Martin Ernst bloghoved

Fastpriskontrakter og EU-udbud er gift for gevinstrealiseringen – bare spørg Domstolsstyrelsen, SKAT og mange flere

Illustration: Unsplash

Nyligt har Domstolsstyrelsen igen været i mediernes søgelys, da deres projekt, som skulle forbedre kommunikationen mellem domstolene og advokaterne blev dobbelt så dyrt. Pris p.t. 171 mio. kr.!

Alle, som har arbejdet med gevinstrealisering og i særdeleshed IT-projektet, har sikkert prøvet at skulle levere en ydelse på fastpris eller modtage en ydelse for en fastpris. De samme personer kan helt sikkert nikke genkendende til det helvede, som opstår mellem de to sider – nemlig leverandørsiden og kundesiden.

En del af denne problemstilling kommer min kollega på ITU, Søren Laursen, ind på i sine undersøgelser af projekter i det offentlige, bl.a. på projekter i Tinglysningen, Politiet og SKAT. Undersøgelserne er relateret til måden at gennemføre projekter, herunder håndtering af kravspecifikationen og fastprisprojekterne.

Anbefalelsesværdig læsning – men på trods af dette arbejde, så vil vi forsat se projekter fejle i en grad, at man har lyst til løbe tudende ud i en jungle og blive der.

Ligesom skilsmisse – det går altid ud over børnene

Fastprisprojekter låser kunden og leverandøren i et kontraktuelt jerngreb. Kunden – og specielt hvis det er en offentlig kunde – skal have ”noget for pengene”, ellers er det ansvarspådragende.

Leverandøren har lovet at levere et begrænset arbejde (defineret af kravspecifikationen), ellers får det fatale konsekvenser for leverandøren – og endda personlige konsekvenser for den ansvarlige, hvis denne ikke levere et positivt resultat. Modsatrettede mål som typisk altid ender op i en spids, og igen går det ud over børnene (gevinstrealiseringen).

I forbindelse med min årlige undersøgelse af danskernes brug af business cases og gevinstrealisering har jeg identificeret mindst fire grunde til, at gevinstrealiseringen lider under fastprisprojekter:

1) Længden af udbudsprocessen betyder udskydelse af det tidspunkt, hvor gevinstrealiseringen kan starte. Det betyder også, at jo længere tid der er til gevinstrealiseringen starter, jo større er sandsynligheden for at gevinsterne ikke kan realiseres. Verden forandrer sig og forudsætninger for opnåelse af gevinsterne kan forandre sig. Det bliver kun værre, hvis der bliver begået en fejl og hele udbuddet bliver sendt tilbage til start.

2) En fastpriskontrakt er kendetegnet ved, at man skal levere det, som er specificeret i kravspecifikationen. Men hvad nu hvis der er opstået en fejl i form af, at kravene ikke understøtter business casen, eller hvis en genberegning af business casen viser, at der er noget andet, som skal til? Så kan man stå i en situation, at leverandøren ikke kan/vil levere det, som er nødvendigt for gevinstrealiseringen.

3) Omkostningerne til selve udbudsprocessen og vedligeholdelse af kontrakten er betydelige – og i særdeleshed er den betydelig for de offentlige projekter. Den ”ekstra” omkostning betyder alt andet lige en forværring af business casen.

4) Leverandørens ”fastpris” risikoreserve kan andrage en pæn del af den samlede pris. Jeg forstår godt, at en leverandør har denne risikoreserve, men igen er det ikke noget, som gavner business casen.

Kendt problemstilling i begge lejre – men EU-udbud gør det ikke nemmere

Den offentlige sektor er underlagt strenge krav, da der skal gennemføres EU-udbud ved større investeringer – og denne regel kommer næsten altid i spil.

