Martin Ernst bloghoved

Dissektion af en business case: Digital Post, NemLog-in og NemIDs hemmelighed – og de muligheder jeg ser

Det er en af mine ambitioner med denne blog at komme med konkrete eksempler på business cases; fremhæve de gode og gøre de knap så gode til bedre business cases. Arbejdstitlen var ”split din business case ad”, som også et udtryk jeg har brugt ”hjemme på værkstedet”. Inspireret af mit kælenavn (Dr. Ernst) hos en kunde for mange år siden, har jeg valgt her at kalde blogrækken ”Dissektion af en business case”.

Den første patient er business casen for Digital Post, NemLog-in og NemID, som Finansministeriet har introduceret i en pressemeddelelse for et par dage siden (den 14. feb. 2018.).

Ny digital infrastruktur skal gøre det lettere og billigere at drive virksomhed

Som Finansministeriet skriver "Der er administrative lettelser på vej til erhvervslivet med de næste generationer af den digitale infrastruktur. Samlet set forventes de nye it-løsninger af Digital Post, NemLog-in og NemID at spare virksomhederne for op mod 200-400 mio. kr. årligt.” og fortsætter ”Fremover skal det bl.a. være muligt for virksomheder at tilslutte sig de digitale løsninger på én gang og administrere deres brugere ét sted. På samme måde skal det også være mere enkelt at få hjælp, og derfor bliver der lavet et samlet supporttilbud for alle tre løsninger. Endelig skal de nye løsninger gøre det nemmere at sende digital post videre i virksomhedernes egne mailsystemer.”

Ud over dette og ”foreløbige beregninger”, så står der ikke så meget mere.

Herfra bliver det gætværk – og dit gæt er lige så godt som mit.

Jeg skal skynde mig og sige, at jeg bifalder dette initiativ. Jeg er selv virksomhedsejer og -leder, så hvad der hjælper, er kun godt. Jeg kan bestemt relatere til den byrde, som ligger administrativt på os. Dette vil jeg gerne slå på tromme for.

For at forstå hvor besparelserne skal komme fra, så rettede jeg henvendelse til ministeriets pressekontakt, men har ikke hørt fra Thomas Winkel (endnu). Herfra bliver det alene mine betragtninger baseret på ovenstående sparsomme oplysninger.

Jeg håber ikke, at det er procesbesparelser i virksomhederne, som ligger til grund:

Jeg håber inderligt ikke, at ministeriet har regnet et eller andet fiktivt minuttal ud, hvor man forventer, at hver enkelt virksomhed vil kunne spare 5-10 minutter om måneden. For derefter at gange dette tal med en gennemsnitlig timeløn. For det kan ikke være mere fantasiløst og mere forkert.

Det svarer fuldstændig til det eksempel, jeg havde i min blog om grønthøsteren. Hvis det var en business case til min eksamen på ITU, var de dumpet.

Dvs. hvis virksomheden skal kunne realisere dette og få en regnskabsmæssig effekt, så skal de kunne reducere deres lønomkostninger med en et beløb svarende til minutantal gange det fiktive timeløn (5 minutter gange 400 kr. i timen = 33,33 kr.). Det kommer jo aldrig til at ske. Virksomhederne får aldrig den besparelse.

Alle ved, at hvis man skal have en regnskabsmæssig effekt af procesforbedringer, så er fyring en vej frem. Men man kan kun fyre en hel person af gangen, ikke en halv, eller (som jeg har set i nogle business cases) 0,26 FTE.

Hvornår stopper dette vanvid?

Drop alt med at procesbesparelse kan lede til store økonomiske besparelser. Jeg ved godt, at det er nemt at kommunikere, men det er ikke måden at gøre det på.

Hvad bør man så gøre?

Nu skal det konstruktive komme. Hvordan griber man det an? Her er et par eksempler:

1) Start med brugerrejsen. Hvordan er det i dag? (Også kaldet AS-IS) Hvordan kan det være i morgen? (TO-BE). Jeg har en tyrkertro på, at nogle features/funktions, som tænkes forbedret, vil kunne lede til konkrete forbedringer af nuværende uhensigtsmæssigheder. Bl.a. tror jeg på, at mange virksomheder vil kunne opleve en reduktion af ikke-overholdte frister, da det ikke er nemt at få overblik over alle tidsfrister. Dermed kan vi få en reduktion af frustration og en reduktion af udgifter til gebyrer (som er reelle besparelser) eller andre deraf følgende fatale konsekvenser (som i den grad er en gevinst både den enkelte virksomhed, ansvarlige og samfundet).

