Universitet flytter 3.000 studerende på Office 365

Efter halvandet års juridisk slagsmål er 3.500 studerende og ansatte ved IT-Universitetet nu flyttet over på Microsofts cloud-løsning Office 365.

Alt var tilsyneladende, som det plejede, da de studerende ved IT-Universitetet i København mandag i sidste uge satte sig foran computeren for at tjekke e-mails.

Men i baggrunden var der sket ting og sager henover weekenden. Her flyttede it-afdelingen på universitetet cirka 3.000 aktive studerende over på Microsofts cloud-løsning Office 365. Forud for dem havde også 500 ansatte gennemført skiftet.

Dermed har universitetet nu endegyldigt sagt farvel til det gamle Microsoft Exchange-miljø - hostet ude i byen - og flyttet e-mail og kalender op i skyen. Og IT-Universitetet er samtidig den første danske offentlige virksomhed, der gør en it-infrastruktur af den størrelse cloud-baseret.

Læs også: IT-Universitetet flytter e-mail i skyen - som første offentlige virksomhed

Det sker efter lang tids forberedelser, der har handlet mere om jura end teknik.

»Vi har brugt rigtig meget tid på at få alt det juridiske på plads mellem leverandøren (Microsoft, red.) og Datatilsynet. Det har ikke været en straight forward rejse. Vi har arbejdet i næsten halvandet år på at få det presset igennem,« fortæller it-chef på IT-Universitetet, Henrik Ejby Bidstrup, til Version2.

Politisk forsøgskanin i skyen

Office 365 er Microsofts cloud-baserede kontorpakke, der udover e-mail og kalender blandt andet også indeholder cloud-versioner af programmer som Word og Powerpoint. Den konkurrerer dermed med Google-tjenester som Docs og Gmail.

IT-Universitetets rejse mod skyen begyndte, da daværende videnskabsminister Charlotte Sahl-Madsen (K) udpegede universitetet som et cloud-eksperimentarium. Altså et forsøg med cloud computing i det offentlige, som andre kan bruge som forbillede.

Men IT-Universitetet stødte på de samme problemer som Odense Kommune, der siden 2010 har forgæves har forsøgt at få lov at bruge Google Apps til elevplanerne på skolerne i kommunen.

For det har ikke været let for hverken IT-Universitetet eller Odense Kommune at overbevise Datatilsynet om, at potentielt personfølsomme data er i sikre hænder hos selskaber som Google og Microsoft.

Det kan du læse mere om i Version2's dækning under denne artikel.

Opgaven for Henrik Ejby Bidstrup og IT-Universitetet var at få enderne til at mødes mellem Microsoft og Datatilsynet. Det lykkedes for IT-Universitetet i sensommeren, hvor Microsoft gik med til at overholde EU's model clauses - standardkontrakter, der sikrer, at cloud-leverandøren overholder en række krav til sikkerheden, hvis data flyttes til servere uden for EU.

Læs også: Derfor ruller ITU Office 365 ud, mens Odense venter på Google Apps

Derefter kunne universitetet sætte gang i de sidste forberedelser til den udrulning, som nu er gennemført.

Ifølge Henrik Ejby Bidstrup har den tekniske del af migreringen været lige så smertefri, som den juridiske var pinefuld.

»Vi har flyttet de knap 3.000 brugere på under et døgn, og der var fejl i fire tilfælde. Det var typisk brugere, der havde store e-mails liggende, som vores migreringsværktøj ikke kunne lide,« siger Henrik Ejby Bidstrup til Version2.

Langt de fleste brugere har derfor kun bemærket migreringen gennem to tilsendte e-mails - én ved start og endnu en ved afslutningen, som bad brugerne genstarte klientprogrammer som Outlook på Windows eller Mail på Mac OS X.

Hvad er gevinsten i forhold til den tid, I har brugt på projektet?

»Hvis man kigger meget isoleret på business casen på IT-Universitetet alene, kan man godt sige, at vi har brugt lige lovlig meget tid (på jura-delen, red.) i forhold til udbyttet. Men det er en billig løsning, som vi på sigt kommer til at spare penge på.«

»Og så skal man tage med, at vi har været initieret af det politiske miljø og har været med til at rykke en milepæl herhjemme,« siger it-chefen.

IT-Universitetet benytter lige nu Office 365 på en gratis uddannelseslicens.

Tips og korrekturforslag til denne historie sendes til tip@version2.dk
Følg forløbet
Kommentarer (21)
sortSortér kommentarer
  • Ældste først
  • Nyeste først
  • Bedste først
#1 Bjarne W. B. Petersen

Tog mig noget tid at grave de nye imap-servere frem. ITU henviser til nogle standart MS-documentation som enten er forældet eller IKKE rettet mod folk der IKKE benytter Windows/InternetExplorer. Henvisningerne til hvor man finder IMAP/POP-oplysningerne i sin OWA passer i hvert fald ikke for de af os der benytter OWA-light.

Men oplysningerne er der når man så har klikket rundt på må og få.

  • Bjarne
  • 7
  • 0
#2 Esben Nielsen

IT-Universitetet benytter lige nu Office 365 på en gratis uddannelseslicens.

Uddanelsesinstitutioner skal holde sig væk fra den slags. Jeg møder mange inginøre mere eller mindre "bundet" til matlab, da det er det de har vendet sig til på studiet. Så skal man ude i virksomheder have udgiften (og bøvlet!) med licenser til skidtet.

Det er for mig og se et lidt for smart forretningsmodel, som uddanelsesinstitutioner ikke bør være med til at understøtte.

