Fokus på ny model når kravspecifikationen skal vurderes

Ofte kan det være vanskeligt at vælge den rigtige leverandør, når et nyt it-system skal indkøbes, og er det overhovedet muligt med den nuværende kontraktform, K01 og K02, som offentlige virksomheder ofte anvender, at vælge den bedste leverandør – den leverandør som opfylder forretningens krav bedst muligt?

Kravspecifikationen

Når der skal udarbejdes en kravspecifikation efter K01 og K02 kontrakten, så bliver fokus automatisk på de tekniske krav til it-systemet, og det er ofte svært at få forretningens krav – den organisatoriske understøttelse – indarbejdet. Det vil kunne gøres, hvis der kom mere fokus på usecase-beskrivelserne i kravspecifikationen, herunder en beskrivelse af de processer, som organisationen ønsker, skal understøttes/digitaliseres. Det vil betyde, at leverandøren, udover det tekniske, skal kunne håndtere at få indarbejdet en beskrivelse af deres systems muligheder for at understøtte forretningen. Det vil dermed være muligt for udbyder at se, hvordan leverandørens system kan optimere organisationens nuværende processer. Leverandøren vil desuden komme mere på banen i forbindelse med den organisatoriske understøttelse og dermed få fokus på forretningen.

Men når der kommer større fokus på en understøttelse af forretningen i kravspecifikationen, så vil det betyde, at der skal stilles krav til en ny model/metode i udvælgelsesproceduren, når leverandøren skal vurderes i henhold til en opfyldelse af kravspecifikationen, da de forretningsmæssige krav skal sidestilles og indarbejdes sammen med de tekniske krav.

Mangel på gennemsigtighed i sagsbehandlingen i det offentlige omkring udvælgelse af leverandør

Efter hvad jeg har erfaret i forbindelse med udbudsprocessen, så findes der ikke en objektiv model for, hvordan udbyders svar til leverandøren skal være dokumenteret, når vi bl.a. taler om krav til understøttelse af forretningen. Det er et problem, da leverandøren ofte ikke har en reel mulighed for at se, om der er blevet arbejdet sagligt med tildelingskriterierne, og hvordan vurderingerne er foregået.

Jeg mener ikke, at procedurerne i udvælgelsesprocessen af leverandør altid er udførlige og fagligt veldokumenteret bl.a. set i lyset af det omfattende udbudsmateriale leverandøren ofte fremsender. Umiddelbar kan det antages, at jo mere åbenhed der er om det offentliges metodevalg og udvælgelsesprocedure af leverandør i forbindelse med udbud, jo færre fejl vil ske og antallet af klager vil sandsynligvis falde. Er udvælgelsen veldokumenteret, og fremstår metodevalget tydeligt, så leverandøren kan se, at der er arbejdet sagligt med udvælgelsen, vil de færreste leverandører sandsynligvis vælge at indberette en omkostningstung klage, der i øvrigt kan skade virksomhedens renommé.

Som det er nu, så udarbejder og fremsender leverandøren deres udbudsmateriale til udbyder. I størstedelen af tilfældene giver leverandøren en tilbagemelding, der viser, at de kan opfylde samtlige krav i kravspecifikationen. Her er fokus oftest på det konkrete it-system og teknikken, hvilket selvfølgelig er væsentligt, specielt i implementerings – og driftsfasen, men derudover skal leverandøren selvfølgelig være i stand til at opfylde de forretningsmæssige krav, men det kræver, at den offentlige udbyder er i stand til at udfordre den gængse måde at tænke i kontrakter og kravspecifikation – her tænkes i relation til tildelingskriterierne og ikke mindst have udtænkt en model/metode til at håndtere tildelingskriterierne/forretningskravene ved udvælgelsen af leverandør efterfølgende.

Derudover, vil jeg mene, at arbejdet med statens it-projekter skal gøres mere offentligt tilgængelige, og der skal skabes en større åbenhed i arbejdet med udbudsmaterialet. Med åbenhed menes, en åbenhed omkring metodevalg ved udvælgelsen, og en detaljeret dokumentation for sagsbehandlingen bag udvælgelsen. Det vil betyde større gennemsigtighed og dermed mindske risikoen for fejl.

