Martin Ernst bloghoved

Dissekering af en business case: Forsvarets premature attack

Denne blog er inspireret af Adam Fribos artikel om: It-projekt i Forsvarsministeriet leverer ingen effektivisering: Men medarbejdere er sparet væk. Her bliver det nævnt, at Forsvaret har beskrevet et projekt, der ikke har et rationale, da man har taget besparelserne på forkant.

Et godt eksempel er vores store samtaleemne – Sundhedsplatformen – der lavede samme nummer ved at fyre lægesekretærerne inden at talegenkendelsesmodulet var implementeret. Jeg husker også, at det berømte og berygtede Tinglysningsprojekt også nåede at fyre folk inden systemet var gået live.

Og som en af kommentarerne til Adams artikel også indikerer; Har vi ikke set det før? Jo! Og savner du inspiration, er der lidt at finde i et par af mine tidligere blogs: Bl.a. at grønthøstermetoden ikke er en god metode, business casen som den grimme ælling (Sundhedsplatformen), hvor man høster gevinster før forudsætningerne er på plads eller gevinstrealiseringen simpelthen ikke får den opmærksomhed, som det behøver.

Forsvarets premature attack

Forsvaret var lidt for hurtig på aftrækkeren i Adams førnævnte artikel. Og det er lidt som at tisse i bukserne. Nu står Forsvaret med nogle meget klamme, våde og meget ildelugtende bukser, som bare skal skiftes. Og her har man bare gjort det svært for sig selv.
Alle – som har implementeret processer og tilhørende systemer – ved, at det er umuligt at gøre noget, uden at det kræver en ekstra indsats. Dette har jeg forsøgt at illustrere i denne figur:

Illustration: eje

Den blå streg indikerer, det budgetterede antal årsværk, som findes i en organisation. Når go-live indtræffer, har man i business casen indikeret, at man kan spare et antal årsværk. Dvs. samme dag man går live, så bliver organisationen reduceret med det annoncerede antal. Men virkeligheden er noget andet. Vi har normalt brug for ressourcer til at sikre overgangen fra det gamle paradigme til det nye.
I Forsvarets tilfælde så er den røde lodrette streg, som illustrerer go-live flyttet langt til højre.

Men de er ikke alene om det. Denne problemstilling er også kendt i den private sektor, da denne udfordring normalt er et forhold, som normalt er drevet af CFO’en. Ham, jeg også kalder Is-no-good og som hellere vil være kalif i stedet for kaliffen. Men et eller andet stedet forstår jeg ham godt. Et projekt koster penge – og de penge skal på en eller anden måde finansieres. Og det gør man ved at ændre i budgettet, men gud nåde og trøste de stakler, som ikke bliver færdige til tiden.

Det svarer lidt til, at man siger til et pizzabud, at nu skal der ikke længere bringes store pizzaer ud fra den 1. januar, og sælger ladcyklerne, inden salget er stoppet. Med andre ord har Mr. Is-no-good flyttet problemet fra økonomiafdelingen ud til dem, der pludselig står i en hverdag, hvor praksis bliver umulig.

Jeg vil ikke forholde mig til om Forsvarets projekt er dyrt eller ej. Uanset hvad man implementerer, så er det forbundet med en omkostning. Og det er den investering, som skal tjenes hjem. Mit råd er, at vente med at hente investeringen hjem til efter implementeringen er gennemført og forankret!
Problemstillingen med at høste før tid er så generisk, at de kan foregå i alle organisationer og med alle leverandører.

Men, hvad er så specielt ved dette projekt?

Som jeg forstår på Adams artikel, så kalder man bare business casen noget andet, da gevinsterne er realiseret. Kvalitetsløft kalder man det. Suk!
Hvorfor er det, at man stikker blår i øjet på sig selv og andre og kalder det noget, som det faktisk ikke er? Denne business case skal være en opdateret version af den oprindelige business case, hvor der er indregnet en procesbesparelse. Det er den, man skal løbe efter – ikke en omformuleret business case.

Kvalitetsløft giver meget muligt bedre informationer, som gør, at man kan tage bedre beslutninger eller man ikke bruger mere tid på noget, som man ikke skulle bruge tid på, da man laver det rigtigt første gang.
Det værste er, at Forsvaret i denne sag ikke er skarp til at finde ud af, hvordan Forsvaret kan spare (da de allerede har fyret ressourcerne). Vi kan ikke sige det med sikkerhed, da artiklen indikerer, at store dele af det delte dokument, som man har bedt om aktindsigt i, er censureret bort.

Min erfaring i denne forbindelser er, at man ikke vil kunne opnå nogle besparelser.
Normalt vil et tidsregistreringssystem kunne bidrage med følgende gevinster:
* Nemmere registrering af tid (dette vil aldrig kunne realiseres, da det er 5 min. her og der)
* En mere effektiv lønregistrering (dette vil normalt aldrig kunne realiseres, da det er få timer om mdr. som bruges på dette – det er en anden sag i Forsvaret med 20.000 medarbejdere)
* En mere effektiv udarbejdelse af salgsfakturaer (dette er mest relevant for virksomheder, som sælger timer så som konsulenter, arkitekter, advokater etc.)
* En nemmere overholdelse af overenskomster (dette er igen ikke noget, som normalt giver de store gevinster, men når man i Forsvaret har 800 regler, så kan der måske godt hentes noget her – men mange gange er det billigere at håndtere dette manuelt end at udvikle et system til alle regler)
* En bedre udnyttelse af ressourcer ved brug af data fra tidsregisteringen (her er der masser at hente, men her kan tidsregistreringen ikke stå alene, men skal dele gevinsterne med det modul, som sikrer selve ressourceallokeringen).
* En reduktion af IT-porteføljen (mener at kunne huske, at man har en del tidsregistreringssystemer i Forsvaret – eller havde – og derfor kunne der være mulighed for reduktion af driftsomkostninger)

Måske var det alligevel ikke så tosset bare at fyre folk, da det var den eneste måde man kunne få realiseret gevinster? Det varmede da et kort øjeblik!

Kommentarer (1)
Per Michael Jensen

Hvis du gennemfører en besparelse som offentlig leder, så er der bonus. Ved at realisere et projekts besparelse før tid, kan der hentes en bonus. Og når der i forvejen er underbemandet, hvorfor så ikke tage hvad man kan få, når nu resultatet er givet?

Jeg har så ikke luret om det er en bevidst strategi, for at få yderligere underbemanding til at glide ned hos lederne.

Log ind eller Opret konto for at kommentere