Hybertz

Man kan også "bare" købe sig en Google Box og lade den indeksere sit intranet, som de indeksere internettet.

Deres indekseringssoftware kan kravle igennem alt fra databaser, over word dokumenter til source kode og CMS systemer

Tror man kan komme rigtig langt med denne model :)

  • 0
  • 1
Klaus Post

Jeg ved ikke hvor meget det i virkeligheden hjælper - vores system har også fritekstsøgning i både metadata og indhold, men det er bare svært at basere sin dagligdag på, når man har 100000+ dokumenter, så bliver søgninger af den type mindre og mindre brugbare, fordi dokumenter tit indeholder store dele ens materiale osv.

Jeg har svært ved at se det som en "silver bullet", eller noget der i det hele taget kan være anvendeligt i større organisationer.

  • 2
  • 0
Troels Arvin

Jeg mener, det er halsløs gerning at kræve, at alt skal ligge i ét system, uden at man nødvendigvis skal have en eksplosion i systemer. I stedet for at der sidder nogle folk og slår kollegerne i hovedet mht. data-placering, bør man hellere dyrke de forskellige systemers fordele.

Webbet har ligeså tydelig vist, hvor langt man kan komme med links (+ en crawler; sidstnævnte er godtnok et problem, idet jeg endnu har tilgode at opleve en virkelig velfungerende intern søgemaskine).

Personligt finder jeg delte filsystemer + wiki mest effektivt. Og så de personfølsomme tekster i journalsystemet, således at loven følges. Tekniske tekster bor i versionsstyringssystemet, hvis folk kan finde ud af det (hold kodeord ude af filer, der bor i versionsstyring, ellers bliver der alt for meget bøvl med rettighedshåndetering).

Sharepoint kan jeg ganske enkelt ikke holde ud: Dårlig og langsomme søgninger, svær at integrere med Kerberos (SSO, så ikke blot Windows-brugere er med), elendig wiki-funktionalitet ved lange dokumenter, blot for at tage et par eksempler.

  • 1
  • 2
Stig Andersen

Hvad pokker gør man så? Et bud på et svar på baggrund af nogle års erfaring med ECM strategiudvikling og implementering.

Mange medarbejdere vil genkende de udfordringer Ole fint eksemplificerer og efterspørgerer en løsning på. En del af svaret ligger gemt i artiklens eksempler.

Når der produceres et stykke ”content” i organisationen, fx når en medarbejder skriver et dokument (men ”content” kan jo være meget andet), skal det gemmes så det kan genfindes igen. Den tænkning der ligger bag et eksistensen af et ”hvor” og et konkret ”dokument”, er en reminiscens fra tidligere tiders tilgang til dokumenthåndtering. En tid hvor man producerede dokumenter, fx mødereferater og sagsarkter, man efterfølgende arkiverede i arkivskabe og senere i directories. Her kunne man (forhåbentlig) genfinde dem i version 1.0, 1.1, 1.2 osv.
Organisationer der med succes overkommer de udfordringer der beskrives her, tænker Content Management på en anden måde.

For det første har de et bredt syn på content – man ser content som noget der indgår i en livscyklus, der er en integreret del af organisationens forretningsprocesser. Content skabes, lagrers, distribueres, genfindes osv. Når et content item skabes er det forretningsprocessen og brugeren, der er væsentlig. Fokus er ikke på et "dokument" og hvor det skal "gemmes". "Gemme"-delen er en del af "management" - en forretningsorienteret struktur og strategi, der understøtter content's livscyklus.

For det andet har disse organisationer erkendt, at content og dermed Content Management er en vital del af forretningen. Beslutninger og tiltag i den forbindelse har bevågenhed på topledelsesplan og organisationens struktur afspejler, at content management, governance og compliance handling er en naturlig del af det, at drive forretning. Hvorfor? Fordi ”content” er (et af) næsten alle virksomheders værdier. Fx er det vanskeligt at opnå gevister gennem procesoptimering i en produktionsvirksomhed (eller kommune vil jeg antage), hvis man ikke har mulighed for at ”manage” content aktivt i organisationens arbejdsgange.

Så Ole, som svar på dit spørgsmål ”hvad gør man så” vil mit input, på baggrund af erfaring fra en række ECM strategi-projekter være; organisationen som helhed, især ledelsen, skal først se og forstå hvordan ”rigtig” content management (ECM) kan være til værdi fororganisationen som helheden. Ellers er det op ad bakke. På den baggrund bør det være muligt at etablere et projekt/program for organiseret content management (ECM). Dernæst, formuler konkrete mål for hvordan content management kan og skal understøtte organisationen. Identificer og beskriv de siloer du nævner og etabler governance-strukturer, der kan binde dem sammen. Få et overblik over alle de applikationer der håndterer content. My two cents.

  • 2
  • 1
Log ind eller Opret konto for at kommentere
IT Company Rank
maximize minimize