Tønders ESDH-Kinderæg: Billigere i indkøb, billigere i drift ? og valgt uden udbud

Tønder Kommune skifter et 10 år gammelt ESDH-system fra KMD ud med et medlemskab i brugerklubben SBSYS. For næsten ingen penge får kommunen licens til et ubegrænset antal brugere, og driftsudgifterne bliver mere end halveret.

Man kan sagtens vælge et nyt ESDH-system uden at gå i udbud. Bare spørg i Tønder Kommune, hvor man til nytår sætter et splinternyt dokumenthåndteringssystem fra SBSYS i drift.

Fidusen er, at SBSYS er bygget op som en brugerklub, hvor brugerne af systemet i fællesskab ejer kildekoden. Når en kommune eller region melder sig ind i klubben, får man brugsret til systemet. Selve brugsretten er gratis og er derfor ikke omfattet af den normale forpligtelse til at gå i udbud.

»SBSYS har den meget store fordel, at du ved medlemskab af brugerklubben får systemet og kildekoden vederlagsfrit stillet til rådighed. Tønder Kommune var meget i aviserne med Tabulex-sagen, hvor vi fik på hatten for ikke at gå i udbud. Derfor har vi haft vores advokater til at vurdere, at det rigtigt, at man kan vælge det her uden udbud. Brugerklubben har også haft advokatfirmaet Bender von Haller Dragsted på sagen, og de er nået til samme konklusion,« siger it-chef i Tønder Kommune Bent Johannsen til Version2.

Tønder kører i dag med KMD's DocAjour, som kommunen indførte som ESDH-system tilbage i 2001 ? dengang, leverandøren hed Kommunedata.

»Det har haft en lang levetid og har gjort det godt. Men DocAjour bliver ikke vedligeholdt mere, så vi var tvunget ud i noget nyt,« siger Bent Johannsen.

Valget faldt herefter på SBSYS, der ifølge it-chefen er et velfungerende og stabilt system, som i tilgift er brugervenligt og intuitivt.

»Jeg har lige haft en demo af systemet for 75 brugere i sidste uge, og der var kun positive tilbagemeldinger,« siger Bent Johannsen.

Altafgørende for valget af SBSYS var dog hverken udsigten til at undgå udbud eller systemets brugervenlighed, men noget langt mere jordnært i disse krisetider.

»Det ville være forkert, hvis jeg sagde, at udbudsdelen ikke betød noget. Det er stort og omkostningstungt. Men i den her sag er økonomien en vigtig parameter og meget væsentlig faktor. Og der er ikke noget, vi har kigget på, som kan slå SBSYS på økonomien,« siger Bent Johannsen.

Uden at nævne konkrete tal er anskaffelsesprisen ifølge Bent Johannesen overordentlig fordelagtig. Dertil kommer, at systemet er en såkaldt fribrugerlicens, hvilket vil sige at det koster det samme, om det er en enkelt medarbejder eller hele kommunen, som anvender systemet.

»Og endelig er driftsudgifterne meget lave. De bliver mindre end halvdelen af, hvad vi i dag bruger på DocAjour. Så hele skiftet kommer til at foregå med eksisterende resurser,« siger Bent Johannsen, der også fremhæver, at al udvikling af systemet er styret af brugerklubben, hvilket betyder brugerdrevet innovation i sin reneste form.

Prisen for at være med i brugerklubben er et årligt bidrag til udviklingspuljen. Bidraget ligger i øjeblikket på 8,90 kr. pr. indbygger, hvilket for Tønders vedkommende betyder en årlig regning på godt 350.000 kroner for at have et ESDH-system. Dertil kommer udgifterne til teknikerbistand ved implementering af nye versioner og lignende, og her benytter Bent Johannsen sig af en SKI-rammeaftale med udviklingshuset Ditmer.

