I fredags kom Version2 med artiklen: Sønderlemmende kritik af statens it-projekter: Urealistiske forventninger til milliongevinster. Denne artikel var baseret på en ny beretning fra Rigsrevisionen om, at gevinstrealisering halter.
For mig er en non-historie. Det vidste vi godt. Den årlige undersøgelse af danskernes brug af business case og gevinstrealisering har otte i træk konkluderet, , at vi er bare dårlige til gevinstrealisering. Det glæder både den offentlige og private sektor. For det står lige så slemt til i den private sektor.
Den offentlige sektor har – heldigvis – Rigsrevision til at belyse udfordringerne her. For her forvaltes andre folks penge.
Denne samme instans findes bare ikke i det private. Der bliver det beskidte undertøj ikke hængt til tørre på samme måde. Men vi forvalter stadigvæk andre folks penge.
Jeg kunne have skrevet den rapport uden at skulle spørge de ministerier, som er i søgelyset ifm. med undersøgelsen. Konklusionerne fra rapporten er jeg helt på linje med.
Dog undrer det mig, at det er kun halvdelen, som man kunne realisere af de beskrevne gevinster. Dette tal virker for mig højt. Jeg plejer at sige, at en tredjedel af de beskrevne gevinster kan realiseres.
Uanset hvad så har vi et potentiale - som vi skal jagte. Specielt en i tid, hvor rigtig mange lider pga. en pandemi. Vi har brug for forvaltningen af pengene sker, så tab undgås ved rettidig omhu (som en kendt reder sagde en gang). Vi ser ind i en kæmpe krise.
Nu tager vi bare den offentlige sektor som eksempel. Her vil jeg fremhæve et par områder, hvor jeg erfaringsmæssigt ved, at gevinstrealiseringen halter. Den private sektor kan fint læse med – de har nogle af de samme issues. Resten kan I læse jer til på enten businesscase.dk eller undersøgelsen ”Danskernes brug af business case og gevinstrealisering”.
Udbudsregler er gift for gevinstrealiseringen:
Regler om udbud gør, at den første version af business casen bliver udarbejdet mange år før, den første gevinst potentielt kan realiseres. Og ikke mindst fastprisprojekter er gift for gevinstrealiseringen, som jeg har været inde på en blog for et år siden.
Hermed ikke sagt, at vandfaldsprojekter er noget skidt. Hvilken leverancemetode bruges er sekundært her. Blot at jo længere der går fra, at den første tanke bliver født til realisering sker, jo flere faktorer kan påvirke gevinsterne i alle retninger.
Det svarer lidt til, at man bestiller en Tesla, som bliver leveret om tre år. Man bestilte bilen i god tid for at få en afgiftsfri bil og billig strøm. I ventetiden har regeringen valgt at lægge afgift på bilen og den el, som skal bruges til at drive bilen frem, da denne el produceres på kul. Dels har man indgået en bindende aftale – og dels har man ikke fulgt med i medierne om, at forudsætningerne er skredet. Dvs. regningen rammer en som en hammer.
De forkerte skriver business casen:
Det er de forkerte, som skriver business casen. Alt for mange gange har en eller anden it-projektleder skrevet et forsøg på en business case. Business casen SKAL – og jeg mener SKAL – skrives af dem, hvis budget bliver påvirket af den forandring, som investeringen kræver. Det er helt naturligt, at dem som skal gennemføre en besparelse, også er dem, som ved om besparelsen kan gennemføres.
Det svarer lidt til, at en udefra fortæller en, hvor meget man kan tabe sig. Tossen mener 15 kg, da der står i et eller andet benchmark, at en eller anden i USA har gjort det samme. Men det kræver, at man skal lægge GT’er og bearnaisesovs på hylden og ti timers ugentligt træning. Det, ved man godt selv, er total urealistisk. Det er nemmere for en 3. part at skrive sådan noget sludder, da ikke går ud over en selv.
