Jesper sandal header

Derfor bruger jeg ikke feriesvar på min mail

Det er sikkert stik imod både gænge it-politikker og god pli på internettet, men jeg har opgivet at sætte et autosvar på, når jeg holder ferie.

Så der er formentligt lige nu en lille hær af pr-pushere, som ikke kan forstå, hvorfor jeg ikke har svaret på deres mails om en ny version af noget antivirussoftware eller en ny switch, der bruger mindre strøm. Til dem vil jeg med tilbagevirkende kraft nu meddele, at jeg var på ferie i sidste uge.

Et automatisk feriesvar lyder jo som en dejlig enkel måde at fortælle omverdenen, at jeg ikke lige kan svare på mine mails, fordi jeg ikke er på kontoret. Men virkeligheden er ikke så rosenrød.

Størstedelen af de mails, der lander i min indbakke udgøres nemlig af mails, hvor jeg ikke har nogen grund til at sende et svar tilbage om, at jeg først sletter mailen på mandag. Det er nemlig diverse nyhedsbreve, pressemeddelelse, mails til mange modtagere eller gråzone-junkmail fra hjemmesider, hvor jeg skulle aflevere min mailadresse.

Med andre ord mails jeg normalt ikke behøver at reagere på. Der er heller ingen grund til at gøre opmærksom på, at jeg ikke kommer og henter et stykke kage, fordi der er en kollega, der har fødselsdag. Og i øvrigt burde jeg nok se at få smidt de kilo, der kom på i løbet af Version2's Sommertour.

Hvis jeg blot sætter et autosvar op, så ender det med, at jeg får dobbelt så mange mails, der skal slettes, når jeg kommer tilbage fra ferien. Jeg har nemlig endnu ikke fundet en let måde at undgå at få et maskinsvar retur på mit maskinsvar.

Ja, jeg kunne sætte filtre op og vælge kun at sende feriesvar til bestemte modtagere, men jeg har i forvejen begrænset tid til at være min egen sekretær og administrere min indbakke. Derfor ligger der i skrivende stund 20.435 mails i den og 6.868 ulæste mails.

Men hvad kan modtageren bruge mit feriesvar til? Det er sjældent, jeg får decideret tidskritiske mails, og mit autosvar ville blot dirigere flere mails i retning af min i forvejen travle redaktør. I løbet af en typisk uge vil der måske være en håndfuld mails, som jeg burde sende et svar på, men det er ud af et par hundrede.

Et uintelligent autosvar er derfor ikke løsningen. Vi benytter Google Apps, hvor jeg har mulighed for at vælge, at feriesvar kun skal sendes til mine kontaktpersoner. Det er imidlertid heller ikke optimalt, da de mails, jeg får, som er mest tidskritiske, kommer fra eksempelvis læsere eller andre enkeltpersoner, som jeg ikke tidligere har skrevet sammen med, og derfor ikke kan have i mine kontaktpersoner.

Faktisk ville den omvendte indstilling næsten give mere mening, nemlig kun at sende et svar til folk, jeg ikke har blandt mine kontaktpersoner. Altså bortset fra at jeg så ville sende feriesvar til de spammere, der slipper gennem spamfiltret.

E-mailen er ét af mine vigtigste arbejdsredskaber, og det er jeg med til at undergrave, når jeg ikke bruger feriesvar, og afsenderne derfor ikke kan vide, at min manglende respons skyldes fysisk fravær og ikke blot manglende interesse. Det er et brud på én af de fundamentale kontrakter bag e-mail, nemlig at man bør svare hurtigst muligt.

Men i sin uintelligente form er det automatiske feriesvar blot med til at give mig mere arbejde efter ferien.

Og så meget haster det nok alligevel ikke at sige nej tak til et interview med en direktør, der gerne vil fortælle, at cloud computing er supervigtigt.