2) Undersøg om den nye løsning for Digital Post, NemLog-in og NemID vil have positiv betydning for virksomhedernes etablering og vedligeholdelse af integrationer til disse løsninger. Det er min overbevisning, at der er en omkostning skjult her, som vil kunne forbedres i en størrelsesorden, der er langt højre end de angivet 200-400 mio. kr. Bare tjek kommentarsporet i artikel "Nyt NemLog-in til kvart milliard: Stram tidsplan og kompleks proces". En potentiel gevinst som både kan være til gavn for erhvervslivet, men i særdeleshed også den offentlige sektor, da de i høj grad skal integrere disse produkter i deres løsninger.

3) Byg business casen op med gevinstoverblikket – og bliv ved med at fokusere på at finde gevinster og minimere de negative gevinster. Dvs. der skal sættes tid og ressourcer af til at have fokus på løsningens design, så den er så bæredygtig for alle parter – både det offentlige og det private. Det er, hvad man kan kalde sustainable development med en forventelig forbedring til gavn for mange. Og der er helt sikkert mere, hvor det kommer fra.

Jeg håber, at Finansministeriet ser ovenstående som et konstruktivt indspark. Det er ment sådan.

Relateret indhold

Kommentarer (11)
Jakob Steen-Petersen

"Jeg håber inderligt ikke, at ministeriet har regnet et eller andet fiktivt minuttal ud, hvor man forventer, at hver enkelt virksomhed vil kunne spare 5-10 minutter om måneden. For derefter at gange dette tal med en gennemsnitlig timeløn. For det kan ikke være mere fantasiløst og mere forkert."

Det tror jeg præcis er det de har :-)

200-400 mio er i øvrigt ikke det store. Der er 500.000 virksomheder i DK. Det er altså 400-800 kr. per virksomhed i besparelse. Minus alle de virksomheder som ikke kan fyre en kvart medarbejder...

Jesper Frimann

Jo jo.
Men hele "Post Danmark sagen", har jo vist at man f.eks. for Digital Post ikke har lavet en ordentligt business case. Man har jo valgt kun at lave business casen på 'gyngerne' alt imens de offentlige besparelser man 'burde' have set er blevet delvist udhulet af at værdien af det offentlige seskab 'Post Danmark' er faldet pga. brevforretningen er forsvundet.

Jeg synes langt langt de fleste af de tiltag vi ser fra offentlige side har karakter af 'taktiske digitaliserings tiltag', med et mere snævert 'lokalt' fokus.
Problemet med taktiske digitaliserings tiltag er, at deres praktiske impact kan være en helt del mere vidtrækkende, end de umiddelbare lokale økonomiske gevinster.

Det jeg savner er mere strategiske tiltag der hviler i et solidt fagligt grundlag.

// Jesper

Christian Nobel

værdien af det offentlige seskab 'Post Danmark' er faldet pga. brevforretningen er forsvundet.

Nu er historien med det faldende brevmængde en italesættelse for ikke at komme ind til sagens kerne.

Post Danmark hænger på tre store problemer, langt større den den faldende brevmængde:

  1. Ejerkredsen har i en årrække trukket "overskud" ud af Post Danmark, i en grad der fuldstændig har fjernet egenkapitalen.

  2. Man hænger stadig på en lang række bygninger, som ikke umiddelbart kan realiseres.

  3. Der er stadig en stor omkostning i forbindelse med tjenestemandsforpligtelser.

Det første punkt er nok det værste, da det er meget store beløb der er tale om:

2010: Post Danmark betaler 745 millioner i udbytte til PostNord
2011: Post Danmark betaler 826 millioner i udbytte til PostNord
2012: Post Danmark betaler 397 millioner i udbytte til PostNord
2013: Post Danmark betaler 496 millioner i udbytte til PostNord
2014: Post Danmark betaler intet udbytte til PostNord
2015: Post Danmark betaler 800 millioner til PostNord
2016: Post Danmark betaler intet udbytte til Post Nord

Det er jo ikke ligefrem et udtryk for rettidig omhu, især da Post Danmark havde et underskud på 102 millioner i 2013, og 223 i 2015.

Martin J. Ernst Blogger

Det jeg savner er mere strategiske tiltag der hviler i et solidt fagligt grundlag.


Hej Jesper,
Det er præcis det jeg gerne vil opnå med denne blog-serie, at fremhæve eksempler på business cases, som enten er gode eller kan blive bedre mht. at hvile på et solidt fagligt grundlag. Desværre er det ofte det sidste eksempel, som vi vil se flest eksempler på. Og grundene er mange.
Mange hilsner
Martin

Jesper Frimann

Der er stadig en stor omkostning i forbindelse med tjenestemandsforpligtelser.


Der må du lige forklare mig, hvordan tjenestemands forpligtelserne er et større problem end faldet i mængden af breve.

