Det begyndte med en ny mobiltelefon og udviklede sig til lidt af et projekt, hvor alle småpauser blev brugt med at slide på 'X' og 'pil ned'. I løbet af en uge fik jeg slettet 10.027 e-mails, der ellers havde ligget og hygget sig på min mailkonto.
På den pågældende konto svarede det til, at jeg har slettet knapt 60 procent af de mails, der lå på kontoen. Egentligt var oprydningen ikke nødvendig, for jeg manglede ikke plads, og jeg er bestemt ikke tilhænger af 'Inbox Zero' eller koncepter, hvor jeg skal forholde mig til alle mails og enten slette dem eller lægge dem i mapper.
Det ses tydeligt på min arbejdsmail, der i skrivende stund indeholder 36.532 mails, hvoraf 17.674 er ulæste.
Så hvad har jeg lært af at slanke min mailkonto?
Størstedelen af min mailsamling bestod af nyhedsbreve og reklamer. Hvorfor de ikke bare er blevet slettet med det samme, vender jeg tilbage til.
Det var derfor oplagt at se på, om jeg kunne afmelde mig nogle af de nyhedsbreve, der var lidt for hyppige i deres frekvens i forhold til, hvor meget jeg brugte dem.
De fleste af den slags mails indeholder er link til afmelding, men succesraten var ikke imponerende. Der var flere, jeg afmeldte, hvor jeg fik en besked på en hjemmeside om, at jeg var afmeldt, hvor der stadig dukker mails op.
Så var der dem, hvor afmeldingen var noget med at 'ændre min profil', hvor jeg kunne ændre hvilke typer nyheder, jeg gerne ville have. Det var denne type, der oftest gik galt. Og så var der dem, der krævede, at jeg loggede ind med min konto (som jeg kun havde brugt én gang og smidt kodeordet væk), før jeg kunne afmelde mig.
Det er måske bare en naturlig ting, men det blev meget tydeligt, når jeg gik næsten 10 år tilbage i mailbunken, at mønstret for mailmængden på en mailkonto udvikler sig over tid.
Der bliver samlet flere nyhedsbreve op i takt med at man handler i nye butikker, men der var også tegn på, at mange af de nyere tilmeldinger førte til flere mails/uge end de ældste.
Samlet set betød det, at langt størstedelen af mailbunken var fra de sidste to år. Enten har jeg været bedre til at rydde op tidligere, eller også er mailstrømmen taget til.
Så hvorfor har jeg ikke bare slettet alle disse reklamemails fra Elgiganten og Hotels.com? Det er ret tydeligt, at jeg har et mønster, hvor visse gode tilbud får lov at overleve.
Tag for eksempel de mange mails der vedrører rejser. Her fodrer jeg mailmonstret ved at se, at der er et tilbud på billeje/flybilletter/hoteller lige nu. Hvis jeg er i færd med at overveje, hvad min sommerferie skal bruges på, så skåner jeg disse mails fra deletetasten, fordi de jo kunne indeholde en kode, der gav mig 10 procent rabat, hvis jeg bestemte mig for at booke inden for 48 timer.
I stedet akkumulerer disse tilbud som sne på indlandsisen, indtil de udgør et fast sammenpresset lag af junkmail - for når tilbuddet er udløbet, forsvinder mailen jo ikke.
Lidt hurtigt hovedregning (ok, jeg snød og brugte et terminalvindue. Ok, det var Powershell, og det er fordi lommeregner-applikationen ikke virker, efter min arbejds-pc blev opgraderet til Windows 10) afslører, at selvom 10.027 unødvendige mails lyder af meget, så er det i gennemsnit mindre end tre om dagen. Med de mails, jeg ikke har slettet, havde jeg før oprydningen opsamlet i gennemsnit 4,8 mails om dagen.
På grund af punkt 3 virker en storstilet oprydning formentligt bedre for mig, end løbende at holde mailboksen fri. Tre måneder senere er den der mail fra Amazon om en ny bog, der minder om en anden bog, jeg har købt, langt lettere at slette. Især når den ligger i en bunke sammen med andre udløbne tilbud.
Jeg er i hvert fald nået til den erkendelse, at min maildisciplin nødvendiggør hovedrengøringer fra tid til anden.
Jeg havde stor gavn af, at Google på min Gmail havde sorteret min mail, så notifikationer fra sociale netværk og reklamer havde hver deres mapper, adskilt fra min primære indbakke. I selve indbakken faldt mit slettetempo kraftigt, fordi der var flere mails, der var sværere at tage stilling til.
Visse ting kunne findes ved at foretage en søgning og begrænse den til indbakken og med et nøje udvalgt nøgleord eller afsender. Blot at scrolle gennem en usorteret indbakke gik langsomt. Derfor er der for eksempel stadig 2.530 ulæste mails i min indbakke.