Der er ikke det rigtige fokus på gevinstrealiseringen:
Der er fokus på gevinstrealisering et år efter. Projektet er afsluttet, organisationen ånder lettet op, og alt ånder fred og ro, lige indtil It-rådet sender en venlig reminder om, at der skal foreligge en gevinstrealiseringsrapport. Så er helvede løs. Der er ingen dokumentation opsamlet undervejs, ingen fokus på at det faktisk sker etc. Der bliver skrevet en sludder for en sladder – og pludselig kommer rigsrevisionen med en rapport, som vi så i sidste uge.
Gevinstrealisering handler om et fokus på gevinsterne fra start af, under projektet og specielt under gevinstrealiseringsperioden. Det sker bare ikke – for kulturen er ikke til det. Uanset, om det er den offentlige sektor eller den private sektor. Kulturen skal være sådan, at man har fokus på de nøgletal, som ønskes forbedret. Ser vi forbedringer? Ser vi ændringer? Forventer vi fortsat at kunne påvirke i et omfang, som berettiger investeringen?
Det svarer lidt til, at man vil gerne løbe en maraton. Det vil man gerne gøre under 3 timer (det er mega hurtigt og urealistisk for de fleste inkl. undertegnet). Det betyder, at man skal kunne løbe med et tempo på under 4:22 min./km. Hvis man løber uden løbeur, så skal man være mere end heldig for at nå sit mål. Med et løbeur har man mulighed for at korrigere, hvis man løber for langsomt (eller for hurtigt og dermed brænder ud før tid). Bl.a. derfor er måling og løbende opfølgning vigtigt.
Og sådan kunne jeg blive ved …
Inden vi slår på den offentlige sektor, om at de ikke klarer sig særlig godt ved gevinstrealiseringen, så skal man altid huske, at når man peger på nogle, så er der normalt også tre fingre, som peger på en selv. Den private sektor er mindst lige så slem. Om det er halvdelen eller en tredjedel af gevinsterne, som ikke kommer hjem, er der ingen grund til at skændes om. Nej – vi skal fokusere på, at der er noget, som vi kan blive bedre til. Alle sammen.
Min holdning har altid været at fremhæve de gode eksempler, så de knap så gode eksempler kan blive bedre. Derfor startede jeg sidste år konferencen ”Danmarks bedste business case”, hvor vi hyldede de gode eksempler, så andre kunne få inspiration til deres business case. Vi gentager succesen i år den 3. nov. Covid-19 ville, at det bliver online – men vi har gjort det gratis.
Hvis du har nogle gode eksempler, så hører jeg gerne fra jer.
Det er mit håb, at Rigsrevisionen skriver en noget mere positiv rapport pga. den indsat vi gør sammen. ”Ses” vi den 3. nov.?
Det er mit håb, at Rigsrevisionen skriver en noget mere positiv rapport pga. den indsat vi gør sammen.
En revisor har meget svært ved at sige noget positivt. Det kan blive betragtet som en blåstempling. En revisors hovedopgave er at habil, uden sin habilitet kan han M/K ikke noget. For at være habil må revisor ikke medvirke til at en virksomhed træffer et valg frem for et andet valg, derfor bære en revisor typisk kun på negative budskaber.
En revisor har meget svært ved at sige noget positivt. Det kan blive betragtet som en blåstempling. En revisors hovedopgave er at habil, uden sin habilitet kan han M/K ikke noget. For at være habil må revisor ikke medvirke til at en virksomhed træffer et valg frem for et andet valg, derfor bære en revisor typisk kun på negative budskaber.
Jeg forstår din pointe ...
Min pointe er, at det er mit håb, at rigsrevisionen vil skrive, at det går bedre med gevinstrealiseringen. Ikke at det går godt, men det går relativt bedre ...
En lille korrektion dog:
"Business casen SKAL – og jeg mener SKAL – skrives af dem, hvis budget bliver påvirket af den forandring, som investeringen kræver. Det er helt naturligt, at dem som skal gennemføre en besparelse, også er dem, som ved om besparelsen kan gennemføres."
