Den bundløse postkasse

Hvor meget plads skal brugene have i deres postkasser? Det spørgsmål dukker jævnligt op hos os - og nu er den her igen, fordi vi lægger an til en software-opgradering af vores Exchange-miljø.

Skal der lægges begrænsninger på, hvor meget en brugers postkasse må fylde og vokse, så vi bl.a. kan tvinge brugerne til at journalisere den relevante post - eller skal IT-afdelingen bare give los og ikke spilde brugernes tid med at få dem til at rydde op?

Der er vist argumenter for begge dele.

Vi vælger antagelig et setup med 1 Gigabyte til hver bruger, og så kører vi et job hver måned, der skovler mere end 2 år gamle mails ud i Roskilde Fjord .......

Kommentarer (10)
sortSortér kommentarer
  • Ældste først
  • Nyeste først
  • Bedste først
Peter Makholm Blogger

Det er vel ikke som udgangspunkt IT-afdelingens ansvar at tvinge de ansatte til at jounalisere? Jeg ville endda mene at IT-afdelingen måske endda burde afstå fra at spille den store onde jounaliseringsindpisker hvis andre dele af organisationene skulle ønske det.

Jeg finder det dumt at bruge kustige begrænsninger som adfærdsregulerende middel.

Så er det vel bare at stille et regnskab op der siger at hver Gbite exchangelager brugerne skal have adgang til koster så og så mange resurser og så se hvad der er budget til.

  • 0
  • 0
Lars Dybdahl

Der kan vel stort set ikke være nogen grænse for en mailbox størrelse, når man skal arkivere gamle mails. I stedet for at fokusere på at begrænse brugernes arkivering af mails, bør man i stedet fokusere på at brugernes værktøjer ikke giver anledning til plads-spild. Det kan gøres på flere måder:

1) Online web-baseret fil-sharing, så man nemt kan uploade store filer og lægge dem parat til download via et link. Så kan man inkludere linket i en mail. Når dette er indført, så kan man begrænse hvor store attachments der sendes via e-mail, hvilket reducerer pladsforbruget i mailboxe.

2) Fokuser på at erstatte e-mail kommunikation med andre former for kommunikation, der er mere struktureret og mere produktivt. Det er spild af ressourcer når man kan sende en e-mail til en afdeling eller til en funktion, ligesom at Instant Messaging og online collaboration med regneark og dokumenter kan øge produktiviteten voldsomt samtidigt med at datamængden reduceres.

Hvis man vil vide, hvordan man kan erstatte e-mails med online værktøjer, så skal man kontakte de personer, der har de største mailboxes, og høre dem om, hvordan deres arbejde kan effektiviseres. En stor mailbox er ofte et tegn på et effektiviseringspotentiale.

  • 0
  • 0
Niels Dybdahl

Jeg har også oplevet IT-afdelinger som har sat max-grænse på folks mailboxe. Resultatet har dels været en masse spildtid med at gennemgå gamle emails og dels at folk oprettet PST filer hvor de flytter gamle emails over.

Jeg har ladet mig fortælle at sålænge en email til 100 brugere ligger i Exchange, så ligger den der kun i en kopi. Når disse 100 brugere har flyttet emailen over i deres PST-filer, så ligger den der i 100 kopier.

Så IT-afdelingerne har opnået at holde folk beskæftiget og at bruge mere serverplads. Men noget skal IT-folkene jo få tiden til at gå med.

  • 0
  • 0
Andreas Warberg

Der kan være flere årsager til at man sætter en maks grænse.

Det kunne være fordi Exchange-backuppen, af sikkerhedsmæssige hensyn, skal kunne overføres via et langsomt link til en anden lokation om natten.

Det kunne også skyldes underliggende hardware/økonomiske begrænsninger som decideret harddisk plads eller antal backup bånd. Mange mindre og mellemstore virksomheder vil ikke have mulighed for løbende at udvide deres lagerplads.