Problemstillingen er ikke kun kendt i den offentlige sektor, men i den grad også kendt i den private sektor. Som jeg har været inde på i mine tidligere blogs, så har den private sektor tilsvarende issues – de har bare den fordel, at de kan lade det gå under radaren, da de ikke på samme måde har pressens bevågenhed.

Det kan lyde som om, at jeg ikke er fan af udbud. Jeg mener dog, at det er sundt at konkurrenceudsætte, men der er en række kendte problemstillinger ved EU-bud, hvor det er blevet en specialiseret viden blot at rådgive om selve processen. Og det værste der kan ske er, at klager stopper processen og udbuddet bliver slået tilbage til start.

Man kan næsten høre ordene fra filmen ”Den eneste ene”; ”Hvis du var en ludobrik, var du så slået hjem nu”?

Nå, ok – men hvad skal vi så gøre? Tænke på børnene?

Ja, vi skal i den grad tænke på børnene. Mit mantra er altid, at kunden skal have mere ud af det, end min hyre lyder på. Ellers er jeg blot en omkostning – og ikke en investering. Den samme tankegang bør alle leverandører også have. De skal kende kundens business case.

Men det kræver en gentænkning af den måde, vi arbejder på – både internt hos kunden, og hvordan leverandøren inddrages.

For at undgå dette, så har Digitaliseringsstyrelsen udarbejdet et udemærket kodeks, men når ”lortet har ramt blæseren” så pakkes alle gode intentioner ned. Der er krig på kniven. Der tages ikke gidsler. Alle beskytter sig selv.

Dvs. vi kan nok ikke undgå at se på de typer af kontrakter, som vi indgår i. Er der et alternativ? Hører jeg nogle siger ordet agilt? Tja, i nogle tilfælde og andre gange er dette ikke sagen. Men det er et emne til en kommende blog. Uanset, så kommer vi ikke forbi fastpriskontrakterne lige med det samme.

Principielt skal vi være bedre til at definere, hvad der driver business casen. Jeg plejer at sige, at der er tre typer af krav til en løsning:

1) Krav som sikre vi er lovmedholdelig

2) Krav som understøtter Business Casen

3) ”Nice to have” krav.

Den sidste type af krav skal nedbringes til et minimum.

Den gode Peter Langdal (tidl. direktør for Betty Nansen) sagde en gang i et foredrag (for 20 år tilbage): ”Casting er 80 procent. Har du sat det rigtige hold fra starten, så er du 80 procent i mål.”

Og jeg indrømmer – der hvor jeg tit fejler er, når jeg glemmer de kloge ord fra Peter. Så husk at vælge en leverandør, som forstår din business case og arbejder primært med at gøre dig til en succes ved at sikre din efterfølgende gevinstrealisering. Det er godt for børnene.

Kommentarer (5)
sortSortér kommentarer
  • Ældste først
  • Nyeste først
  • Bedste først
Frithiof Jensen

Den offentlige sektor er underlagt strenge krav, da der skal gennemføres EU-udbud ved større investeringer – og denne regel kommer næsten altid i spil.

EU-udbuds-processen er såmänd meget fleksibel, problemet er at ingen tilsynelandende endnu gider at investere lidt ekstra mental energi på processen. Sikkert fordi når det så går som det jo ofte går med sjusk og slendrian på jobbet, så er det "godtaget" at det er EU's skyld snarere end de ansvarlige :p

Man kan udemärket inden for reglerne prä-kvalificere leverantörer så man filterer for fallenter og mafia-fobindelser - bare ikke i Danmark. Man behöver heller ikke välge den billigste kontrakt, man kan fint have et "evaluation criteria" på teknisk kvalitet som vägtes höjere end pris. Man skal "bare" vurdere alle leverandörer efter de samme regler.

Man kan välge en fastpriskontrakt, "fixed price", man kan välge en "framework agreement" eller man kan sågar välge en "negotiated agreement", hvor man for eksempel baserer evalueringen på prototyper.