Der er ofte en manglende sammenhæng mellem dem, som skal gennemføre en besparelse, og dem som bliver påvirket af forandringen.
Hvem har ikke oplevet at Knaldhamrende System (tm), giver besparelse på HR-afdelingen, men kræver at samtlige medarbejdere skal bruge mere tid på registrering?
Her er det offentlige i en særklasse, fordi der er så mange mennesker, som rammes, og fordi disses tid bevidst regnes for gratis.
Der er ofte en manglende sammenhæng mellem dem, som skal gennemføre en besparelse, og dem som bliver påvirket af forandringen.
Helt enig!
Men det er en anden problemstiling. For dem som skriver business casen er ikke altid dem, som skal hjælpe med at realisere den. Denne problemstilling kalder jeg bl.a. for så og høst problematikken. Nogle gør det ene og nogle gør det andet. Partnerne er afhængig af det sker begge steder ellers kommer der ikke korn op.
Jeg forsøger at beskrive det her: https://businesscase.dk/skabelon-gevinstoverblik/
Denne diagrammeringsmetode kan synliggøre hvem er afhængig af hvem ...
Som altid et godt indspark/indlæg fra din side, Martin.
Jeg vil dog tillade mig at skrive at jeg synes du sammenligner æbler og pærer når du sammenligner det offentlige og det private i denne sammenhæng.
Og jeg synes personligt sammenligningen også afsporer selve det vigtige: Hvordan bliver det offentlige bedre til at lave sine it-projekter?
Der er ingen tvivl om at det private fejler så det brager indenfor it-projekter. Der er dog en meget vigtig forskel i min optik: Det private har ikke uanede penge til rådighed og samtidig kan det private også alt andet lige lave nogle meget mere enkelte businesscases, for det privates formål er at tjene penge og derfor er fokus også meget mere enkelt.
(det betyder ikke at de er gode til det, men det er bare i min optik irrelevant, hvis diskussionen handler om offentlige it-projekter)
Det er mudring af diskussionen, businesscasen om du vil, at sammenligne det private og det offentlige i denne sammenhæng.
Alt andet lige så kæmper det offentlige i forhold til it-projekter med nogle problemer, som det private erhvervsliv er forskånet for: politkere, embedsværk, bevillingsrammer med mere og ikke mindst begrebet gevinstrealisering i det offentlige(hvad er det?)
It-projekter i det offentlige lader til at løbe løbsk fordi der ikke er nogen som tør sige fra; der er ikke nogen stopklods (vi beder bare om flere skattekroner)
Et godt eksempel på forskel mellem det private og det offentlige:
I det offentlige får de opgaver af politkerne og de øverste embedsmænd, som man aldrig ville få det i private, eksempelvis et ejendomsvurderingssystem til skatteopkrævning eller gældsinddrivelsessystem, som skal tilpasses en masse interessenter, som du som virksomhed ikke er herrer over.
Ingen i det private ville eksempelvis gå ud og forsøge at lave et ejendomsvurderingssystem og lade det fortsætte i evigheder uden at kigge på forudsætningerne og tilrette dem, så godt de nu kunne. (og hvis det ikke kunne lade sig gøre, ville pengepungen også slippe op på et tidspunkt) Hvorfor? Fordi det ikke kan betale sig.
Derfor er det min bedste overbevisning at man skal skille de to ting ad og ikke sammenligne det private og det offentlige. Businesscasen burde også sige at deres udgangspunkter er for forskellige og derfor bør behandles hver for sig.
Dermed ikke sagt at begge parter ikke lære noget af hinanden og at man kan sammenligne nogen ting, men forsimplet sagt: Det private skal tjene penge på at overbevise markedet om at man skal købe hos dem, det offentlige får skattepenge for at tjene borgerne og give borgerne den service, som politkerne bestemmer skal udføres.
Som altid et godt indspark/indlæg fra din side, Martin.