Hvis man er så heldig at have en Exchange 2003 SBS er der en total begrænsning databasens størrelse på 75 GB, så hvis går "bundløs" eller bare "gmail" med pt. godt 7,5 GB per bruger, risikerer man at SBS ikke kan understøtte mere end 10 mand!

Til sidst kan pladsbegrænsning af mailboksen være en beslutning, der er truffet for at understøtte en virksomhedspolitik om f.eks. at anvende et intranet eller fælles netværksdrev til filudveksling - istedet for at mail filer rundt. Det er næppe oceaner af e-mails med html- eller tekstindhold, der fylder mailboksene op, men nærmere vedhæftede filer.

Til det med 1 e-mail til 100 bruger mener jeg ikke du har ret. Exchange bruger et single-instance storage system til at opnå den effekt, du beskriver. De 100 brugere får hver et link til den ene e-mail, de alle har modtaget. Så når du rydder op til din pst-fil kopierer du denne kopi ned og sletter dit eget link. De 99 andre brugere har fortsat linket. Pladsforbruget er altså det samme minus den plads, linket optog (hvilket skulle være forsvindende lidt).

Misforståelsen kan muligvis være opstået pga. Exchange-værktøjet exmerge, som bruges til at lave "brick-level" backup af den enkelte brugers mailboks. Backuppen fra exmerge bliver en pst fil per bruger og hver af de 100 brugere får i deres pst fil en ægte kopi af den fælles e-mail. Når backuppen genindlæses (f.eks. på en ny server) ved Exchange ikke, at de 100 brugere alle har en mail, der er identisk, og Exchange vil, så vidt jeg ved, ikke scanne brugernes mailbokse for at finde sådanne mails. Og dermed opstår den eksplosion du nævner, e-mailen optager pludselig 100 gange så meget plads.

  • 0
  • 0
Lars Dybdahl

Til Andreas:

Jeg tvivler på at Roskilde Kommune kører Small Business Server udgaver af noget som helst.

Bortset fra det, så var Niels's pointe, at man ikke skal bede folk om at flytte mails fra Exchange-systemet over i løse .pst filer på netværksdrev, da det vil øge pladsforbruget.

  • 0
  • 0
Kristian Larsen

Undskyld at jeg måske spoerger lidt dumt, men hvad er businesscasen for at opgradere jeres exchange miljoe?

Og når i alligevel kigger på en "opgradering" [afaik er der lidt mere til det når der opgraderes til Exchange 2007] - har i så kigget på alternativer? Lavet en businesscase ift. pris/ydelse mv., eller koerer i bare videre fordi nu koerer i nu engang exchange?

Mht. pladsforbrug så kunne en loesning som IBM Lotus Quickr, Microsoft Sharepoint Portal Server eller Novell Teaming & Collaboration afhjaelpe problematikken med store attachments (ihvertfald ift. interne mails, hvilket der sikkert er et par stykker af) og et funktionelt brugbart journaliseringssystem - hvis de 2 ting er indfoert er der vel kun oekonomi og teknik tilbage som evt. argumentation for restriktioner. Oekonomi kan klares ved at fakturere afdelinger mv. for forbrug. Tekniske begraensninger er nemme at argumentere for: enten erstatter vi "skidtet" eller også må folk leve med det.

  • 0
  • 0
Kristian Larsen

Jeg vil gætte på at roskilde kommune bruger SAN til at gemme deres exchange mail stores på.
Dernæst muligvis et SAN til backup og sidst noget tape.
Alternativt noget remote storage.

En hotswap SAN disk på 73Gb koster vel i omegnen af 2K eks. moms. - læg dertil raid mv. og så er Gb prisen deroppe af endnu.

En 1TB SATA SAN HS disk koster til sammenligning også i omegnen af 2K.

  • 0
  • 0
Log ind eller Opret konto for at kommentere