Den problemstilling vil kun vokse, når fokus i stigende grad kommer på forretningen i offentlige it-projekter. Her vil udfordringen være at få udviklet en model til det offentlige, som kan håndtere leverandørens opfyldelse af en kravspecifikation, herunder en kravspecifikation som tager hånd om både den organisatoriske understøttelse samt de juridiske og økonomiske krav.

Se præsentationsartiklen om Katja Charlotte Overvad her

Kommentarer (3)
sortSortér kommentarer
  • Ældste først
  • Nyeste først
  • Bedste først
Christian Kirkedal

Hvis det ikke skal ende med (endnu) en gennemgang af kuldsejlede projekter, så kunne det også være en idé med et par lyspunkter. Et godt eksempel kunne være Vejdirektoratets sammenlægning af hjemmesider (herunder bl.a. trafikken.dk), som endte godt, til tiden og til den forventede pris.
Men jeg ser frem til at følge med i, hvad Katja finder på, for det er unægteligt et spændende område...

  • 3
  • 0
Nikolaj Brinch Jørgensen

og velkommen.

Den sande værdi af IT i enhver organisation, kommer først når forretningen ændrer sin nuværende processer til bedst muligt at udnytte styrkerne ved IT. Der kommer ikke noget særlig godt og økonomisk specielt fordelagtigt ud af at "sætte strøm" til eksisterende forretningsgange.
Word har forbedret muligheden for tekstredigering i forhold til skrivemaskinen. Men det har kun hjulpet en meget lille del for fysiske retail stores at få computer kasseaparater med lagerstyring i forhold til de viruelle retails stores på nettet, som aktivt har lavet deres forretning om.

Det klassiske eksempel fra bla. offentlig IT er ESDH. Her fokuseres der enormt på kravspecifikationer der handler om at lave et system, eller prøver et vride et standardsystem, så det passer nøjagtigt til den fysisike arbejdsproces man altid har brugt til sagsbehandling.
Det er forfejlet, i stedet bør man fokusere på at designe en arbejdsproces der udnytter alle de nye værktøjer der konstant kommer på markedet, og så hele tiden optimere denne proces (jeg taler så absolut ikke om BPM her).

Når det så er sagt (og du er sikkert enig, i hvert fald ud fra hvad jeg kan læse i dit indlæg), så er en anden klassisk fejl, at udbudsmaterielerne ofte lider under at være lavet uden viden om hvad der findes på markedet som kan benyttes til en egentlig arbejdsproces optimering.
Der fokuseres på de forkerte ting, såsom at en application server er fra Oracle etc. Der flintrende ligegyldigt.
Use cases er en meget hård og ufleksibel måde at stille krav på, og det er ikke verificerbart, om de rent faktisk fører til at forretningen får noget ud af sin IT investering. Det falder så ofte tilbage på de konsulenthuse der hjælpe med frembringelse af udbudsmateriale. Mange af dem mangler efaring i rent faktisk at have materialiseret et større IT system, som giver forretningsmæssig værdi for en kunde. Det er rent faktisk kun den anden side af bordet, nemlig tilbudsgiverne der har det.
Det eneste udbudskonsulenterne har erfaring i er udbudsforretningen, dvs. deres indsigt ind i hvad der rent faktisk kan gøre overfor forretningens problem i IT domænet er meget begrænset, og derfor er der stor risiko for at værdiforøgelsen for forretningen bliver lille, udebliver eller bliver negativ.

Det ville give meget mere værdi om kunde og leverandør fandt en løsning sammen. Det er meget svært med den nuværende udbudsform, det er næsten umuligt med kontraktformerne.

  • 2
  • 0
Katja Charlotte Overvad

Tak for din kommentar. Jeg kan kun være enig med dig i, at der er eksempler på vellykkede it-projekter inden for det offentlige. Men det ændrer ikke ved, at der også er eksempler på it-projekter, hvor der ikke har været de forventede besparelser og effektiviseringsgevinster. Det kan der være flere årsager til. Mit fokus vil primært være at byde ind med mulige løsningsforslag til, hvordan vi kan få it-projekterne gjort bedre, bl.a. vha. en forbedret kontraktform med udgangspunkt i den offentlige forretning. Jeg tror på, at hvis vi kan håndtere forretningen på en mere hensigtsmæssig måde, så vil kvaliteten øges og succesraten vil stige;-)

  • 0
  • 0
Log ind eller Opret konto for at kommentere