Typisk så tager det kortest tid at lave en "fixed price" kontrakt, ofte så välger mange den kontrakt bare fordi de kan "spare" 2-3 måneder (som de så bruger senere på scope-changes og tvister). Det er fint til et kort, teknisk ukompliceret, projekt hvor man ved nöjagtigt hvad-, hvornår og hvor meget.

Et framework eller catalogue tager typisk 6-12 måneder, det bruger man når man ved cirka hvad man vil köbe, men scope, tid, kan variere. F.ex. ved man vil have et datacenter men man ved ikke hvor mange penge der er til HW 3-5 år frem i tiden og man ved at performance sandsynligvis gör at man vil have noget andet udstyr senere end det der tilbydes i dag.

Måske det offentlige er lidt tilbageholdende med frameworks fordi de er det samme some gamle tiders "Cost+" kontrakter - som der blev taget ganske godt pis på isär inden for millitär procurement i 1980'erne.

Negotiated Agreement bruger man for eksempel når man ikke ved hvad man vil have og der ikke rigtigt findes noget "i markedet", eller når det tager ganske mange ressourcer at lave et tilbud - f.ex. et kompliceret procesanläg hvor modelleringen nemt kan tage et år at få udfört og valideret.

De allerfleste ville få det bedste resultat med en Framework Agreement.

Isär hvis de er interesseret i Agile. I et Framework for software udvikling behöver man "kun" at specificere hvad der skal udvikles på et generelt niveau - f.ex. på moduler eller funktioner - så leverandörerne kan regne ud hvad kontrakten indebärer og hvad prisen bör väre for hele scopet.

I löbet af kontrakten, som kan löbe i op til 5 år, kan man löbende have "call out"'s på hver "type" modul / funktion som så "får" en cost, scope, time, tildelt. Hvis man ikke köber "det hele" er det fint, problemet med frameworks er primärt hvis man stukturer sine "evaluation criteria" så man ender med den allerbilligste kontrakt. Så löber man sandsynligvis tör for penge inden scopet er leveret.

Det bliver nok värre för det bliver bedre: Ekspertisen og fagligheden er ikke längere efterspurgte kvaliteter inden for staten og den offentlige sektor og så ender den på "den anden side" af EU-kontrakterne fremfor at flytte ud i ödemarken!

Martin J. Ernst Blogger

Frithiof Jensen

Frithiof, tak for din meget udførlige gennemgang af mulighederne og kommentar i øvrigt. Du skitsere meget godt min pointe - nemlig at vi skal se på alternativer det til det som indtil nu er mest brugt (noget som ligner en K02 kontrakt - dvs. fastpris). Det var noget jeg ville tage op i en efterfølgende blog, og som du ganske fint har taget hul på allerede nu. Så kunne jeg bare være lidt hurtigere ,-).

Søren Nielsen

Jeg er helt enig i, at den nødvendige fleksibilitet er til stede i reglerne for EU udbud til at reglerne ikke behøver have skurkerollen.

Ud over de mange muligheder for at kombinere forskellige udbudsformer og kontrakttyper så de understøtter netop den konkrete business case, så vil jeg også lige gøre opmærksom på muligheden for at tildele en konkret kontrakt på baggrund af egenskaber ved leverandøren - dvs. ikke kun at lægge vægt på pris og funktionalitet, men lige så meget på den kompetence(bredt forstået) leverandøren tilbyder at spille ind med.

Tungen skal holdes lige i munden, så man ikke kommer til at lave en ulovlig tildeling pga. leverandørens generelle egenskaber (som man nok allerede har vurderet i prækvalifikationen), men det kan sagtens lade sig gøre.

Inspiration kan hentes fra de store OPP projekter indenfor byggeriet, hvor leverandørens evne til at arbejde med den ønskede projektmodel ofte er et krav på linje med funktionalitet.

Hvordan man så objektivt måler leverandørens evner er en helt anden historie.....

Log ind eller Opret konto for at kommentere