Jeg vil dog tillade mig at skrive at jeg synes du sammenligner æbler og pærer når du sammenligner det offentlige og det private i denne sammenhæng.
Tak og alligevel er jeg ked at du syntes jeg sammenligner æbler og pære. Formålet med at trække den private sektor ind i det er at prøve at få et nuanceret billedet af problemet. Hvis det så – og det kan jeg forstå er tilfældet – flytter fokus til noget forkert. Så har jeg ikke lykkes med min mission.
Missionen er helt klart: Vi lykkes aldrig med at gøre nogle bedre, hvis vi kun slår på dem. Ved at sige at nogle har det lige så svært, så kan vi nemmere komme ud af det sammen.
Du har helt ret i at business casene er meget forskellige i den offentlige sektor og den private sektor. Det håber jeg også, at jeg giver udtryk for. Der er også meget forskellige business cases indenfor både den offentlige sektor – såvel som den private sektor. Business casen for Ejendomsvurderingssystemet er bare forskellige ift. Sundhedsplatformens business case eller Smittestop-appen. Derfor er det supersvært på en blog at trække nogle eksempler ud, som alle kan relatere sig til.
I min blog kom jeg op med tre, som var meget relateret til den offentlige sektor (men kan også genfindes hos det private). Men der er mange flere. Det er derfor jeg henviser til min årlige undersøgelse, hvor der er mange flere eksempler.
Men du har inspireret mig til at skrive et par blog om nogle af de hovedemner, som kunne gøre den offentlige business case bedre. Har du nogle emner, som skulle indgå i en sådan blog-serie?
Fuldstændig enig med dig i at det er svært at trække eksempler ud som alle kan relatere sig til, men på den anden side kan man vel sige at lighedspunkterne mellem bare de tre eksempler du nævner er offentlig sektor it.
Hvis jeg skal foreslå nogle emner, som kunne gøre den offentlige business case bedre, så vil det blandt andet være:
Hvordan defineres casen ift at det er offentligt system man arbejder i? Herunder hvad er succeskriterier, men også målepunkter i løbet af processen.
Hvem har ansvaret? Igen ift offentlig sektor. Hvem er styregruppen?
Eksempelvis ejendomsvurderingssystemet. Styregruppen lader til at være en meget diffus størrelse, hvor ansvaret ihvertfald ikke lader til at ligge hos mindst departementschefen(selvom det burde det, henset til dets kompleksitet, vigtighed og afgørende betydning) Chancen for at projekter løber løbsk i den offentlige sektor er enorm og hvis styregruppen ikke består af folk tilstrækkeligt højt oppe i hierarkiet, så får man en klassisk problematik med at folk ikke har lyst til at sætte deres karrierer på spil ved at påpege problemer. (ikke at de øverste herrer ikke er på samme måde, men et klarere ansvar og fokus transparens omkring det, ville måske også gøre det nemmere)
SWOT - Hvilke styrker, svagheder, muligheder og trusler bør en offentlig business case have fokus på?
Og den måske sværeste del af business casen ift offentlig sektor: Hvordan får man indført og bruger at nu skal projektet stoppe? Eller måske slet ikke skal gennemføres fordi et ordentligt forberedende arbejde viser at det er for komplekst og lignende.
Jeg håber det gav lidt og jeg glæder mig absolut til at læse dine ideer og tanker om en bedre offentlig business case.
Da de sjællandske regioner indførte Sundhedsplatformen, var man så god til gevinstrealisering, at man opsagde lægesekretærer allerede inden systemet var oppe at køre. Om det så faktisk tæller som en gevinstrealisering at lægge sekretærarbejdsopgaver over til de (dyrere) læger er en anden diskussion.
Jeg håber det gav lidt og jeg glæder mig absolut til at læse dine ideer og tanker om en bedre offentlig business case.
Jo tak - jeg arbejder på sagen ;-).
Den første blog i en serie på mange blev om at man ikke skal spænde ben for hinanden: https://www.version2.dk/blog/gevinstrealiseringen-halter-del-naar-man-sp...
