Undersøgelse: Kommuners valg af ESDH er ren autopilot

Over 75 procent af de danske kommuner har ikke overvejet alternativer til Elektronisk Sags- og Dokumenthåndtering (ESDH). Ikke så mærkeligt, vi har ikke haft nogen alternativer, siger Aalborg Kommune.

Tre ud af fire danske kommuner har ikke overvejet alternativer til Elektronisk Sags- og Dokumenthåndtering, ESDH, da kommunens tusindvis af papirer og sagsmapper skulle digitaliseres.

Det fremgår af en undersøgelse af ESDH foretaget af it-chef i Roskilde Kommune, Ole Bech, som også har vist, at mere end halvdelen af kommunerne ikke har opnået nogen mærkbare forbedringer af produktiviteten ved at indføre ESDH.

Ole Bech har gennemført undersøgelsen som led i en specialeafhandling i offentlig administration ved Aalborg Universitet og har sendt spørgeskemaer ud til alle landets 98 kommuner, hvoraf 83 har svaret.

ESDH har ligget i luften
Ole Bech vurderer, at kommunerne har kørt på automatpilot frem for at overveje alternativer til systemerne.

»Det har ligget i luften fra begyndelsen, at man bare skulle have et ESDH-system. Jeg tror, at alle os ude i kommunerne har været forblændede af den hellige ESDH-ild, og så ser man ikke andet,« siger Ole Bech.

Aalborg Kommune har deltaget i Ole Bechs spørgeskemaundersøgelse, og ifølge projektleder og ansvarlig for indførelsen af ESDH, Tonny Andreasen, har valget været ganske enkelt: ESDH eller ESDH.

»Det har vi også svaret nej til, for hvad skulle alternativet være? Til at foretage sagsdannelser og arkivere dokumenter skal du have en eller anden form for ESDH-system,« siger Tonny Andreasen.

Han peger på, at kommunerne er underlagt særlige krav, der indtil videre diskvalificerer andre løsninger til digital dokumenthåndtering.

»Vi er underlagt krav om sikkerhed og logning under Persondataloven, og selvom man i det private måske ville kunne bruge intranettet eller en Exchange-løsning, er det ikke en option i det offentlige,« siger Tonny Andreasen.

Uenig i resultat men mangler dokumentation
Samtidig er Tonny Andreasen uenig i, at ESDH ikke har givet mærkbare forbedringer af produktiviteten i kommunen.

»Jeg ved godt, at mange af mine kolleger har det synspunkt, men jeg kan ikke genkende det,« siger Tonny Andreasen.

»Det er for eksempel blevet lettere at producere dagsordener til politiske udvalg og arkivere og genfinde sager og dokumenter, og derudover er kvaliteten og omfanget af vores arkivering af dokumenter blevet større,« siger Tonny Andreasen.

Han erkender dog, at Aalborg Kommune ikke kan dokumentere en forbedring af produktiviteten.

»Den egentlige dokumentation mangler vi, for vi har ikke nogen før- og eftermålinger, og derfor kan vi blive ved med at diskutere det her. Det er i høj grad et trosspørgsmål,« siger Tonny Andreasen.

Det bekræfter Ole Bechs undersøgelse, som viser, at hovedparten af kommunerne, der hævder at have oplevet forbedringer af produktiviteten, ikke har regnet på det.

»Det utrolige er jo, at kun én ud af de 39 kommuner, der har svaret 'ja' til produktivitetsforbedringer, rent faktisk har sat sig ned og regnet på det,« siger Ole Bech.

It-chef: ESDH er forældet
Han mener samtidig, at ESDH efterhånden er ved at være forældet.

»Min personlige holdning er, at tiden er ved at løbe fra ESDH. Systemet havde en berettigelse for 5-10 år siden, hvor mange kommuner stadig brugte gammeldags arkivskabe. Derfor blev den digitale løsning indført én-til-én, så man nu har fået et digitalt arkivskab i stedet,« siger Ole Bech.

»Men i dag er der brug for et mere smidigt sags- og dokumentflow med lettere tilgængelighed og adgang på kryds og tværs af eksterne organisationer, afdelinger og systemer, og det er der ikke rigtig nogen af ESDH-systemerne, der lever op til,« siger it-chefen.

Ole Bechs undersøgelse af ESDH i de danske kommuner er besvaret af 83 af landets 98 kommuner, hvoraf to af kommunerne kun har svaret delvist. Spørgeskemaet er blevet besvaret anonymt af kommunens ESDH-ansvarlige eller it-chefen mellem 5. og 15. maj 2009.

52 procent svarede, at kommunen ikke har oplavet nogen mærkbare forbedringer af produktiviteten, mens 77 procent svarede nej til, om kommunen har overvejet alternativer til ESDH for at løse de samme opgaver.

Tips og korrekturforslag til denne historie sendes til tip@version2.dk
Kommentarer (3)
sortSortér kommentarer
  • Ældste først
  • Nyeste først
  • Bedste først
Stig Barrett

Artiklen citerer Ole Bech for at ESDH systemer ikke lever op til kommunikation på tværs af eksterne organisationer, afdelinger og systemer. Tonny Andreasen nævner kravene det offentlige er underlagt. Bl.a. sikkerhed og Persondataloven.
Disse krav er den væsentlige årsag til de manglende muligheder for samarbejde på tværs af organisationer og IKKE ESDH systmernes alder.
Det bliver nødvendigt at kvalificerer de nævnte behov. F.eks. gennem businnescases, der angiver gevinsterne ved tværorganisatorisk samarbejde. Derved kan mulige lovmæssige forhindringer, med afsæt i en kvalificeret behovsanalyse, forhåbenligt skaffes af vejen.
Fokus må være på de sikkerhedsmæssige krav der stilles.

  • 0
  • 0
Jan Flodin

Ole Bech bliver citeret som om ESDH er det samme som elektronisk arkivering. Det er ESDH også, men det er da heldigvis meget mere, hvis man altså vælger de rigtige løsninger.

Elektronisk dokumenthåndtering kan selvfølgelig godt opfatte ssom elektronisk arkivering, men
elektronisk sagshåndtering er for mig også noget med at automatisere sagsbehandlings-processen.

Problemet i mange kommuner er måske, at de to begreber er blevet skilt ad så ESH leveres via en af mange område-specifikke KMD løsninger, EDH leveres af en anden leverandør og ingen kan overskue at få det integreret.

Kan være at jeg bare gætter da det trods alt er nogen år siden "jeg var ekspert på området", men jeg kan altså bare ikke acceptere at ESDH ikke skulle være produktivitetsfremmende eller forældet.

  • 0
  • 0
Jon Bendtsen

»Men i dag er der brug for et mere smidigt sags- og dokumentflow med lettere tilgængelighed og adgang på kryds og tværs af eksterne organisationer, afdelinger og systemer, og det er der ikke rigtig nogen af ESDH-systemerne, der lever op til,« siger it-chefen.

Jeg har svært ved at tro på at de ønskede systemer ikke findes.

Umiddelbart så tror jeg at de kunne komme meget langt med et versions styrings værktøj, fx. Subversion.

  • 0
  • 0
Log ind eller Opret konto for at kommentere