5 ting jeg har lært af at slette 10.027 mails på 1 uge

Det begyndte med en ny mobiltelefon og udviklede sig til lidt af et projekt, hvor alle småpauser blev brugt med at slide på 'X' og 'pil ned'. I løbet af en uge fik jeg slettet 10.027 e-mails, der ellers havde ligget og hygget sig på min mailkonto.

På den pågældende konto svarede det til, at jeg har slettet knapt 60 procent af de mails, der lå på kontoen. Egentligt var oprydningen ikke nødvendig, for jeg manglede ikke plads, og jeg er bestemt ikke tilhænger af 'Inbox Zero' eller koncepter, hvor jeg skal forholde mig til alle mails og enten slette dem eller lægge dem i mapper.

Det ses tydeligt på min arbejdsmail, der i skrivende stund indeholder 36.532 mails, hvoraf 17.674 er ulæste.

Så hvad har jeg lært af at slanke min mailkonto?

1. Afmelding virker højst 3 ud af 4 gange

Størstedelen af min mailsamling bestod af nyhedsbreve og reklamer. Hvorfor de ikke bare er blevet slettet med det samme, vender jeg tilbage til.

Det var derfor oplagt at se på, om jeg kunne afmelde mig nogle af de nyhedsbreve, der var lidt for hyppige i deres frekvens i forhold til, hvor meget jeg brugte dem.

De fleste af den slags mails indeholder er link til afmelding, men succesraten var ikke imponerende. Der var flere, jeg afmeldte, hvor jeg fik en besked på en hjemmeside om, at jeg var afmeldt, hvor der stadig dukker mails op.

Så var der dem, hvor afmeldingen var noget med at 'ændre min profil', hvor jeg kunne ændre hvilke typer nyheder, jeg gerne ville have. Det var denne type, der oftest gik galt. Og så var der dem, der krævede, at jeg loggede ind med min konto (som jeg kun havde brugt én gang og smidt kodeordet væk), før jeg kunne afmelde mig.

2. Antallet af mails pr. dag ser ud til at vokse

Det er måske bare en naturlig ting, men det blev meget tydeligt, når jeg gik næsten 10 år tilbage i mailbunken, at mønstret for mailmængden på en mailkonto udvikler sig over tid.

Der bliver samlet flere nyhedsbreve op i takt med at man handler i nye butikker, men der var også tegn på, at mange af de nyere tilmeldinger førte til flere mails/uge end de ældste.

Samlet set betød det, at langt størstedelen af mailbunken var fra de sidste to år. Enten har jeg været bedre til at rydde op tidligere, eller også er mailstrømmen taget til.

3. Mails får lov at overleve, fordi hvad nu hvis?

Så hvorfor har jeg ikke bare slettet alle disse reklamemails fra Elgiganten og Hotels.com? Det er ret tydeligt, at jeg har et mønster, hvor visse gode tilbud får lov at overleve.

Tag for eksempel de mange mails der vedrører rejser. Her fodrer jeg mailmonstret ved at se, at der er et tilbud på billeje/flybilletter/hoteller lige nu. Hvis jeg er i færd med at overveje, hvad min sommerferie skal bruges på, så skåner jeg disse mails fra deletetasten, fordi de jo kunne indeholde en kode, der gav mig 10 procent rabat, hvis jeg bestemte mig for at booke inden for 48 timer.

I stedet akkumulerer disse tilbud som sne på indlandsisen, indtil de udgør et fast sammenpresset lag af junkmail - for når tilbuddet er udløbet, forsvinder mailen jo ikke.

Lidt hurtigt hovedregning (ok, jeg snød og brugte et terminalvindue. Ok, det var Powershell, og det er fordi lommeregner-applikationen ikke virker, efter min arbejds-pc blev opgraderet til Windows 10) afslører, at selvom 10.027 unødvendige mails lyder af meget, så er det i gennemsnit mindre end tre om dagen. Med de mails, jeg ikke har slettet, havde jeg før oprydningen opsamlet i gennemsnit 4,8 mails om dagen.

4. Massesletning virker bedst for mig

På grund af punkt 3 virker en storstilet oprydning formentligt bedre for mig, end løbende at holde mailboksen fri. Tre måneder senere er den der mail fra Amazon om en ny bog, der minder om en anden bog, jeg har købt, langt lettere at slette. Især når den ligger i en bunke sammen med andre udløbne tilbud.

Jeg er i hvert fald nået til den erkendelse, at min maildisciplin nødvendiggør hovedrengøringer fra tid til anden.

Jeg havde stor gavn af, at Google på min Gmail havde sorteret min mail, så notifikationer fra sociale netværk og reklamer havde hver deres mapper, adskilt fra min primære indbakke. I selve indbakken faldt mit slettetempo kraftigt, fordi der var flere mails, der var sværere at tage stilling til.

Visse ting kunne findes ved at foretage en søgning og begrænse den til indbakken og med et nøje udvalgt nøgleord eller afsender. Blot at scrolle gennem en usorteret indbakke gik langsomt. Derfor er der for eksempel stadig 2.530 ulæste mails i min indbakke.

5. 80% af resten bliver ikke slettet

Men hvorfor slette mails? Plads er ingen begrænsning, men på den anden side giver de gamle mails mig meget lidt værdi og er blot fyld i systemet, der kan gøre det sværere at finde mails, jeg faktisk skal bruge.

Eftertiden går glip af om 100 år at kunne dykke ned i min uspolerede mailsamling og foretage et studie af, hvad det der e-mail i virkeligheden gik ud på. Men her og nu får jeg lettere ved at søge.

Netop muligheden for at søge er så også grunden til, at langt størsteparten af resten får lov at overleve. Der er sådan set ingen grund til, at jeg gemmer enhver kvittering for alt, jeg nogensinde har købt på nettet, men en søgning har flere gange sparet mig for besvær med at finde ud af, hvad det nu lige var for et grafikkort, der sad i min maskine.

Hvert netkøb kan føre til tre-fire mails, og jeg er ikke interesseret i at gennemgå mere end 6.000 mails og skulle skelne mellem den vigtige mail med kvitteringen, og de andre mails om forsendelse og modtagelse af ordren.

Jeg har sådan set ikke brug for at gemme mails med notifikation om en ny online-kontoudskrift fra en bank, jeg ikke længere er kunde i, eller om en udvidelse til et onlinerollespil, jeg ikke har logget ind i i 7 år. Men for det første vil det tage meget lang tid at gennemgå resten af mine mails, hvor lagene med ragelse er flettet ind med lagene af mails, der ikke er helt så lette at tage stilling til.

For det andet er der også noget spændende ved at gå tilbage i mailboksen, fordi mailaflejringerne afspejler, hvad der er foregået i mit liv på daværende tidspunkt.

Der er for eksempel et par tydelige aflejringer med mails om nye lejligheder til salg, når vi har skullet flytte. Der er mails fra foreningsarbejde og ferier. Selv om hver mail i sig selv ikke har nogen værdi, så fortæller de historien om, hvor jeg har boet, hvad jeg har interesseret mig for, hvem jeg har skullet aftale rollespilsaftener med, og om økonomien har været trang, eller der var plads til at købe fjollede ting på eBay.

... og så bør jeg vist snakke med nogen om min overdrevne brug af geologiske metaforer.