Kommentarer (15)
sortSortér kommentarer
  • Ældste først
  • Nyeste først
  • Bedste først
#1 Thomas Nielsen

Der er mange gode grunde til ikke at sende autosvar, hvilket jeg da også i mange år har valgt ikke at gøre. For dog at give mine kollegaer en chance for at vide, at de lige netop i dag ingen svar får, har jeg et filter i min Outlook som sender svar tilbage hvis det er en intern konto, altså en kollega, og jeg er den eneste modtager, samt et par ekskluderende klausuler. På den måde rammer jeg stort set de interne brugere som specifikt har sendt mig en email i min ferie. Der er næppe mange emailvittigheder eller kageinvitationer med mig som eneste modtager, så de bliver ikke reciprok-spammet, ligesom emails der er vigtige at der er CC'er på dem, på samme måde bliver behørigt ignoreret indtil jeg er tilbage, hvorved risikoen for at blive ringet op i ferien minimeres gevaldigt. Alt det mellemvigtige får lige en besked om at jeg ikke agter at læse det før om lang tid.

Reglen har jeg haft med mig henover en del versioner af Exchange efterhånden, med enkelte småtilretninger. Regler fungerer noget bedre end de indbyggede out-of-office faciliteter i Exchange. Men selvom regelsystemet er ret godt, er der stadig en del ting der mangler, før man kan lave et decideret intelligent autosvar. Det kunne være man skulle lave en lille email-monitor-auto-svar-gizmo á la de mangfoldige POP3-toastere, så man er uafhængig af transporten. Could be...

  • 0
  • 0
#2 Jørgen L. Sørensen

Kan godt følge dig langt hen ad vejen, men synes det ser ud som om du har et seriøst problem, for er du sikker på at der ikke er noget vigtigt i de flere tusinde ulæste mails?

Du er nok ikke alene om det problem - heldigvis er jeg ikke selv ramt af det, da jeg kun har min private mail :o

Du skriver selv at du giver din mail-adresse mange steder på hjemmesider. Mon ikke vi fremover skal vænne os til at have flere mailadresser?

Selv om jeg som nævnt kun har min private mails, har har jeg en særlig mail-adresse som jeg bruger til diverse nyheds-sider og tvivlsomme firmaer. Dermed får jeg de mindre vigtige mails i en mailboks for sig selv, og så indeholder min private mail kun de "seriøse og vigtige" mails som jeg bør læse forholdsvis hurtigt.

  • 0
  • 0
#4 Jesper Stein Sandal

men synes det ser ud som om du har et seriøst problem, for er du sikker på at der ikke er noget vigtigt i de flere tusinde ulæste mails?

Jeg er temmelig sikker. Jeg læser alle emnelinjer, men bruger ikke altid tid på at slette unødvendige mails. En stor del af de ulæste mails er eksempelvis nyhedsbreve og whitepapers, som i første omgang er blevet 'gemt til senere læsning' ud fra en skimming af emnelinjen. Og jeg var i flere år bundet til at bruge den gamle Webmail-klient til Exchange, hvor det var besværligt at markere mails som læste eller slette dem.

  • 0
  • 0
#5 Torben Mogensen Blogger

Jeg bruger heller ikke autosvar, dels af de samme grunde som dig og dels fordi jeg selv bliver irriteret over de mange autosvar jeg selv får på ting, der ikke kræver (øjeblikkeligt) svar. De folk, der har behov for at vide, at jeg ikke har tænkt mig at svare den næste uges tid, er de samme folk, som andre andre kanaler godt kan finde ud af, at jeg er på ferie, og hvornår jeg ventes tilbage.

Jeg har endvidere oplevet på mail til lister, at et autosvar fra en modtager går tilbage på listen og medfører autosvar fra andre osv. Mange mailprogrammer begrænser antallet af daglige autosvar til samme modtager, så det går (som regel) ikke i selvsving, men et er alligevel irriterende.