Tips og korrekturforslag til denne historie sendes til tip@version2.dk
Kommentarer (10)
sortSortér kommentarer
  • Ældste først
  • Nyeste først
  • Bedste først
#1 Loke Dupont

Det synes jeg lyder som en rigtig god ide, at gå sammen flere kommuner og så løse problemet på den måde, hvor man både er ejeren af kildekoden, og kan være med til at vælge nye features. Så bliver man i hvert fald ikke ladt i stikken af en leverandør :)

  • 0
  • 0
#4 Martin Bøgelund

Hvis en stor kommune vil prøve kræfter med dette på et mindre område skal de altså betale 8,90 kr. pr. indbygger? Ikke så sjovt for Århus, København og Odense.

Hvorfor ikke?

Et ESDH-system understøtter sags- og dokumenthåndteringsprocesser i kommunen, og mængden af sager og dokumenter skalerer vel stort set med antallet af borgere der skal "håndteres".

Så hvis du i én kommune opnår en vis effekteringsgevinst i håndteringen af et givet antal borgere, må effektiviseringsgevinsten i absolutte tal være ca dobbelt så stor, i en kommune med det dobbelte antal borgere.

Og hvis der overhovedet ikke er en effektiviseringsgevinst ved ESDH ift. alternativerne, er problemet jo et helt andet sted end ved afregningsmodellen...

Derfor giver den afregningsmodel rigtig god mening.

  • 0
  • 0
#6 Simon Møgelvang Bang

Der er faktisk en del brugerklubber der ligner SBSYS i de kommunale/regionale fællesskaber. Fordelen for kommunerne er at de er medejere af et system fremfor blot at købe en licens til at benytte det, det betyder at de har en direkte indflydelse på applikationens udvikling.

Et andet eksempel er ØS Indsigt som er et komplet økonomisystem til Kommuner og Regioner.

  • 0
  • 0
#7 Uffe Kousgaard

Ulempen kan til gengæld være, at SBSYS kommer til at virke som en slags intern, men fælles udviklingsafdeling. Her kan det være svært at styre udgifterne for den enkelte kommune, hvis kommunerne ikke er enige om, hvor mange resourcer der skal anvendes på videreudvikling.

Medejerskabet er også så som så, da man mister alt hvis man melder sig ud, herunder den udvikling man tidligere har været med til at betale til.

Det frie markeds konkurrence-element er også til en vis grad elimineret, når det er ens "eget" system man anvender - så skifter man jo ikke over til nogen andres så nemt.

Dette til trods kan SBSYS dog sagtens tænkes at fungere fint i praksis. Bare man er klar over at modellen også har ulemper - ligesom andre modeller har det. Det perfekte setup for den type software findes næppe.

  • 0
  • 0
#8 Frank Jensen

Hej Uffe,

Ifølge deres hjemmeside (sbsys.dk) og deres vedtægter er der faktisk taget hånd om nogle af de ulemper du nævner...

F.eks. hvis man melder sig ud af klubben, beholder man faktisk retten til at benytte programmet i den version det har på udmeldelsestidspunktet... Og fraskriver sig dermed kun fremtidige opdateringer og udvikling.

Og kan også se, at det man betaler for medlemsskabet dækker de omkostninger der er 'på kerne programmet', hvis en kommune f.eks. gerne vil have et nyt tillægsmodul, så kan kommunen selv (eller sammen med andre) vælge at udvikle dette, og så bliver det efterfølgende frit stillet til rådighed for de andre. Så man skal ikke være enige om alt. Det er kun udviklingen i kernen at der skal deles, hvor man så har valgt en fordelingsnøgle der er pr borger (hvilket jo hænger godt sammen med hvem der kommer til at betale i den sidste ende over skattebilletten).

Så alt i alt er det i min optik nogle ret gode vilkår man har fået skruet sammen der, hvis man er kommune og mangler et ESDH-system ;).

  • 0
  • 0
#10 Frank Jensen

$15 stk 3: Ved udtræden af Brugerklubben har et medlem fortsat ret til at benytte programmellet i den version, der foreligger ved medlemmets udtræden.

Men hvordan det lige hænger sammen med $4 stk 2 er jeg ikke sikker nok til at udtale mig om når det gælder kommuner og regioner...

Men det er jo heller ikke afgørende, der er altid ulemper ved et valg af system, og selvfølgelig også ved et valg af SBSYS, men efter min vurdering er der langt flere fordele end ulemper.

  • 0
  • 0
Log ind eller Opret konto for at kommentere