Sundhedsplatformen: Velkendt at business cases primært skal legitimere it-indkøb
En af ugens store it-nyheder var, at omfanget af økonomiske gevinster, som hospitalerne i Region H skal løbe efter med Sundhedsplatformen som redskab, fremover skal besluttes år for år ved de årlige budgetlægninger. Dermed dropper regionen en 17-årig køreplan i regionens business case, der hidtil har det primære grundlag for Sundhedsplatformen.
Paradigmeskiftet i Region H's gevinstrealisering med Sundhedsplatformen blev besluttet i i Region H's IT- og Afbureaukratiseringsudvalg mandag. Helt konkret skal business casen 'ikke fremadrettet (...) bruges til konkret at styre gevinsterne i Sundhedsplatformen,' som det lyder i en pressemeddelelse fra Region H. De kvalitetsmæssige gevinster, som f.eks. øget patientsikkerhed og øget medarbejdertilfredshed, består.
Beslutningen om at droppe en relativt fast køreplan for at høste økonomiske gevinster - i form af et skema i den hidtidige business case - ændrer ikke på, at man stadig har et estimat for, hvor store økonomiske gevinster man stiler efter. Det fremgår nemlig også af møderefaratet, at gevinsterne vurderes at ligge i et interval på mellem 680 og 1.040 mio. kr. årligt, når gevinsterne er fuldt indfaset.
Det er faktisk en smule højere niveau end det, man hidtil har opereret med - det lå tidligere på op til 910 mio. kr. I alt er det maksimale niveau for de akkumulerede økonomiske gevinster nu løftet fra 10,5 mia. til 12,0 mia. kroner.
Bemærkelsesværdigt er det, at på det samme møde, som man skruer op for gevinstniveauet - ganske vist med en løsere kobling - beslutter politikerne en konklusion om, at produktionen på hospitalerne (som omtalt i går på Version2) i Region H - det er primært undersøgelser og behandlinger - går ned. I øvrigt fuldstændig som regionen blev advaret om for fem år siden; man valgte blot at afvise den advarsel.
Meget tyder på, at den aktivitetsnedgang, der er indtruffet på hospitalerne nu, er så fasttømret og uomgængelig, at man har erkendt, at en fast langsigtet køreplan for at hente økonomiske besparelser ikke er mulig. Men hvordan afdelingerne skal kunne hente større økonomiske gevinster, samtidig med at produktionen halter, henstår foreløbig i det uvisse.
Uanset at man principielt har forladt en fast tidshorisont for gevinstrealisering, har man 'en tanke' om en ramme på fem år:
»Arbejdet med at opnå gevinsterne tænkes i en ramme på fem år i anerkendelse af den betydelige omstilling af det kliniske arbejde og ledelse, som Sundhedsplatformen medfører. Der arbejdes således fra år til år med planer og budgetter,« lyder det i mødereferatet.
Regionrådsformand Sophie Hæstorp Andersen forklarede i en pressemeddelelse, at virkeligheden har vist sig at være i modstrid med det forventede i business casen:
»Business casen var i sagens natur primært teori - bygget på en bestemt metode ved skrivebordet. Erfaringerne med Sundhedsplatformen ude på hospitalerne er derimod reelle. Jeg har tidligere sagt, at business casen var for 'lyserød' og ukonkret,« udtaler regionrådsformand Sophie Hæstorp Andersen (S).
Så Region H slår dokumentet med målbare mål ned, men målene er de samme eller faktisk lidt forhøjede ... og man anser det hele for at være for lyserødt. Den lader vi lige stå et øjeblik.
Business case - en døgnflue?
Udviklingen er set før: Det er en kendt sag, at business cases i mange tilfælde indgår som et væsentlig dokument i starten af et it-projekt og skal bruges til at legimitere en beslutning.
Kilder blandt it-konsulenter peger over for Version2 på, at det typiske billede er, at ledelsen med andre ord bare skal have opgaven med udarbejdelse af business casen overstået, så man kan tilfredsstille enten en bestyrelse, politikerne eller et projektkontor.
Når feltet med en business case har fået et flueben, så kan man komme videre med det som alle ønsker: at implementere løsningen. Business casen bliver lagt i skuffen i håb om, at ingen mere vil interessere sig for den.
I Region H er billedet ikke helt så markant, men dog tæt på: Man vil ikke fremadrettet styre efter business casen, men regionen fastholder dog, at den fortsatte gevinstrealisering »tager afsæt i business casen og det gevinstpotentiale, som business casen har anvist«.
Samtidig stopper man med at vedligeholde dokumentet, og man løsner som nævnt båndet til det faste skema med en 17-årig plan for økonomiske gevinster med en målbar opgørelse år for år
»Samlet set betyder dette, at businesscasen i sin helhed ikke længere opdateres, men fremadrettet bruges som ramme for budgetlægning og gevinstrealiseringsplaner,« skriver Region H.
Nu angiver businesscasen med andre ord »et ambitionsniveau«, men de økonomiske gevinster, som der skal løbes efter, vurderes fra år til år. Foreløbig er det for 2018 besluttet, at der »skal indkaldes forslag fra hospitalerne til realisering af gevinster, som følge af implementeringen af Sundhedsplatformen for 102 mio. kr.«.