  • 0
  • 0
#6 Jeppe Toustrup

Nu skriver du at I bruger Google Apps, bruger du så deres prioriterede indboks funktion? Jeg bruger også selv Google Apps til mit eget domæne, men jeg modtager slet ikke mail nok til at jeg syntes det er værd at filtrere en masse i på den måde, men med din mængde e-mails kunne jeg godt forestille mig det var smart: http://gmailblog.blogspot.dk/2010/08/email-overload-try-priority-inbox.html

  • 1
  • 0
#7 Christian Rasmussen

Jeg forstår udemærket din argumentation og jeg har tidligere også haft et forbehold med at gøre brug af OOO. På min arbejdsplads benytter vi os af Exchange 2010 og den har givet mulighed for, at man, som afsender, bliver underrettet på forhånd, når man forsøger at sende en mail til en person der er sat som out-of-office.

Ret mig endelig hvis jeg tager fejl, men jeg har først lagt mærke til det efter at vi migrerede til Exchange 2010. Dog fungerer det vist også kun for mails der er sendes internt- men derudover er hele idéen med, at man kan reagere proaktivt på en out-of-office besked ganske god, synes jeg.

Jeg har absolut ingen idé om hvordan konkurrerende produkter håndterer denne problemstilling.

  • 0
  • 0
#9 Jørgen Elgaard Larsen

"Derfor ligger der i skrivende stund 20.435 mails i den og 6.868 ulæste mails.".... Sjusk..... intet andet.

Eller effektivitet. Prøv at regne på, hvor lang tid, det tager at læse 6.868 mails.

Tallene for min indbakke er sammenlignelige med Jespers. Det skyldes nok, at jeg bruger jeg min indbakke som arkiv. Det giver fint mening for mig at have ulæste mails med subject á la "Tak fordi du indeberettede måleraflæsning" liggende. Jeg behøver ikke åbne mailen for at vide, hvad der står i den, men jeg vil gerne kunne finde den senere hen.

  • 3
  • 3
#10 Johannes Aagaard

Det anføres, at "én af de fundamentale kontrakter bag e-mail" er, at man skal svare hurtigst muligt, men dette er vel egentlig ikke en på nogen måde vedtaget eller anerkendt konvention. Og "hurtigst muligt" afhænger jo af flere faktorer - herunder ens egen prioritering af den pågældende henvendelse.

For de af os, der i arbejdsmæssig regi har besluttet kun at læse mail tre gange om dagen, oplever man en del afsendere, der er så utålmodige, at de enten ringer en op (har derfor sat mobilen på lydløs) eller simpelthen tropper op fysisk og i en ofte let bebrejdende tone spørger om det, som de spørger om i deres mail (afsendt ti minutter tidligere). Flere virksomheder degenererer desuden ofte til at lade medarbejdere og ledelse misbruge mailsystemet massivt - så alt drukner i massen; vigtige som ikke-uvigtige henvendelser. Og hvor meget vigtige emails i stedet burde have affødt en personlig henvendelse fra starten. At "befri Outlook" indebærer derfor også, at man i enhver applikation, som man benytter i samarbejde med andre, bør tilstræbe at indbygge en mulighed for collaboration - og altså der igennem formidle dedikerede meddelelser til bestemte faggrupper, så at informations- og vidensdeling ikke bliver en belastning i et mailsystem, men derimod en del af arbejdsprocessen.

Mange af ens eksterne (løse eller faste) kontakter er man heller ikke nødvendigvis interesseret i at delagtiggøre i, at man holder ferie. Eksempel kan nogle leverandører eller udbydere af forskellige serviceløsninger være så ekstremt aggressive i deres markedsføring, at man ikke helt sjældent til sidst må bede dem om (i et pænt tonefald, naturligvis) at holde sig væk. Og hvorfor i alverden skulle man orientere dem om firmaets ferieplanlægning (også ud fra et potentielt sikkerhedsmæssigt aspekt).

Den mest effektive løsning er naturligvis at arbejde med både en intern emailadresse og en ekstern. Og videresender man per automatik emails fra bestemte kontaktpersoner/kunder til andre dedikerede medarbejdere, som man har en feriemail-aftale med, så er dette naturligvis ideelt.

