Gæstebloggen

Fingrene væk fra send-knappen!

Det er så nemt. Det er bare et lille dask på enter eller et klik med musen. Men for hver e-mail, der bliver sendt, sidder der mindst én modtager i den anden ende, der i langt de fleste tilfælde bliver forstyrret med ligegyldig information. Selve forstyrrelsen fra indbakken, der lystigt plinger derudad, er ikke en gang den største ulempe ved den ofte overdrevne og misforståede brug af e-mails. Det er derimod de oceaner af information, der gemmer sig i de enkelte medarbejderes indbakker (og undermapper). Information, som ofte kan komme langt flere til gode.

De informationer hører ofte hjemme i helt andre kontekster. Eksempelvis vigtige kundeinformationer, aftaler og andre oplysninger hjemme i et system – CRM, fx - hvor man arbejder netop med kunderne. Det skal være nemt for medarbejderen at udføre sit job, og det bliver det ikke, hvis ikke de store mængder viden bliver flyttet fra indbakken til forretningssystemerne. Overraskende resultat

For at gøre op med dette og øge videndelingen internt i vores virksomhed satte vi os for at bandlyse interne e-mails i hele januar. Resultaterne var overraskende – medarbejderne tog forsøget til sig, og e-mailstrømmen blev minimeret. Version2 skrev om forsøget her

De mange tidsrøvere, ligegyldige informationer og beskeder, der ikke vidste om de var ’til orientering’ eller deciderede opgaver fra leder til medarbejder, skulle en gang for alle afløses af vores intranetløsning, som vi bruger til alt fra projektstyring over CRM til dokumenthåndtering.

E-mails blev i mere end tilfredsstillende grad afløst dels af aktivitetsstrømme i intranettet – a la statusopdateringer på Facebook og LinkedIN - til kortere, uformelle beskeder, links mv. – dels af det indbyggede opgavebegre, der knytter sig til vores digitale arbejdsgange. Funktionaliteterne kommer nu mere til deres ret og bliver brugt i større grad efter e-mailen er sat på porten.

Set fra et ledelsessynspunkt har forsøget været ret fantastisk. Det er imponerende at være vidne til, at man kan skære mere end halvdelen af sendte e-mails bort med så relativt få midler. Og oplevelsen har været en øjenåbner for medarbejderne, hvilket vi har erfaret i interviews efterfølgende. Det har dog også været en øjenåbner, når medarbejderne har sat ord på, hvad forandringen betyder for dem. ’Mindre stress’, ’mindre ’overload’ i indbakken’, ’frygt for uoverskuelig indbakke efter sygedag’, ’informationen hentes i stedet for at poppe op i indbakken’, ’al kommunikation er nu dokumenteret’ og så videre. Det kunne lyde som om, det er ledelsen selv, der har skrevet det. Men det er det ikke. Tilbagefald

Nu er endnu en måned så passeret, og efter vores arme ikke kunne komme langt nok op efter e-mailfri januar, så har februar måned fået os til at indse, at det er nødvendigt at fastholde medarbejderne i at holde fingrene fra ’send-knappen’. For antallet af e-mails er stigende igen, så den gode vane er endnu ikke helt indgroet.

Det stiller så nye krav til ledelsen – hvordan motiverer man medarbejderne til at droppe en for nogle 15 år gammel, dårlig vane, når nu man ikke kan sætte en præmie på højkant hver måned? Kom gerne med bud – og hvis du vil vide mere om vores e-mailfri januar, så kig her en gang: http://exformatics.dk/forside/noemail.aspx

Vil du selv gøre op med e-mailstrømmen? Her er vores bud på, hvordan du kommer i gang:

  1. Den klassiske i al forandring: Forandringen skal forankres hos ledelsen, der skal gå forrest med det gode eksempel.

  2. Begræns e-mailsyndfloden i en forsøgsperiode. Forskning fortæller, at det tager mindst 21 dage at ændre en vane. Vurdér herefter, om forsøget skal fortsætte, eller om den gode vane er indarbejdet.

  3. Fastsæt kortfattede retningslinjer for, hvad der er god e-mailpolitik i jeres organisation. Er der bedre alternativer til at sende en mail – at tage det ansigt til ansigt, at ringe eller andet? Hvornår er det bedst at læse e-mails – fx på farten. Undgå fx at læse mails fra morgenstunden eller netop hjemvendt fra ferie, hvor man er mest produktiv.

  4. Hvornår er en mail/statusopdatering nødvendig? Vurdér hver enkelt besked efter need-to-know eller nice-to-know. Erfaringen viser, at nice-to-know-beskeder er minimeret i forsøgsperioden = mindre spam og irrelevante e-mails.

  5. Sørg for at facilitere minimering af e-mailtrafikken. Eksempler kan være, at opgaver skal oprettes via task-begreb i projekt-/aktivitetsstyring, spørgsmål og notifikationer via aktivitetsstrømme (statusopdateringer på de konkrete aktiviteter, sager og projekter - og endda opgaver) og udbrede brugen af fx instant messaging som Skype og video-konference-muligheder, hvis man arbejder på flere kontorer.

  6. Gør det til en sport at begrænse antallet af interne e-mails til absolut minimum - brug aktivitetsstrømmen/statusopdateringer og opgaver i stedet. Brug telefonen, hvor det er relevant frem for at føre en dialog via e-mails.

  7. Sæt din autoreply til mailen under ferier og skriv, ’at tilsendte e-mails i løbet af ferien læses og besvares ikke. Kontakt i stedet min virksomhed/afdeling/kollega - og hvis man er modig tilføj "alle emails slettes når jeg kommer tilbage fra ferie."

  8. Send mails til kunder og øvrige interessenter udelukkende i tidsrummet 8:00-17:00. Kun alvorlige problemer addresseres uden for dette tidsrum. Er noget kritisk - ring eller skriv sms - internt som eksternt.

  9. Giv dine kolleger og kontakter rige muligheder for at kontakte dig via de mest relevante kanaler – aktivitetsstrøm for kollegerne, chat/sociale media/telefon for øvrige kontakter.

  10. Aktivitetsstrømme er – som tweets (og desværre i kun få tilfælde) statusopdateringer på Facebook og Google+ korte, præcise beskeder efter need-to-know-devisen. Dermed er de også perfekte til mobile enheder som smartphone og tavle-pc – igen modsat lange e-mails, som kræver et ordentligt tastatur. Derfor: Mobilisér medarbejderne!

Kommentarer (4)
Lars K. Hansen

Jeg har ofte overvejet at sætte min auto-reply på konstant med følgende besked:

"Jeg besvarer mails fra kl. 10 til 10.30 og 14 til 14.30. Haster det bedes du ringe på tlf .. .. .. .."

Men jeg ved ikke rigtig hvordan firmaet/kunder osv. vil modtage det... :)

Morten Marquard

@Lars dit forslag til auto-reply er bestemt ikke tosset. Dog vil jeg anbefale at der svares på emails når du er mindst oplagt - og starter dagen med det sværeste og vigtigste. På det tidspunkt er hjernen frist - og derfor klarer vi de sværeste opgaver bedst. Så kl 11:30-12:00 før frokost og igen kl 15:30-16:00 inden dagen afsluttes er nok det bedste.

Læs også http://www.erica.biz/2011/no-email/ - andre har gode og interessante erfaringer.

Log ind eller Opret konto for at kommentere