Udenrigsministeriet vil it-dokumentationsrod til livs: »Det er en akilleshæl«

Udenrigsministeriet er i gang med at kortlægge og registrere driftsdokumentation ved hjælp af et business process management-værktøj, så it-medarbejderne lettere kan sættes ind i gamle og nye procedurer.

For mange kokke fordærver maden. Det har Udenrigsministeriet måttet sande efter mange år, hvor it-procedurer, platforme og systemer har fået lov til at hobe sig op uden et overordnet, standardiseret system.

Derfor indgik Udenrigsministeriets it-afdeling i sommeren 2015 et samarbejde med it-konsulenthuset Globeteam. Målet med projektet var blandt andet at få beskrevet alle Udenrigsministeriets it-processer i et sammenhængende proceslandskab.

Vi faldt bagover ved tanken om, hvor mange steder vi bare ikke er gode nok.

Det sker gennem et dokumentationsværktøj, et såkaldt business process management-værktøj, og i processen er det samtidig meningen, at huller i den skriftlige dokumentation identificeres.

En standardisering af driftsdokumentationen har længe været på it-chef Jess Pilegaards ønskeliste.

»Lige siden jeg startede som it-chef for fire år siden, har jeg været opmærksom på, at det her enorme dokumentationsgap var en akilleshæl. Der var for mange ting, der ikke var ordentligt dokumenteret - lige fra driftsprocesser til systemer,« siger Jess Pilegaard.

»En del af dokumentationen er til for byretten, og den skal være der. Men så er der også den dokumentation, som for os er den væsentligste, der gør, at en driftsvagt hurtigt kan sættes ind i, hvad han skal gøre i en specifik situation.«

It-dokumentation er ingen yndlingsopgave

Udenrigsministeriet er en kompleks organisation, hvad angår processer og dokumentation, da meget ordnes udefra. Det gør det svært med et ensrettet system for driftsdokumentation.

»De fleste af mine folk har ikke valgt it-vejen for at skrive lange manualer. Og leverandørerne er heller ikke altid lige gode. Nogle overdokumenterer og andre underdokumenterer,« forklarer Jess Pilegaard.

Sammen med Globeteam kortlagde Jess Pilegaard og resten af Udenrigsministeriets it-afdeling, hvor manglerne i de daværende procedurer blev synlige.

»Vi faldt bagover ved tanken om, hvor mange steder vi bare ikke er gode nok. Et er at have driftsdokumentationen liggende. Noget andet er, at det ligger i en lettilgængelig, hurtig opdaterbar form, som gør, at vi netop kan sætte en person ind på et område, han ikke tidligere har beskæftiget sig med.«

Det mener Jess Pilegaard nu er lykkedes ved at lade al driftsdokumentation styre af værktøjet ChangeDriver, som han mener er både intuitivt og let at vedligeholdelse.

»Det er en meget grafisk fremstilling af nogle svømmebaner, hvor du kan se nogle kasser, og så kan man nemt klikke sig ind på beskrivelserne af de forskellige procedurer. Det skønne i det er, at de ændringer, du laver et sted i systemet ruller igennem i alle processer. Hvis vi for eksempel ændrer en procedure i forbindelse med sletning af brugere i Active Directory, så slår det igennem i alle andre processer.«

Jess Pilegaard er ikke i tvivl om fordelene ved det nye ChangeDriver-system, der allerede har bestået sin manddomsprøve.

I juni blev Udenrigsministeriet sat i ufrivilligt alarmberedskab, da flere medarbejdere var indblandet i den såkaldte Atea-sag om bestikkelse. Her måtte man suspendere nøglemedarbejdere, der var berørt af sagen.

»Det er en ekstremt ufrivillig beredskabssituation, når du pludselig hiver sådan nogle kritiske ressourcer ud af organisationen: folk, der sidder inden med nøgleviden. Der kommer ens driftsdokumentation en til gode. Det gør, at vores driftsvagter kunne gå ind og afløse i en periode, ligesom vi også nemt kunne indhente ekstern hjælp,« siger Jess Pilegaard.

Tips og korrekturforslag til denne historie sendes til tip@version2.dk
Følg forløbet
Kommentarer (1)
sortSortér kommentarer
  • Ældste først
  • Nyeste først
  • Bedste først
#1 Bent Jensen

Så burde en eller anden administrator jo nok have haft et overblik. Også bare begynde oprydningen for en ende. Måske der skal konsulenter reporter med fine regneark og plancher til, før de ansvarlige kan se og forstå problemet, og der bevilges penge til oprydning.

Hvis det ikke går som planlagt, er Globeteam så ansvarligt for den manglende effektivisering samt besparelser som man må formode skulle komme ud af det her.

"Vi faldt bagover ved tanken om, hvor mange steder vi bare ikke er gode nok." Det kunne jeg godt have fortalt jer, gratis. Bare på de få gange, hvor i har været en historie på version2. Som med kommunikationen til ambassader, som en af dem.

  • 4
  • 0
Log ind eller Opret konto for at kommentere