De overordnede effektiviseringsmål indbefatter færre sengedage pr. forløb og færre ambulante besøg pr. forløb.
I første omgang er hospitalerne blevet bedt om at specificere besparelserne inden for følgende kategorier:
- generelle små effektiviseringer som gælder alle brugere, herunder login
- lettere sygeplejedokumentation
- lægers selvstændige inddatering af ordinationer og bestillinger
- nemmere adgang til MedCom-dokumentation
- ophør af diktering
Ros skal Region H's administration og politikere have for, at udviklingen også kan ses som en erkendelse af, at Sundhedsplaformen faktisk er en udskiftning af et stykke infrastruktur, som nu skal tunes.
Udfordringen er imidlertid, at udgangspunktet for at høste pengegevinster nu er dårligere end før implementeringen. For man skal jo lige indhente det tabte inden de kan realisere gevinster for mellem 680 og 1.040 mio. kr. pr. år. Det er en klassisk fejl.
Og regionen er nok så heldig, at der nok ikke er nogle, som har lavet en baseline-måling inden go-live for Sundhedsplatfomen, så det går nok i glemmebogen.
Hurra for 26 nye mål
Som et nyt tiltag har regionen udarbejdet et katalog med 26 mål, som hospitalerne skal sigte efter i brugen af Sundhedsplatformen.
Eksempelvis er det ambitionen, at man gerne vil sende udskrivningsbrev til patientens praktiserende læge hurtigere.
»Det er vigtigt, at lægen ved, hvad der er sket med patienten på hospitalet. Sundhedsplatformen giver mulighed for at kommunikere hurtigere – bl.a. med lægen,« siger Sophie Hæstorp Andersen.
Også udsendelse af genoptræningsplaner og brug af Sundhedsplatformens funktioner indgår som kvalitative gevinster.
Et andet mål er protokoller for kræftpatienter. Her kan Sundhedsplatformen hjælpe læger med et godt overblik over behandlingen og en hurtig og smartere metode til at bestille og ordinere de forskellige behandlinger f.eks. kemoterapi.
De kvalitative mål er altså fastholdt og bliver også præciseret med de nye mål. Mens programmet bag Sundhedsplatformen nu i høj grad mister sin ledestjerne for økonomiske gevinster, fordi man nu har erstattet den faste køreplan for at forfølge gevinster med en, som besluttes årligt.
Derfor er konsekvensen af beslutningen, at regionen - i hvert fald ikke endnu - kan svare på, om man får de penge hjem, som blev beskrevet i business casen dateret oktober 2015. Og om man på samme måde vil iværksætte ekstra tiltag for at opnå det fulde økonomiske potentiale.
Kilder peger over for Version2 på, at der burde oprettes en stabsfunktion til programdirektøren for Sundhedsplatformen, som alene havde til funktion at sikre, at gevinsterne blev identificeret, målt og realiseret.
Sundhedsplatformen er af en sådan kompleksitet og størrelse, at det dog vil kræve en større funktion, som skulle sikre en ledelsesrapportering til både regionernes ledelse og de gevinstejere, som skal knyttes til hver enkelt gevinst.
Denne funktion skulle i første omgang fokusere på de målbare gevinster, hvor man kunne se forbedringer i processer og kvaliteten. Derefter ville man fokusere på, hvordan disse forbedringer faktisk påvirkede regnskabet. Det er ikke givet, at en proces- eller kvalitetsforbedring medfører en påvirkning af regnskabet.
En procesforbedring kræver - for at den kan påvirke regnskabet - at medarbejderen enten ikke får udbetalt løn (eller bonus) eller helt ultimativt bliver opsagt.
Region H bør ifølge fagfolkene også sikre en kultur, hvor man får lov til at vurdere forkert. Da man ikke kan spå om fremtiden, så kan man også lave fejl i form af, at forudsætninger er sat forkert.
Der er ingen, der bestrider, at der var et fornuftigt fagligt grundlag for at udskifte en digital maskinpark på op til 30 forældede systemer, som betød tunge arbejdsgange for personalet med lange svartider, besvær med at logge på, dobbeltregistrering og manglende overblik over patienternes journal.
Men kulturen bør ifølge mange fagkilder bare være sådan, at når man i det efterfølgende it-projekt med et nyt stort system mister noget på gyngerne, så skal man i den grad sikre, at karrusellerne bidrager med den nødvendige besparelse.
...men det er dyrt at lave god journalistik. Derfor beder vi dig overveje at tegne abonnement på Version2.
Digitaliseringen buldrer derudaf, og it-folkene tegner fremtidens Danmark. Derfor er det vigtigere end nogensinde med et kvalificeret bud på, hvordan it bedst kan være med til at udvikle det danske samfund og erhvervsliv.
Og der har aldrig været mere akut brug for en kritisk vagthund, der råber op, når der tages forkerte it-beslutninger.
Den rolle har Version2 indtaget siden 2006 - og det bliver vi ved med.