I 2017 var omsætningen på brevforretningen 3,250 Milliarder
I 2006 var omsætningen på brevforretningen 9,183 Millarder
(7,709 Millarder i 2006 kroner)

Det er en forskel på næsten 6 milliarder i omsætning om året.

Ja man har estimeret at det ville koste 5 millarder at fyre alle tjenestemænd, de skal jo have 3 års løn. Men igen er det kun et problem, hvis man fyrer dem/lukker biksen ned. Og det er en engangsudgift der er mindre end et års tabt omsætning på omsætningen på brevpost.

Og så hører tjenestemændene jo under finansministeriet, og er kun udlånt til Post Danmark, hvor post Danmark så betaler det meste af udgifterne til dem.
Så ja.. måske har du lyttet lidt for meget til LA spindet :)

Og det tragiske er at man for 20 år siden godt vidste i Post Danmark, at man levede på lånt tid mht. brevforretningen. Man fik nok bare ikke friheden til, at kompensere fra politisk side.

// Jesper

// Jesper

Christian Nobel

Der må du lige forklare mig, hvordan tjenestemands forpligtelserne er et større problem end faldet i mængden af breve.

Jeg har ikke sagt at tjenestemandsforpligtelserne er et større problem, men en del af de problemer Post DK slås med - det største er så afgjort at man har trukket et kæmpe udbytte ud af forretningen, i stedet for at konsolidere den.

Og så er det altså ikke nok kun at se på brevdelen, man skal også tage pakkedelen med i regnestykket, og der kunne Post DK have udnyttet deres hjemmebanefordel ved udvisning af rettidig omhu, i stedet for at ejerene havde drænet kassen.

Brevforretningen kan i øvrigt ikke kun tilskrives at det offentlige sender færre breve, men også at Post DK jo har gjort alt hvad de kan for at skræmme kunderne væk med grotesk stigende priser, og ekstrem dårlig service - igen et udtryk for en elendig ledelse, og en ejerkreds hvis ageren er direkte uanstændig.

Jesper Frimann
Jesper Frimann

Det er præcis det jeg gerne vil opnå med denne blog-serie, at fremhæve eksempler på business cases, som enten er gode eller kan blive bedre mht. at hvile på et solidt fagligt grundlag.

Jeg må indrømme, at jeg som regel har set Business cases været udarbejdet, som legitimeringen for at 'man vil noget', typisk lokalt. Og det kan være ekstremt frustrerende og nærmest umuligt, at kæmpe mod et taktisk tiltag, som har en 'god' lokal taktisk business case.
Også selv om alle der har faglig indsigt godt kan se, at dette 'taktiske tiltag' er hul i hovedet set på et strategisk plan.

Og hvis man så vil stille sig i vejen for et sådant tiltag, må man jo selv lave en 'modbusiness case', som ofte vil skulle være mere vidtrækkende og omfattende. Og det er som regel en dødssejler at få midler til dette.

Det kan selvfølgelig være nemmere, hvis man har en god omfattende cost model, der kan bruges til at 'counter' en sådan lokal optimeret business case.

Derfor bør en business case IMHO som regel ikke stå alene. Den skal være en del af en større analyse, og helst afdække flere forskellige scenarier og forholde sig til de grænseflader og afledte effekter den har uden for sit scope.

Lidt som en god IT-arkitektur bør indeholde et architectural -log/decisions dokument, der dokumentere og diskuterer de løsninger der blev valgt, og (det her er vigtigt) de løsninger der blev valg fra.

Tja ja.. håber du forstår hvad jeg mener :)

// Jesper

Personlig har jeg med min baggrund i Technical Sales, lavet mange business cases, og her var udfaldet jo altid givet på forhånd.. nemlig køb vores produkt :)

Martin J. Ernst Blogger

Tja ja.. håber du forstår hvad jeg mener :)


Oh jo ...
Desværre er jeg meget enig med dig, så vi kan ikke få en god diskussion her. Ingen friktion. Ingen varme.
Dels kommer du ind på, at der skal være en god cost struktur. Hvis man ikke forstår sin forretningen, så kan man ikke udarbejde en god business case. Og man aner slet ikke om det faktisk er et problem eller ej. Og slet ikke om det er forankret i strategien. Derfor har jeg i flere år hylet op omkring at det var de forkerte, som skrev business casen. Det skal være ledelsen - ikke projektlederen (eller den tekniske projektleder).
Uanset hvem der skriver, så bliver business casen gjort al for snæver, så man netop får den drejet på en sådan måde, at investeringen bliver godkendt. Derefter bliver business case lagt i en skuffe - og nøglen til skuffen smidt væk. Det er nok også ske PostDanmarks tilfælde.
Business casen indgår som en af mange artifakter, som hele tiden opdateres for at få det bedste ud af investeringen.

Log ind eller Opret konto for at kommentere