Jens Hvid Brøndberg bloghoved

Har du styr på dit IT-udstyr eller ryger det på lossepladsen eller hjem til medarbejderne?

Gennem de seneste måneder har jeg talt med overraskende mange virksomheder, som ikke har et struktureret overblik over deres IT-udstyr, det gælder alt, lige fra mobiltelefoner, bærbare, tablets, kopimaskiner, til servere m.m.

Det er ret interessant, da IT-udstyr for mange virksomheder repræsenterer værdier i millionklassen og uden et ordentligt overblik over sine IT-aktiver, er der stor risiko for at virksomhederne bruger unødigt mange penge på nyt udstyr, som de reelt ikke har behov for.

Konsekvensen af manglende overblik over sit IT-udstyr resulterer i:

  • Manglende udnyttelse af reklamationsret eller garanti
  • Risiko for svind
  • Risiko for at medarbejdere får mere og dyrere IT-udstyr end de reelt har behov for
  • Funktionsdygtigt udstyr kasseres i stedet for at få penge for det

På stort set alle IT-produkter er der iflg. købeloven en reklamationsret på 2 år (med mindre andet er aftalt og sælger tydeligt har fraskrevet sig reklamationsretten), og på nogle produkter yder producenten yderligere en decideret garanti i en årrække.
Reklamationsretten, eller garantien, benyttes ofte ikke hvis et produkt går i stykker, i stedet køber mange et nyt igen. Det er direkte spild af penge.

Uden overblik er der selvfølgelig også risiko for at IT-udstyret ender andre steder end hos virksomheden, det er en velkendt udfordring, jeg er skeptisk af natur og tror, at det sker i et større omfang end mange virksomheder er klar over.

Rigtig mange medarbejdere vil gerne have det sidst nye indenfor IT, og jeg har mødt flere gamle kollegaer, der følte det var deres ret at få det nyeste (og dyreste) IT-udstyr. Udfordringen er at mange virksomheder køber en masse udstyr, selvom det eksisterende udstyr reelt løser ens arbejdsmæssige behov.

Når virksomheder skal skifte IT udstyr er det yderst sjældent at man får solgt det funktionsdygtige udstyr, og det ender i stedet på lossepladsen. Det er synd for der er masser af muligheder for at sælge brugt udstyr, der er også nogle forhandlere der opkøber brugt IT-udstyr inkl. eventuel datarensning af harddiske m.m.

En lille historie fra min tidligere arbejdsplads

Da den nye iPhone 5s kom på markedet, var det interessant at følge med i hvor mange mobiltelefoner, der pludseligt gik i stykker og skulle skiftes til den nye iPhone 5s. Og da først snebolden rullede, så startede lavinen og næsten alle medarbejdere i administrationen endte med en ny iPhone 5s. De brugte telefoner røg enten i skraldespanden eller endte hjemme hos medarbejdernes teenagebørn.

Vi købte altså en masse nye (dyre) telefoner til ca. 5.500 kr/stk., som vi reelt ikke havde behov for. Samtidig undlod vi at indsamle og sælge de brugte og (formentligt) funktionsdygtige telefoner. Det kostede rigtigt mange penge, som kunne have været sparet, hvis vi havde haft en bedre styring af og overblik over vores udstyr. Forhåbentlig steg medarbejderglæden lidt på den korte bane :)

Jeg har, som du sikkert kan fornemme, en hypotese om at mange virksomheder har et stort spild på IT-udstyr. Jeg mener man nemt kan spare penge ved hjælp af nogle simple metoder til at få mere styr på og overblik over IT-udstyret.

5 simple råd til at få mere styr på dit IT-udstyr

  • Centraliser IT-indkøb og ejerskab hos f.eks. IT-afdelingen
  • Start med at lave en simpel oversigt over jeres IT-udstyr
  • Udpeg én ansvarlig for monitorering og opfølgning på IT-udstyret
  • Udnyt garantierne på alt Jeres IT-udstyr
  • Sælg funktionsdygtigt udstyr i stedet for at kassere det

De nemmeste penge at spare er at lade være med at købe

Jeg er med på at det koster lidt ressourcer at sikre et overblik over sit udstyr, og det skal selvfølgelig opvejes ift. hvor stor en værdi IT-udstyret repræsenterer. Men jeg er helt sikker på at rigtig mange virksomheder kan hente nogle nemme penge ved blot at følge de 5 simple råd.
De nemmeste penge at spare er helt at lade vær med at købe! 

Jeg er nysgerrig efter at høre om Jeres erfaringer på dette område, kom endelig med nogle input!

Kommentarer (10)
sortSortér kommentarer
  • Ældste først
  • Nyeste først
  • Bedste først
#1 Magnus Toftdal Lund

Salg af hardware kan være problematisk, fordi du så overtager reklamationsproblematikken (ja, du kan sende den videre til din leverandør, men...) Derudover er gensalgsprisen på elektronik meget ofte meget lav (vi havde en 2 år gammel bladeserver til en købspris på den forkerte side af en million, som vi blev tilbudt 5k for... Vi endte med at forære den væk)

Genbrug internt - husk på omkostningerne ved at reformatere, kontrollere at skidtet virker - opdatering af programmer osv.

