Teknologi ≠ Digitalisering! Glem ikke den ”sidste mil” – brugerens workflow og adgang!

Så skal ”husk-nu-fokus-på-brugeren” kæphesten lige have et slag igen! Når man kaster et blik på den meget aktuelle – og ikke mindst vigtige – debat, der foregår omkring digitalisering i Danmark, så mener jeg, der hersker en ubalance i forhold til, hvor der fokuseres og på hvad. Der tales alt for meget teknik! Software-løsninger der erstatter almindelige hotel- og taxi-forretning, applikationer, der erstatter den lokale vinhandlers rådgivning om god vin etc etc. Se det er ”disruptive” digitalisering!

Nuvel – teknologi er naturligvis en vigtig komponent, når vi taler digitalisering – det vil jeg ikke underkende; men det er ikke en dyt værd, hvis der ikke samtidigt fokuseres på, hvordan den nye digitaliseringsteknologi forankres i mennesker og deres arbejdsprocesser. Og specielt, når vi taler digitalisering i arbejdslivet.

Digitalisering forhøjer krav til it-sikkerhed => bøvl for brugeren.

I virksomhederne implementeres der i høj grad nye systemer og digitale værktøjer, der har til formål at digitalisere tidligere manuelle og fysiske processer. Elektroniske sagsbehandlingssystemer, patientsystemer, passystemer, selvbetjeningssystemer, CRM-systemer m. fl. Og de giver alle rigtig god mening i forhold til at effektivisere processer vha digitale værktøjer – vel og mærke, hvis man også husker at gøre både adgang til systemerne intuitive og med respekt for det workflow, som den enkelte medarbejder har i hverdagen. Hvad nytter alle de værktøjer, hvis det tager brugeren 10 minutter at logge på systemerne, fordi vedkommende skal huske 14 forskellige passwords – et for hvert spritnyt system? Og disse passwords er jo så naturligvis komplekse og stærke for at leve op til de forhøjede sikkerhedskrav, der dukker op i kølvandet på digitalisering. Når systemer overgår fra fysisk til digital udgave bliver de samtidigt lettere at tilgå. Også for folk, som man måske ikke er interesseret i skal snuse rundt. Da patientjournalen var fysisk og lå i arkivet i kælderen, var det umuligt for en hacker et sted i verden at få adgang til folks sundhedsdata; men den situation er helt anderledes ift elektroniske patientsystemer. Og hvis man ikke passer på, hvordan man skruer sin passwordhåndtering og sit adgangssetup sammen, så bliver det brugeren, der betaler hele ”regningen” for den forhøjede sikkerhed i form af logon-bøvl.

En firmaudleveret smartphone/tablet er IKKE et gode – vi skriver 2016 ikke 1997!

Der er også stadigt virksomheder og arbejdspladser, hvor det bliver opfattet som et gode (???!!!), hvis en medarbejder skal have udleveret et arbejdsgiverbetalt mobil-device/smartphone… Så i disse tilfælde er medarbejderen tvunget til at tilgå alle de herlige nye systemer og værktøjer fra én specifik fysisk arbejdsplads – det er der altså ikke meget digital proces over. Den ”sidste mil” mellem system og bruger er glemt, hvilket i den grad forringer effekten af digitaliseringen. Når man nu har brugt en masse udvikling på at gøre sig fri af gamle fysiske begrænsninger i arbejdsprocessen, så er det da en smule tosset ikke samtidigt at sørge for, at medarbejderne kan få fuld effekt af digitaliseringen ved at kunne tilgå systemerne, der hvor de nu måtte befinde sig.

Oversættelsesproblemer?

Udfordringen er måske, at der stadigt kan være en tendens til ”oversættelsesproblemer” mellem forretningen og IT, så selvom der rent it-mæssigt bruges kræfter og ressourcer på at implementere nye digitale platforme, så sættes der ikke tilsvarende mange midler af til at forankre brugen af de nye systemer i fra forretningens side – og omvendt.

Så glem nu ikke koblingen mellem medarbejder og system, når der tales digitalisering – det er denne sidste mil, der gør om teknologien og dermed digitaliseringen får effekt eller ej.

Jesper A. Frederiksens billede
Direktør og partner i Conecto A/S med fokus på rådgivning og implementering inden for virtualisering, mobility og enterprise collaboration.

Kommentarer (2)

Henrik Eiriksson

respekt for det workflow, som den enkelte medarbejder har i hverdagen

Jeg har sgu' aldrig set det ske. Selv "skræddersyede" digitale løsninger har ændret på arbejdsgange som virksomheden har fulgt i årtier. Måske man skulle til at betragte det digitale som blot et værktøj fremfor en løsning.

Henrik Hansen

Og de giver alle rigtig god mening i forhold til at effektivisere processer vha digitale værktøjer – vel og mærke, hvis man også husker at gøre både adgang til systemerne intuitive og med respekt for det workflow, som den enkelte medarbejder har i hverdagen.

Nu vi er ved kæpheste, så ramte du måske en af mine der. Måske fordi ordet 'respekt' kan vægtes meget forskelligt. Det er et fodskud af kaliber, hvis man holder fast i den gamle traver om, at brugerne "skal sige hvad de ønsker, så skal IT nok få det digitaliseret". Mange gange ender man nemlig med en digital udgave af et analogt workflow og det medfører dels uhensigtsmæssige tilpasninger af softwaren og dels at man ikke får fuld gevinst af mulighederne. Hvis man derimod bruger lejligheden til at kigge på hvordan IT-løsningen vil løse opgaven og dernæst uddanner brugerne i dette, skal det være min påstand at man ender med bedre løsninger og ikke mindst mindre tilpasning af både software og brugerguides.

Log ind eller opret en konto for at skrive kommentarer