Martin Ernst bloghoved

Dissektion af en business case: Region Syddanmarks uambitiøse og ikke eksisterende business case

Illustration: pexels.com

Jeg kører et tema om at dissekere business cases her på Version2. Udfordringen ved dissektion af en business case i netop denne her blog er – at der ikke findes nogen! Ingen business case, intet at skære i.

Baggrunden for denne blog er, at jeg er citeret i Version2s artikel omhandlende Regions Syddanmarks business case for deres nye Elektroniske Patient Journal (EPJ). Version2 har søgt aktindsigt i business casen (som er ikke-eksisterende), der skulle danne baggrund for en investering på forventeligt en kvart milliard kr. – 250.000.000 kr.!

Herudover kommer de interne omkostninger til medarbejdere, eksterne konsulenter, produktionsnedgang m.m.

Alene produktionsnedgangen er markant, hvis man ikke får en løsning til at fungere relativt hurtigt efter implementeringen. I Region Syddanmark er der 21.000 ansatte indenfor sundhedsområdet. Lad os antage, at halvdelen bliver berørt af det nye system, og de mister 20 procent af deres effektivt i en periode.

Det er lig et produktionstab på godt og vel 16.800 timer - om dagen, i alt 10 årsværk! Prøv at gange det med hvad et årsværk koster (en halv mio. kan nok ikke gøre det) og forestil jer omkostningerne ved fejlbehandlinger, som følge af at systemet ikke fungerer.

»Nå ja, man kan jo bare trække på erfaringerne fra Djævleøen, som de gode borgere i Jylland vil kalde os herovre på Sjælland. Det er rigtig mange penge!«
Eller vil Djævleøen lære af jer? Her har Region Sjælland set måbende til, at Region Sjælland gør det for langt mindre.

Hvem har de største budgetter i Danmark?

Det er tal i en størrelsesorden, som kun de færreste danske virksomheder, bruger på IT. De store C25 virksomheder har – fair nok – investeringer i den størrelsesorden, men det er de færreste ”almindelige” virksomheder, som kommer i nærheden af det.

De offentlige organisationer er i den grad kæmpe-virksomheder i forhold til den gennemsnitlige danske virksomhed. Jf. Danmarks statistik er der kun ca. 100 koncerner, som har over 1.000 ansatte, og vi har til sammenligning 98 kommuner med milliard budgetter.

I mange kommuner er det kommunen selv, der er den langt største virksomhed – og der er langt ned til nummer 2. Meget langt. Så har vi slet ikke nævnt regionerne eller de statslige virksomheder.

Præcis derfor har den offentlige sektor en pligt til at forvalte investeringer korrekt. Det er en af de mest grundlæggende ting i forbindelse med at skrive en business case, da den også danner grundlaget for den efterfølgende gevinstrealisering.

Derfor undrer det mig, at Region Syddanmark fra starten, og specielt inden udbudsforretningen blev sat i gang, ikke fik udarbejdet en business case i en første version. En business case, som udstikker retningslinjer for, hvad man vil have, og hvordan en investeringen evt. skal finansieres. Dvs. man har bare valgt et system uden at kende til hverken formål, retning eller vision.

Dette er yderst uprofessionelt og mangel på god forvaltning af borgernes penge. #viforvalterandrespenge

Fair nok, at en business case i en første version indeholder usikkerheder – men det er netop derfor, at business casen skal genbesøges, når man undervejs bliver klogere og tal bliver mere præcise. Men det kan aldrig blive en undskyldning for ikke at udarbejde en første version, inden man starter et projekt. Og slet ikke for et projekt i den størrelsesorden.

Vi har ikke lært af historien. Den gentager sig - også inden for sundhedssektoren. Gentagelse på gentagelse på gentagelse. Hvornår stopper dette vanvid? I min første blog på Version2 forudså jeg, at der i 2018 ikke ville ske forbedringer – som i INGEN.

Dette års business case undersøgelse, som jeg lige har sat i gang (du kan bidrage her), forventer jeg desværre kun et nedslående resultat. Jeg håber, at du vil bidrage og hjælpe med det store billede og se, om der findes en flig af udvikling her.