Men hvorfor slette mails? Plads er ingen begrænsning, men på den anden side giver de gamle mails mig meget lidt værdi og er blot fyld i systemet, der kan gøre det sværere at finde mails, jeg faktisk skal bruge.
Eftertiden går glip af om 100 år at kunne dykke ned i min uspolerede mailsamling og foretage et studie af, hvad det der e-mail i virkeligheden gik ud på. Men her og nu får jeg lettere ved at søge.
Netop muligheden for at søge er så også grunden til, at langt størsteparten af resten får lov at overleve. Der er sådan set ingen grund til, at jeg gemmer enhver kvittering for alt, jeg nogensinde har købt på nettet, men en søgning har flere gange sparet mig for besvær med at finde ud af, hvad det nu lige var for et grafikkort, der sad i min maskine.
Hvert netkøb kan føre til tre-fire mails, og jeg er ikke interesseret i at gennemgå mere end 6.000 mails og skulle skelne mellem den vigtige mail med kvitteringen, og de andre mails om forsendelse og modtagelse af ordren.
Jeg har sådan set ikke brug for at gemme mails med notifikation om en ny online-kontoudskrift fra en bank, jeg ikke længere er kunde i, eller om en udvidelse til et onlinerollespil, jeg ikke har logget ind i i 7 år. Men for det første vil det tage meget lang tid at gennemgå resten af mine mails, hvor lagene med ragelse er flettet ind med lagene af mails, der ikke er helt så lette at tage stilling til.
For det andet er der også noget spændende ved at gå tilbage i mailboksen, fordi mailaflejringerne afspejler, hvad der er foregået i mit liv på daværende tidspunkt.
Der er for eksempel et par tydelige aflejringer med mails om nye lejligheder til salg, når vi har skullet flytte. Der er mails fra foreningsarbejde og ferier. Selv om hver mail i sig selv ikke har nogen værdi, så fortæller de historien om, hvor jeg har boet, hvad jeg har interesseret mig for, hvem jeg har skullet aftale rollespilsaftener med, og om økonomien har været trang, eller der var plads til at købe fjollede ting på eBay.
... og så bør jeg vist snakke med nogen om min overdrevne brug af geologiske metaforer.
Når du sletter/smider ud, så har du det problem, at du senere kan komme i tanke om, hvad du netop har slettet og pludselig er blevet relevant fordi det har været en tur forbi arbejdshukommelsen :-)
Googles Inbox-app til GMail er ret fantastisk til det her med at lave masseoprydning. Den kan anbefales!
Inbox Zero kan helt klart anbefales selv om du p.t. ikke er fan. Enter ved hjælp af filtre eller ved manuel "arkivering", og eventuelt markere de emails som du skal følge op på.
Computer har jo den evne at de er gode til at huske og behandle mange data. Så brug dog det. De kan lide regler, og er god til søgninger og beregninger, også i store data mænger. Er der nogen som har tænkt på at bruge dem til det :-)
Så brug af filtre er langt bedre. Når du har en mail så vælg filtere denne, så laver du et filter hvor du enten sletter, markeder den som læst og flytter/maker den. Husk at vælge brug denne på alle, hvis du bruger google. Du kan også tilføje flere mail adr. Når du først har dit filter. Husk igen virker kun på nye, du skal vælge brug filter på de bestående også.
Jeg var enig, indtil jeg gennemgik min mailbunke. 90% eller mere var mails, der ville være større støjkilder i eventuelle søgninger, end der var værdi i at bevare dem (ja, det er et klassisk big data-argument, at jeg ikke kan kende den fremtidige værdi af mine data, men LinkedIn-invationer og tilbud fra Elgiganten vælger jeg at tilskrive en fremtidig værdi, der er negativ).
Filtre kan måske hjælpe mig med de resterende 6.500+ mails, men på den anden side kan jeg ikke se et scenarie, hvor søgning i mapper giver mig en fordel over en søgning i en stor rodebunke.
Afmelding af nyhedsbreve gider jeg ikke mere. Markerer i stedet som spam og rydder spammappen en gang imellem.
En af fordelene ved egen mailserver, er at det er nemt(tm) at oprette en ny modtager til .
På den måde bliver dine vigtige(re) mails ikke druknet i .....fæces.
Og samtidigt kan man holde sig opdateret på hvad man nu liige føler.
Ooog-og ; da plads ikke er et issue, så er det lidt spild af tid at rydde op.
K
For længe længe siden kom jeg til at oprette en facebook profil, og det medførte naturligvis en lind strøm af mails. Jeg opretter altid foldere til den slags nye ting - og en regel, men netop facebook folderen blev lidt speciel, fordi jeg altid slettede indholdet.
