Topdanmark benytter software-robotter: »Forretningen skal ikke bare YOLO’e derudad«

Simple software-robotter, der kan løse mondæne administrative opgaver, er nemme at implementere. Men det betyder ikke, at det ikke kræver ægte udviklerkræfter at lykkes med dem.

Det fortæller Stig Geer Pedersen, der er chef for Topdanmarks RPA-afdeling, på et seminar arrangeret af konsulenthuset Devoteam.

RPA – Robotic Proces Automation – går alt sin enkelthed ud på at lade software-robotter udføre nogle af de trivielle klik-opgaver ved at manipulere det samme UI, som sagsbehandlerne bruger.

I salgstalen fokuserer flere leverandører af RPA-software på, at enhver kan opsætte en robot.

»Hele ideen er, at det er nemt,« siger Matt McKenzie fra selskabet Automation Anywhere til samme seminar.

»Du kan involvere it, men du behøver ikke.«

Topdanmark satte i januar 2016 den første proof-of-concept-robot i arbejde. 25 robotter og halvandet år senere står det ifølge Stig Geer Pedersen klart, at det er kritisk at få it-kompetencerne ind over fra starten.

»Der er nogle helt specifikke kompetencer, man skal have til stede. Og det tror jeg, nogle går galt af,« forklarer han.

»Jeg har mødt virksomheder, der siger, at forretningen kører det hele selv. Og det kan man måske gøre i seks måneder og bare YOLO’e derudad. Men hvis det skal lykkes med at blive robust og stabilt, så skal it være meget tæt ind over.«

Skal ikke undervurderes

Fakta om RPA

Robotic Process Automation (RPA) dækker over software-robotter. Robotterne er software, der kan udføre de samme handlinger på en desktop som et menneske. De kan navigere på en skærm, åbne og lukke programmer, lave copy/paste, sende e-mails, søge på nettet mv.

Fordi RPA kan efterligne medarbejderens handlinger og orkestrere alle applikationer på skrivebordet, kan de implementeres som erstatning for alle computeropgaver, der ikke kræver menneskelig intelligens eller skøn.

Formålet er som med meget automatisering at frigøre ressourcer og sikre lav fejlmargin på repetitive opgaver.

Især manuelle og arbejdskraftintensive aktiviteter i HR, finans, regnskab, service, offentlig administration, kundecenter og supply chain kan omlægges.

Kilde: KnowIt

Og nej, der er ikke svært at få software-robotter til at flytte tal fra et felt til et andet, understreger Stig Geer Pedersen.

Det svære er at gøre robotterne stabile og robuste på tværs af et væld af it-systemer og produktionsmiljøer, forklarer han.

»Jeg har hørt om selskaber, der bruger forretningspersoner som udviklere, og vi prøvede det. Men allerede efter en måned opdagede vi, at det simpelthen ikke gik. Hele det logiske med at opbygge kode og komponent-struktur, der er genanvendelig og så videre – det kan en forretningsperson ikke overskue.«

Typisk sidder medarbejdere og arbejder i fem til syv forskellige produktionsmiljøer samtidig. At binde alle dem sammen med en software på en stabil måde er en opgave, der ikke skal undervurderes, siger Stig Geer Pedersen.

»Lad være med at tænke, at enhver kan gøre det her. Det kan de ikke – ikke hvis det er en stor virksomhed. Selv hvis en forretningsperson med held kunne gøre det rigtigt, ville det tage meget længere tid, end det tager for en erfaren udvikler.«

Marginal forskel

It-afdelingen skal ind over beslutningsprocessen med det samme – allerede når softwaren skal udvælges, lyder det fra Topdanmark.

»Det er dem, der ved, hvad der passer i jeres produktionsmiljø, hvad der er bedst egnet i forhold til den type udviklere, I vil anvende, og hvad der teknisk skal være opfyldt, før det er egnet til jeres virksomhed.«

Set på performance og funktionalitet er der marginal forskel på, hvad de store spillere på markedet tilbyder, fortæller Stig Geer Pedersen.

I sidste ende faldt valget på UI Path, blandt andet fordi releasefrekvensen var høj – et faktum, som Topdanmarks applikations-ansvarlige tog som et tegn på evne og vilje til at opdatere og vedligeholde produktet.

»Vi har erfaringer fra andre tjenester, hvor software-leverandørerne har svært ved at opdatere deres monolitiske systemer,« forklarer Stig Geer Pedersen.

250.000 sager

Processen med at kreere en robot starter ved at analysere og dokumentere alle skridt i den proces, der er udvalgt til automatisering. Herefter placerer Topdanmark den dygtigste sagsbehandler på området sammen med udvikleren, der skal kode robotten.

»Det, vi ser, er, at selvom man bruger rigtig meget tid på at detail-bestemme en proces, så glemmer folk væsentlige ting, som først kommer frem, når man sidder og koder, fordi udviklere er rigtig gode til at spørge til logikken i det, der foregår. Det er en del af deres natur,« siger Stig Geer Pedersen

Indtil videre har Topdanmarks robotter behandlet over 250.000 sager for forsikringsselskabet. Hvad det betyder i gevinst, vil virksomheden ikke oplyse, men projektet er ifølge Stig Geer Pedersen det projekt hos Topdanmark, der har haft den højeste return of investment nogensinde.

Det skyldes ikke mindst, at det er billigt at etablere.

»Når vi starter et større it-projekt, er der ingen leverandører, der starter med et bud på under 300 til 500 millioner. Her har vi brugt cirka tre millioner på konsulentbistand. Og så har vi et team på 10 mand. Det er meget billigt.«

Selve softwaren har kostet omkring en halv million – hvilket i it-kontekst er »ultra-billigt«, bemærker Stig Geer Pedersen.

Det ti mand store RPA-team tæller foruden RPA-chefen syv udviklere og to analytikere.

Sårbar teknologi

Fordi robotterne arbejder via de samme brugergrænseflader, som medarbejderne bruger, kan de nemt blive slået ud af kurs, hvis et produktionsmiljø opdateres.

»Det er en sårbar teknologi,« bemærker Stig Geer Pedersen.

Til gengæld er det typisk »pærenemt« at reparere koden igen. Den længste fixtid, RPA-holdet har haft, er ifølge Stig Geer Pedersen på 30 minutter.

Fordi robotterne nemt kan fikses - og i øvrigt ikke påvirker forretningssystemerne, når de går ned - behøver RPA-holdet ikke bruge ekstremt mange administrative kræfter på at holde styr på, hvad der foregår i de forskellige releaseboards.

»Hele ideen er, at det er nemt, hurtigt og billigt. Så aftalen er, at hvis robotter stopper med at virke, så fikser vi det på dagen eller dagen efter. Det synes forretningen er fint. «