Slår det mig ud?

Næ! Det giver mig bare endnu mere benzin til at sikre, at vi alle kommer til at forvalte andres penge bedre. Så derfor et par (gratis) råd til Region Syd (udover at få startet gevinststyringen, etableret den første business case og få formuleret en realiserbar gevinstrealisering) i det håb, at der sker en positiv udvikling:

1) Få en vision med jeres projekt (og det er ikke for sent). Jeres valg af løsning begrænser visionen, men det er godt alligevel, da implementeringen bliver fokuseret, og alt andet lige bliver omkostningerne mere forudsigelige. Knopskydninger i scope undgås – og dermed holdes også omkostningerne i kontrol.

2) Få inddraget jeres brugergrupper. Uden at nævne navne, så er der eksempler på kollegaer i andre regioner, som har total negligeret dette. Det slås de så med nu.

3) Få fokus på de områder, hvor man forventer, at der kan ske en optimering af ”forretningen”. Det sker ved at finde ud af, hvor systemet kan skabe en væsentlig forbedring af arbejdsgange, optimering af ressourcer etc. Dette kommer ikke uden, at brugernes adfærd også ændres. Det peger tilbage på pkt. 2.

4) Få fokus på de områder, hvor det nye system skaber en forringelse. Uanset hvor godt et system man får, så går man fra et system, man har optimeret på i årevis til et system, som mangler denne fintuning. Gevinsterne kommer ikke uden, at brugernes adfærd også ændres. Det peger igen tilbage på pkt. 2.

5) Lad dette blive styret af en stabsfunktion til ledelsen. Lad det aldrig blive en del af projektet. For når projektet er stoppet, hvad sker der så? Alle de gode erfaringer med gevinststyringen forsvinder. Det peger også tilbage på pkt. 2 – for gevinststyringen skal bo hos brugergrupperne (gevinstejerne).

Kære Region Syddanmark, I er også meget velkommen til min ”Fri Fredags Feedback”, som man kan tilmelde sig på dette link . En væsentlig forudsætning er, at I bruger min skabelon, som kan downloades her.

Husk – first fix is free …

Gad vide om Regions Syddanmark ringer … :-)

Relateret indhold

Kommentarer (8)
Hans Nielsen

Hej Expert. Nu er jeg en mulig (rigtigt) kunde i butikken, ud over sundhedspersonale. Derfor har jeg vel som kunde altid ret ?

Som der også fremgår af en anden tråd, hvor sagen diskuteres

https://www.version2.dk/artikel/ekspert-mangel-paa-business-case-nyt-epj...

Så skal man nok tage business case med et stor gram salt. Hvis den bruges til at sælge et nyt system. Med enten bedre økonomi (besparelser) eller skjul at bruger den til ,at ændre administrationen og styremåden, i retning af NPM.

Desuden er ideen, at bruge økonomiske betragtninger fra det private. Ikke altid det rette, i et system hvor overlevelse af kunderne er det helt basale.
Desuden kan økonomiske betragtninger, som til dels virker i det private., Ikke altid overføres til det offentlige. Især ikke når nogle af de ressourcer man skal bruge, ikke er "uendelige" men tit er nogle man selv skal uddanne, og bruge meget tid i oplæsring.
Eller mere direkte. Hvis læger og sygeplejer, og andet sundhedspersonale ikke behandles ordentligt, og føler at ledelse modarbejder dem, og ikke lytter til dem. Så kan de forholdsvis nemt finde andet job, og der er ikke en uudtømmelig kilde af nye arbejder.

Så hvis du sammenligner din rigtige business case fra sundhedsplatformen, som du jo må være glad for ? Mod Regions Syddanmark, som sikkert bliver glade for deres nye system.
Så vil jeg som del betaler af hele gildet, nok heller se en god implant mentering end din perfekte styret business cases.