Med tiden har jeg så udvidet reglerne for facebook folderen, så flere og flere afsendere kom med der. E-boks f.eks. Resultater er at folderen en gang i mellem er blevet lidt for stor, og så rydder jeg den op. Men indholdet er defineret sådan at det kan tåle at blive slettet ulæst.
Ellers rydder jeg oftest op når jeg søger. Tit vil et søgeord returnere med udslag i 117 mails fra den samme samtale. Så åbner jeg blot samtalen, og slettet duplikaterne. Det er derfor jeg har den vane altid at medtage hele den foregående samtale i et mail svar, således at den oprindelige mail kan slettes.
For længe længe siden kom jeg til at oprette en facebook profil, og det medførte naturligvis en lind strøm af mails.
Det er nu altså ikke forfærdeligt svært at bede facebook om IKKE at sende mails hver gang Moster Oda har postet et billede af sin kat, eller en perifer ven har taget billede af sin aftensmad.
Det er derfor jeg har den vane altid at medtage hele den foregående samtale i et mail svar, således at den oprindelige mail kan slettes.
Nu ikke altid en god idee, hvis det skal bruges juridisk.
Man kan som jeg skriv også ryde op uden mailserver eller domaine, hvis man bruger Googels indbygget filtre. --- Som alle nyheds mail, -> kan markeres som læst(hvis man vil det), og lægges i skraldespanden. Her slettes de så automatisk efter 14 dage. Eller hvad man har sat den til til, og kan få dem læst eller lade være.
Afmelding af nyhedsbreve gider jeg ikke mere. Markerer i stedet som spam og rydder spammappen en gang imellem.
Aha, så det er tåber som dig, der ødelægger det for os andre!
F.eks. Google bruger jo spammarkeringen på tværs af brugere, til at bedømme om en mail er spam eller ej. Dvs. når du (og mange andre) har markeret et nyhedsbrev fra en butik som spam, så havner min track-and-trace-mail, fra samme butik, pludselig i min spammappe. (Fordi Google har opdaget at mails fra den butik ofte anses som spam.)
Og det opdager jeg naturligvis først når jeg i dagevis har været bekymret over hvor pakken bliver af...
Kort sagt så bøder jeg for din dovenskab.
Aha, så det er tåber som dig, der ødelægger det for os andre!
Øh, nej, det starter med at firmaet ikke kan forstå, at vi bare kom for at købe noget, og lavede en "Windows 10 opgradering"-tilmelding til deres reklamemails på os.
Det næste er, at afmelding af uønskede reklamemails er en brugeroplevelse på linje med obligatorisk offentlig selvbetjening.
Og endelig så må det være Google som fejler, hvis de ikke kan kende forskel på uønskede nyhedsbreve og track-and-trace-beskeder.
Tjaa... måske blev mit eksempel lidt dårligt fordi jeg gerne ville lave det med en mail som rent faktisk er vigtig.
Men problemet gælder jo netop også nyhedsbrevene. Hvis nogen markerer dem som spam, så går det ud over dem som gerne vil modtage dem.
Personligt har jeg gode erfaringer med at framelde mig maillister. Det bedste er dog naturligvis IKKE at havne på dem til at starte med.
Det hører sig naturligvis også til at man skal have EN mailadresse til alt rigtig information, danske webshops, etc. Og en anden til konkurrencerne, spørgeskemaerne, nyhedsbreve fra kinesiske spilfirmaer og lign.
Personligt har jeg gode erfaringer med at framelde mig maillister. Det bedste er dog naturligvis IKKE at havne på dem til at starte med.
Hvis det er maillister, som jeg selv har tilmeldt mig, så går jeg normalt langt for at få mig pænt afmeldt igen. Det er almindelig høflighed, og alt andet ville være utaknemmeligt.
Hvis det er reklamebreve, som man har sneget sig til, at begynde at sende til mig, så ryger de meget hurtigt på spamlisten. For det er præcist, hvad det er.
kan nogen forklare hvordan det fungerer når gmail er blind overfor punktum !? Jeg har haft min Gmail konto i mange år - almindeligt for - og efternavn med et punktum imellem. Pludselig begynder jeg at få mails til min navnesøster med den samme gmail konto men uden punktum. Betyder det at hun også får mine mails? Når jeg prøver at skrive til hende får jeg selv mailen - mon hun oplever det samme?
Det har indtil for ganske nyligt været (og er formodentlig stadig) sådan, at punktummer kunne indsættes/fjernes efter behag i adressen foran "@gmail". Jeg har ofte brugt det for at kunne se hvem der efterfølgende sælger min adresse til annoncører. Så ja, jeg tror du har et problem, med mindre din terapeut bare har skrevet forkert ...