  • 10
  • 3
#3 Torben Mogensen Blogger

IT-Universitetet benytter lige nu Office 365 på en gratis uddannelseslicens.

Det er fantastisk, at Microsoft giver gratis licenser til studerende -- det burde alle softwarefirmaer gøre. I den sidste ende gavner det kun firmaet: Hvis studerende ikke fik gratis licenser, ville de bruge gratis software og, hvis de er tilfredse med dette, være mindre tilbøjelige til at gå over til betalt software senere, når de har råd til det.

Men man skal erindre, at priserne ikke er markedspriser, hvis man vil overføre prissberegningerne fra ITU til andre institutioner: Man slipper næppe helt så billigt.

  • 4
  • 2
#4 Martin Bøgelund
  • 3
  • 3
#5 Deleted User

Dejligt at læse om en teknisk smertefri overgang til Office 365 for de 3.500 ansatte og studerende. Og endnu mere dejligt for alle danske skatteydere, at uddannelsesinstitutioner som IT-Universitet får mulighed for gratis licenser til de studerende for nogle versioner af Office 365, mens de for et mindre beløb kan tilkøbe udvidede versioner. Det er dog noget vrøvl når det bliver kommenteret, at uddannelsesinstitutioner skal holde sig fra gratis uddannelseslicenser fordi det sidenhen er ude i virksomhederne man får udgiften og bøvlet med "skidtet". For stort set alle virksomheder (og offentlige institutioner) vil et skifte til fx Office 365 medføre betydelige besparelser og produktivitetsgevinster. Læs vores virksomheds Adactits senest blog om Office 365 fordelene her.

  • 2
  • 15
#9 Nils Bøjden

"IT-Universitetet benytter lige nu Office 365 på en gratis uddannelseslicens"

Gad vide om det egentlig er lovligt at gøre dette.

Hvis en håndværker kom hjem til mig og skiftede ledninger eller kontakter, så ville det i aller højeste grad være skatteppligtigt. Endvidere ville håndværkeren få en moms regning.

Så hvordan kan et firma få lov til at forære produkter væk, produkter som helt indlysende kan og bliver kapitaliseret:

http://www.tdchosting.dk/standard/cloud-software/microsoft-office-365/?g...

Pris 140 kr/måned.

Så enten må MS blive beskattes af dette (3500 * 140 *1 2) eller også må universitetet blive beskattet af denne gave.

  • 9
  • 0
#11 Sámal Rasmussen

Det er helt klart et fundamentalt problem for en suveræn nation at dens offentlige dokumenter og kommunikation bliver håndteret af en anden suveræn nation. Men er det ikke et problem som kan løses med diplomati? Specielt imellem allierede nationer?

  • 0
  • 5
#14 Gert Madsen

Mon ikke de også tjekke om der er spændene forskning eller patenter på vej, og tipper interesseret amerikanske firmaer, NSA har tidligere brugt deres netværk til industri spionage.

Nej, det har ingenting med sagen at gøre. Det er en anden kasse du taler om.

Det er meget interessant, at ansvar for data ikke bliver nævnt ovenfor, overhovedet.

  • 2
  • 0
#17 Niels Langager Ellegaard

Så vidt jeg har forstået planlægger mange folkeskoler og gymnasier at tilbyde eleverne en Office 365-konto som de forventes at bruge i undervisningen. Jeg kan ikke overskue problemerne med hensyn til datasikkerhed, men det ser ud som om at det er på vej frem.

Er der forresten forskel mellem at sætte eleverne til at bruge bruge Google docs or microsoft 365 i undervisningen? Hvor kan jeg læse mere?

  • 0
  • 0
#18 Søren Ørslund

Hej Martin Eriksen (og øvrige), Hvis man læser artiklen vil man kunne se at der har været et længere juridisk slagsmål herunder diskussioner omkring Patriot Act, Safe Habor mm. Men, konklusionen er kort fortalt, at det selvfølgelig (ligesom i dag) er ITU (medarbejdere og studerende) der har ansvar for at materiale der kan være kritisk på den ene eller den anden måde er beskyttet. Det gælder i dag også eksisterende e-post som der vel ikke er nogen i dag med eksisterende e-post løsninger der ukritisk sender ud i æteren. Den slags information skal krypteres om man anvender det ene eller andet e-postsystem. ITU har anvendt materiale fra ENISA som guide for den slags retningslinier og politikker.

  • 0
  • 0
#20 Gert Madsen

Ja, det var vist ikke så tydeligt.

Det jeg mener er at den kasse der vinder er den der står "IT drift" på. Og det er det eneste, der fokuseres på i disse diskussioner, hvadenten det nu er ITU, Odense Kommune eller hvad det måtte være.

Den kasse der taber er den der står "Royalty indtægter" på. Foruden selvfølgeligt de studerende, statskassen etc.

Den slags kassetænkning er ganske udbredt, også i erhvervslivet.

  • 0
  • 0
#21 Nils Bøjden

Det er formelt set modtageren der skal betale indkomstskat af gaven

Jeg har prøvet at undersøge det. Det drejer sig formodentlig om ligningslovens §8h som giver mulighed for at give gaver til forskningsinstitutioner. Der er formodentlig den krølle at den gave man giver skal kapitaliseres og kan derefter fradrages.

Så formodentlig kan MS skattefradrage prisen på et produkt de aldrig nogen sinde vil have kunnet sælge til institutionen.

Sweet.

  • 0
  • 0
Log ind eller Opret konto for at kommentere