Medarbejdere i Udenrigsministeriet har inden for det seneste år fået mulighed for at bruge deres private smartphones og tablets til arbejdet, men det er kun nogle få systemer, de får adgang til, på grund af sikkerhedskravene.
»Det er en stor udfordring for os, fordi vi har et netværk med en høj grad af sikkerhed, fordi vi har noget information, vi skal beskytte. Løsningen er blevet, at vi ikke giver fuld adgang, men kun adgang til kalender, e-mail og intern telefonliste,« fortæller it-chef Jess Pilegaard fra Udenrigsministeriet til Version2.
Medarbejdere, som gerne vil arbejde på farten, er de senere år blevet mere kræsne med det udstyr, de bruger. Mange ønsker at bruge smartphones og tablets i stedet for bærbare pc'er, og det mærker de også i Udenrigsministeriet:
»Vi bruger bærbare pc'er, men lige så attråværdig og mobile de virkede for tre-fire år siden, lige så irriterende kan de være i dag. Medarbejderne gider ikke starte pc'en op for at tjekke mails. Det skal gå hurtigt og gerne kunne ordnes med en hånd,« siger Jess Pilegaard.
Derfor har Udenrigsministeriet indført et Bring Your Own Device-koncept, hvor medarbejderne i et vist omfang har mulighed for at bruge privat hardware.
Det kræver dog, at medarbejderne får sat enheden op hos it-afdelingen og samtidig skriver under på, at it-afdelingen kan slette indholdet på enheden, hvis den eksempelvis bliver stjålet.
»De skal skrive under på, at vi kan slette enheden, hvis vi har mistanke om, at den er blevet kompromitteret. De er også forpligtede til at underrette os med det samme, hvis de mister den. Det er den pris, de betaler, at de risikerer at miste også deres private data,« siger Jess Pilegaard.
Indførelsen af Bring Your Own Device i Udenrigsministeriet kom som svar på stigende efterspørgsel blandt medarbejderne, hvor it-afdelingen havde vanskeligt ved at følge med i forhold til at kunne udlevere udstyr til de medarbejdere, som havde et mobilt behov.
»Det er dyre maskiner, så det er ikke standardudstyr. Vi har primært udleveret det til medarbejdere med tjenstligt behov. Men én ting er, hvor vi lægger det snit, noget andet er medarbejdernes forventninger,« forklarer Jess Pilegaard.
Derfor har ministeriet udarbejdet en begrænset positivliste med udvalgte enheder, som medarbejderne kan benytte. For it-afdelingen har udfordringen været at sikre, at de enheder, der tillades, er tilstrækkeligt sikre, og at enhederne kan supporteres af it-afdelingen.
»Det er en balance mellem efterspørgsel og supportorganisationen. Jo flere forskellige miljøer vi skal supportere, jo mere skal medarbejderne være opdaterede. Vi har ikke ressourcer til at supportere alt,« siger Jess Pilegaard.
Udbuddet af enheder ændrer sig også hurtigt, og det betyder, at it-afdelingen er nødt til løbende at indkøbe og teste nye enheder for at vurdere, om de kan komme på positivlisten.
Lige nu tillader Udenrigsministeriet kun adgang via smartphones og tablets til de mest grundlæggende kontorfunktioner som e-mail og kalender, men ministeriet vil gerne tilbyde flere tjenester.
»Vi har en kæmpe efterspørgsel efter at tilbyde adgang til intranettet, men der er vi ikke endnu. Kvaliteten af løsningerne er ikke tilfredsstillende, men vi spejder hele tiden efter nye produkter. Problemet er, at medarbejderne kan finde på andre smutveje, og der skal vi ikke hen,« forklarer Jess Pilegaard.
Ordningen med at tillade privat udstyr har kørt et års tid i Udenrigsministeriet, og mange af medarbejderne har valgt at benytte sig af den.
»Det er et relativt eftertragtet tilbud. Medarbejderne betragter det som et klart plus. Når det er folks egne enheder, så mister de dem heller ikke, og jo mere funktionalitet enheden har, jo mere attråværdig er den,« siger Jess Pilegaard.