  • 0
  • 0
#11 Henrik Kramselund Jereminsen Blogger

Jeg bruger heller ikke auto-svar, det fejler for ofte (og det skyldes lamme klienter og servere som ignorerer godt tone og standarder på internet, men lad lige den kæphest ligge idag)

Det er et brud på én af de fundamentale kontrakter bag e-mail, nemlig at man bør svare hurtigst muligt.

Bør man?

Jeg har selv en meget striks holdning til min email og havde i mange år sorteret alt ned i mapper og kun ca. ~2-30 emails liggende tilbage i indbakken som der skulle gøre noget ved. Dette lykkedes med en stram procmail filtrering af alle mailinglister ned til mapper, så man kunne vælge "Nu er det tid til at se på mine domæner og advarsler om dem som er ved at udløbe".

En anden ting er at man ikke kan kræve et svar bare fordi man har sendt en email og der kan sagtens være en masse gode grunde til at "ignorere" en email længere tid, fordi der rent faktisk er andre vigtigere opgaver!

Lidt ligesom når man står i butikken og ekspedienten bruger mere tid på den døgenigt der ringer ned, fremfor dem som er i butikken, så skal man indimellem se på hvad der vælter ind i indbakken og vælge/fravælge!

Hvis man altid prioriterer email over alt andet, så ender det med at man ikke har tid til at arbejde :-D

  • 1
  • 0
#12 Carsten Hahn

Man kan jo lave "med venlig hilsen" signaturer i Outlook så en ide er at lave sin signatur(e) (der er en til både interne og eksterne mails) om, så de faktisk giver besked om den kommende ferie.

14 dage før du skal på ferie så tilføjer du blot linien "..og for resten er jeg på ferie i uge 31 og 32" til din signatur.

Linien kommer kun på de mails du rent faktisk besvarer (eller starter) og derved får du "advaret" de fleste af dem som du skriver med.

  • 2
  • 0
#14 Jesper Poulsen

Det er et brud på én af de fundamentale kontrakter bag e-mail, nemlig at man bør svare hurtigst muligt.

Vrøvl. Hvis folk ikke kan vente på at få svar på en email, så skal de ikke sende en email i første omgang. De skal gribe knoglen og RINGE.

  • 0
  • 0
#15 Thomas Nielsen

Det er meget fint at mange kan "vælge" at have en holdning til hvordan email skal prioriteres i forhold til andre kommunikationsformer, men f.eks. i mit job vil alting simpelthen flyde ud i telefonsnak, hvis "afsenderen" alene bestemmer vigtigheden og vælger at bruge telefonen når han har travlt. Email udmærker sig, som mange andre asynkrone kommunikationsformer, ved at begge parter har indflydelse på prioriteringen, dels i form af formuleringer og flag, dels i tiden hvorindenfor der reageres. Ydermere har vi, med 9000+ vidensarbejdere, pinedød brug for at der er en protokol for kommunikation; altså, i betydningen "hvordan man gør", for ikke at ende i totalt anarki, hvilket vi så gør alligevel fordi protokollen (trods alt og gudskelov) kun er en anbefaling. Her er der bare ikke plads til at "vælge" at ringe fordi man har travlt, for hvad med de andre der også har travlt? Hvem bestemmer hvem der har mest travlt? Det samme gælder sådan set for alternative kanaler til at vide om folk er på ferie eller på anden vis er indisponerede. Vi har allehånde faciliteter til proaktivt at vide om en given person er i huset, men de fungerer simpelthen ikke altid i praksis. Med Lync er det dog blevet ret let at se allerede mens man smider modtagere ind i en email, om modtagerne overhovedet er til stede, forudsat selvfølgelig at de ikke har "valgt" at fremtræde som værende fraværende.

  • 0
  • 0
Log ind eller Opret konto for at kommentere