Universitet flytter 3.000 studerende på Office 365
Alt var tilsyneladende, som det plejede, da de studerende ved IT-Universitetet i København mandag i sidste uge satte sig foran computeren for at tjekke e-mails.
Men i baggrunden var der sket ting og sager henover weekenden. Her flyttede it-afdelingen på universitetet cirka 3.000 aktive studerende over på Microsofts cloud-løsning Office 365. Forud for dem havde også 500 ansatte gennemført skiftet.
Dermed har universitetet nu endegyldigt sagt farvel til det gamle Microsoft Exchange-miljø - hostet ude i byen - og flyttet e-mail og kalender op i skyen. Og IT-Universitetet er samtidig den første danske offentlige virksomhed, der gør en it-infrastruktur af den størrelse cloud-baseret.
Det sker efter lang tids forberedelser, der har handlet mere om jura end teknik.
»Vi har brugt rigtig meget tid på at få alt det juridiske på plads mellem leverandøren (Microsoft, red.) og Datatilsynet. Det har ikke været en straight forward rejse. Vi har arbejdet i næsten halvandet år på at få det presset igennem,« fortæller it-chef på IT-Universitetet, Henrik Ejby Bidstrup, til Version2.
Politisk forsøgskanin i skyen
Office 365 er Microsofts cloud-baserede kontorpakke, der udover e-mail og kalender blandt andet også indeholder cloud-versioner af programmer som Word og Powerpoint. Den konkurrerer dermed med Google-tjenester som Docs og Gmail.
IT-Universitetets rejse mod skyen begyndte, da daværende videnskabsminister Charlotte Sahl-Madsen (K) udpegede universitetet som et cloud-eksperimentarium. Altså et forsøg med cloud computing i det offentlige, som andre kan bruge som forbillede.
Men IT-Universitetet stødte på de samme problemer som Odense Kommune, der siden 2010 har forgæves har forsøgt at få lov at bruge Google Apps til elevplanerne på skolerne i kommunen.
For det har ikke været let for hverken IT-Universitetet eller Odense Kommune at overbevise Datatilsynet om, at potentielt personfølsomme data er i sikre hænder hos selskaber som Google og Microsoft.
Det kan du læse mere om i Version2's dækning under denne artikel.
Opgaven for Henrik Ejby Bidstrup og IT-Universitetet var at få enderne til at mødes mellem Microsoft og Datatilsynet. Det lykkedes for IT-Universitetet i sensommeren, hvor Microsoft gik med til at overholde EU's model clauses - standardkontrakter, der sikrer, at cloud-leverandøren overholder en række krav til sikkerheden, hvis data flyttes til servere uden for EU.
Derefter kunne universitetet sætte gang i de sidste forberedelser til den udrulning, som nu er gennemført.
Ifølge Henrik Ejby Bidstrup har den tekniske del af migreringen været lige så smertefri, som den juridiske var pinefuld.
»Vi har flyttet de knap 3.000 brugere på under et døgn, og der var fejl i fire tilfælde. Det var typisk brugere, der havde store e-mails liggende, som vores migreringsværktøj ikke kunne lide,« siger Henrik Ejby Bidstrup til Version2.
Langt de fleste brugere har derfor kun bemærket migreringen gennem to tilsendte e-mails - én ved start og endnu en ved afslutningen, som bad brugerne genstarte klientprogrammer som Outlook på Windows eller Mail på Mac OS X.
Hvad er gevinsten i forhold til den tid, I har brugt på projektet?
»Hvis man kigger meget isoleret på business casen på IT-Universitetet alene, kan man godt sige, at vi har brugt lige lovlig meget tid (på jura-delen, red.) i forhold til udbyttet. Men det er en billig løsning, som vi på sigt kommer til at spare penge på.«
»Og så skal man tage med, at vi har været initieret af det politiske miljø og har været med til at rykke en milepæl herhjemme,« siger it-chefen.
IT-Universitetet benytter lige nu Office 365 på en gratis uddannelseslicens.