Centralisering af indkøb vs. decentralisering er en evig pendulvirkning - der er fordele og ulemper ved begge dele. IT-udstyr er så vitalt for rigtig mange arbejdsfunktioner, at centralisering kan skabe rigide flaskehalse, mens decentralisering er dyrere pga. fejlkøb, manglende kompetence osv.

Et centralt system til at holde styr på dine aktiver koster også - også i vedligehold ("Har vi rent faktisk stadigt den ekstra mobil til at ligge - virker den stadig")

Ligesom til din sidste blogpost - pas på med at kigge på ørerne og lade dalerne rulle. Aktiviteter, der ligger uden for din spidskompetencer, bør du kraftigt overveje, hvorvidt de er en god ide. Det skal være nogle ret dyre komponenter, før det kan betale sig at systematisere ret meget, hvis du ikke har en stor volume.

  • 3
  • 0
#2 Christian Nobel

"Når virksomheder skal skifte IT udstyr er det yderst sjældent at man får solgt det funktionsdygtige udstyr, og det ender i stedet på lossepladsen."

Kan vi ikke snart blive fri for gamle skrøner om "lossepladsen" - WEEE-affald indsamles og destrueres/genbruges/oparbejdes nu om dage.

Og så er der altså ikke noget der hedder "lossepladsen" mere!

  • 2
  • 0
#3 Ove Larsen

Der er måske en anden løsning for virksomheder end at skrotte deres utidssvarende IT udstyr og - ved ikke at se det som affald - men at se det som en ressource, hvis det bliver gjort på en miljømæssig rigtigt og forsvarlig måde.

Lige nu har FairDanmark en container på vej i det Indiske Ocean med 600 computere - der skal blive til 10 IT-centre i Malawi. Containeren indeholder computer nummer 1.500 som FairDanmark har formidlet til samarbejdspartnere i Malawi.

FairDanmark er en 100% frivillig NGO.

Især private små og mellemstore danske virksomheder kan gennem virksomheds-kontrakt få en løsning for deres afskrevne IT-udstyr og FairDanmark sikrer overskrivening af harddiske (og andre medier) efter NIST standarder og dermed kan virksomheder spare mange dyre It-medarbejder timer for virksomheden, samtidig med at virksomhederne får fuld adgang til at følge udstyret hele vejen.

Malawi er et land næsten uden internet og et land der er på FN's liste over mindst udviklede lande, så der er virkelig brug for at støtte op om landets udvikling.

FairDanmark dumper ikke bare IT-udstyr i Afrika men arbejder med en tilbagetagnings ordning der sikrer at når udstyret ikke længere fungerer i Malawi bliver det indsamlet, men indtil nu har det udstyr der er, i de allerede etablerede IT-centre vist at sådan udstyr der er utidssvarende i Danmark, sagtens kan fungere i mindst 4-5 år, ved brug af Linux (EduBuntu) og Open Source programmer.

Så hvis en virksomhed står med et IT hardware problem fordi medarbejderne kræver nyere og nyere udstyr, skulle man måske lige give www.fairdanmark.dk en tanke og de samarbejder selvfølgelig også omkring CSR, kommunikation og dokumentation til grønt regnskab. Og de stiller gerne op til et orienteringsmøde inden virksomhederne forpligter sig.

  • 6
  • 0
#5 Frithiof Andreas Jensen

Normalt skifter man alle mobiler ud når de har en bestemt alder, så behøver de ikke at "gå i stykker". Tingene holder muligvis også lidt bedre når folk kan købe deres gamle iPhone for 300 kroner af firmaet ved samme lejlighed.

Man kan vel gemme et par gamle iPhone 4 - den hvor Bluetooth ikke virker i - til de som alligevel "taber" telefonen ;-)

  • 2
  • 0
#6 Bent Jensen

"De nemmeste penge at spare er at lade være med at købe" @Jens Hvid Brøndberg

Dette her er måske ikke så rigtigt og vigtigt som det har været men: Hvis man udvikler film, laver vejrudsigter, eller andet hvor der skal bruges meget computer kraft. Så er Tid er jo også penge. Så prisen på medarbejder der venter med lange svartider har jo også en pris. Telefonen er desuden det nemmeste, og billig at skifte, den gamle konto ind, og synkronisere og man er i gang. Og med de nye topversioner af Android til under 2000,- så er det jo ikke dyrt.

Det er langt være med en ny PC, det tager minimum 2-3 dage før alt er på plads og man arbejder 100% igen.

Men hvis man skal spare lidt "håndøre" hvorfor så købes Appel, en ny android til 2000,- er lige så god. Du har ikke haft ind i dine overvejelser, at købe billiger dimser :-) Måske lidt mindre Yupie, aktigt kunne spare lidt

Med hensyn til salg af brugt EDB udstyr LOL Vil mene når man har brugt det i den korrekte leve tid som er 4-5 år for PC og 2-4 for bærbare der tages med rundt, og der med går til, så vil der hurtigt koste mere at sælge det i bøvl(tid som er penge), ind hvad man kan få ind.