Eller lidt Jysk snusfornuft og jordbundenhed, mod Sjællandsk forflysk business cases som ikke holder :-)

Martin J. Ernst Blogger

Eller lidt Jysk snusfornuft og jordbundenhed, mod Sjællandsk forflysk business cases som ikke holder :-)

Hej Kommende kunde
Nej, hvis kunden har købt en rådgiver som mig, så får de ikke ret, hvis de påstår at jorden er flad eller tyngdekræften ikke eksisterer.
Business casen skal ikke bruges til ”at sælge et system”. Business casen skal bruge til at forvalte en investering baseret på et behov i organisationen. Og det skal IKKE være flyvst (eller kjøbenhavneri) og den skal slet ikke have dis-respekt for fagligheden.
Dem, som kender mig, ved at jeg understreger vigtigheden af fagpersoner er ind over udarbejdelse af business casen, hvis der er ændringer i den nuværende praksis. Det er helt grundlæggende – uanset om man kommer fra det offentlige eller den private sektor. Nemlig: Respekt for fagligheden! Respekt for læger, sygeplejesker etc.
Lad mig lige understrege, at jeg ikke er pro business casen for Sundhedsplatformen. Det kan man ikke sige meget godt om: https://www.version2.dk/artikel/region-opgiver-gevinst-paa-10-milliarder...
Jeg er pro en business case, som viser et reelt billede af en investering. Det inkluderer også at alle interessenter er med på hvorfor dette sker. Håber jeg er tilfældet i Region Syddanmark, men det jeg er blevet forelagt viser ikke noget.
P.S.: Jeg ved ikke lige hvor du har fået NPM ud af det jeg har skrevet …

Hans Nielsen

P.S.: Jeg ved ikke lige hvor du har fået NPM ud af det jeg har skrevet …


Det har jo været en del, som jeg forstår det, af en skjult dagsorden i Sundhedsplatformen. At det var mere vigtigt at parameter i forhold til NPM kunne implementeres end at arbejdet understøtte brugeren.
Altså det er langt mere vigtigt at systemet effektiv rapportere tidsforbrug til administrationen, end at system er effektiv og mindske tidsforbruget.

På et tidspunkt bliver EPIC nok bedre til at understøtte et "normalt" benbrud, hvor armen skal i gips :-) Men hvis det er en underliggende knogleskørhed, kompliceret brud, brug for genoptræning, smertebehandling, blodprøver, betændelse, transport, misbrug eller andet der støder til når man har med forskellige mennesker og livet at gøre. Så synes jeg det ser ud som en lang vej.

Serieproduktion og samlebåndsarbejder virker godt, også på hospitalerne, i mindre enheder og for enkelte ting. Som operation for stær. Men de fleste ting, hvor også det største forbrug forefindes, er ikke lige til at sætte i kasser, eller krydse af. Det er derfor, hvis man tror på store effektivisering gevinster ved EDB på hospitaler, at man er dømt til at tabe. Da behandling er tidskrævende. Besparelse kommer til at betyde nedskæringer på personale, og det er en forringelse af behandlingen som ingen EDB system kan overtage.

Din løn til en udvedkommen business case, er også en ekstra udgift, der ligesom et dårligt understøttende edb system kommer til at koste i den anden ende. Altså i behandlingen. Jeg tror ikke Regions Syddanmark ringer.

Martin J. Ernst Blogger

Har de ikke skrevet som svar på spørgsmål/aktindsigt at de ikke længere kan anvende deres eksisterede produkt eller noget i den stil? Så er business casen vel at der ikke er noget alternativ til et nyt epj system, eller hvad?

Jeg forstår godt dit spørgsmål. Nu har Regionen skrevet i et notat, at der er et rationale, da den nye løsning er billigere i drift. Dvs. der er grund til at skrive en business case.
Uanset - så er det styringsmæssig altid en god ting at have en vision om hvad og hvordan dette skal implementeres. Det sikre et fokus i implementeringen (og som jeg skriver) sikre at omkostningerne bliver holdt i kort snor. Dette beskrives også i en business case.
Gav det eksempler nok?

Log ind eller Opret konto for at kommentere