  • 1
  • 0
#7 Deleted User

Hej Bent, tak for dine input. enig tid er penge og udstyret skal selvfølgelig virke bedst muligt - det er dog ikke min pointe. jeg siger i stedet at når man skifter skal man overveje at sælge udstyret og hvis det er i stykker skal garantien udnyttes hvis den findes. Der er mange virksomheder som har specialiseret sig i opkøb og der er vel en grund til at nogle virksomheder vælger at bruge tid på at sælge deres brugte udstyr.

I øvrigt enig med at det i mange tilfælde kan betale sig at købe billigt udstyr men faktum er at der købes meget dyrt udstyr fra bl.a. Apple som repræsenterer en god brugtværdi.

  • 0
  • 0
#8 Bent Jensen

Vil jeg bortgive afskreven gammel udstyr til velgørende formål. De har frivillige som kan bruge deres tid på at få det i ordnet, og sælge det.

Ved ikke om man kan få en kvittering, som kan afskrives som godgørende formål, eller om det kun er penge som man kan skrive på selvangivelse. Modtager skal jo ikke betale skat, og du får et fradrag. Ups, der fandt jeg måske et skatte hul :-)

Men du har jo ret i at man altid skal sætte sig, og se hvordan man får mest for sine penge, det er jo normal købmandskab, som man som ansvarlig leder også skal se på. Istedet for kun at fyre, for at få en god bundlinje. Se på Lars Larsen, han får nok brugt sine garantier og købt mest for pengene. Et meget godt eksempel på det har vist også været i en artikel på V2, et firma kom gennemkrisen uden fyringer, ved løntilbageholdenhed, igen overtid og besparelse på Kontorartikler og andet. De stjal hvis reklame kuglepenne med arme og ben.

  • 1
  • 0
#9 brian knudsen
Ove Larsen

Fairdanmark er på papiret et fin tanke, men jeg mangler stadigvæk at se at nogle af alle de CRT skærme der er blevet dumpet i malawi finder vej tilbage til Europa. De sidste billeder jeg så fra tilbage modtagelsen i Norge viste kun "grønt affald". Når vi snakker om Etikken i det brugte udstyr, så er problemet med at donerer udstyr til især afrika, at det lokale økosystem for vedligeholdelse af IT installationer lider kraftigt under donationer fra vesten. Dette skyldtes at de lokale pc pushere ikke kan skabe en stabil forretning da mange af deres kunder har fået foræret udstyr fra velmenende personer og de steder hvor de har været tvunget til at indkøbe udstyr har de større succesrate med at få det brugt.

  • 0
  • 0
#10 Ove Larsen

Hejsa Brian. Og vi har også set 'IT-donationer' givet, uden at donor tage ansvar.

Du tager udgangspunkt i - at tilbagetaget udstyr skal tilbage til Europa - men der er ved at være opbygget miljømæssig korrekte løsninger på kontinentet - og så længe verdensmarkedspriserne på kostbare metaller der udvindes fra korrekt miljømæssig genanvendelse af IT udstyr er så høje som de er, er der et meget stort incitament til at finde korrekte løsninger på kontinentet.

Vores søsterorganisation, FAIR Norge arbejder på en helt anden måde end FAIR Danmark, på grund af en helt anden lovgivning i Norge og de arbejder i andre lande end vi gør. FAIR Danmark er en meget mindre frivillig organisation og Malawi er et af de fattigste lande på kontinentet. Derfor samarbejder vi med lokal uddannelses institution og lokal NGO, der sørger for den lokale infrastruktur, i form af f.eks. en teknikker der så er ansvarlig. Vi hjælper lidt til med f.eks. netværks opkvalificering af teknikere, hvis det er nødvendigt. FAIR Danmark sikrer bæredygtigheden i projekterne ved at lokale partnere er omdrejningspunktet for projektet og er ansvarlig for udstyret.

Afrika er et meget stort kontinent og der er meget store regionale forskelle. Der er lande hvor vestlige firmaer kan lave en forretning ud af det genbrugs IT-udstyr, de tager tilbage fra deres kunder og sælger på på kommercielle vilkår på kontinentet, men der er også lande som f.eks. Malawi der er på FN's top 10 liste over mindst udviklede lande i verden, hvor der ikke er opbygget et kommercielt marked af betydning.

I det sidste projekt har vi koncentreret os om gymnasier i en region sammen med et regionalt universitet, da der ikke er nogle gymnasier i det område der har IT og man skal have adgang til IT for at kunne bestå den statslige gymnasiale IT-eksamen. Så det vi arbejder med er basis i et land der ikke har adgang til basis. Og den container der ankommer snart skal udbygge det allerede etablerede samarbejde med 10 nye IT-centre på gymnasier i regionen.

  • 0
  • 0
Log ind eller Opret konto for at kommentere