Startup-land: It-iværksættere dropper offentlige kunder efter absurd udbudsforløb

De to it-iværksættere bag det sociale medie til børnehaver Famly dropper offentlige udbud og er i stedet på vej til udlandet. Det offentlige blæser brugervenligheden et langt stykke, lyder kritikken.

Det offentlige er slet ikke gearet til at følge med nutidens it-iværksættere, der lynhurtigt tilpasser sig kundernes behov og løbende ændrer på produkterne i takt med, at brugerne reagerer på dem.

Det var den erfaring, som de to it-iværksættere bag den sociale medieplatform til børnehaver Famly gjorde sig, da de forsøgte at tilbyde deres software til børnehaverne i Frederiksberg Kommune.

»Det er trist at se, at det offentlige får så dårlige systemer. Men når vi ser indkøbsprocessen, kan vi godt forstå, at det ofte ender med at være sådan,« siger direktør Anders Laustsen, der sammen med Henrik Møller Rasmussen var med til at stifte Famly, som i grove træk kan siges at være en »Facebook for børnehaver«.

De to 29-årige stiftere kontaktede i 2013 kommunen og tilbød at komme ud og vise, hvordan deres produkt fungerede. De ville vise, hvordan pædagoger og forældre kunne tjekke børnene ind om morgenen i børnehaven på en iPad, hvordan forældre kunne melde børnene syge fra en app hjemmefra, eller hvordan bedsteforældrene kunne følge med i børnenes dag via en feed, som man også kender den fra Facebook.

Nøjagtig på samme måde, som de havde gjort til den første børnehave, der med det samme havde valgt at købe deres løsning.

Men kommunen ville ikke se, hvad de to iværksættere havde at byde på. I stedet blev de anbefalet at byde ind på dens udbud sammen med de andre konkurrenter, og her gjaldt en helt anden logik end den, iværksætterne var vant til.

»Når processen først er startet, må du ikke møde dem og vise produktet,« siger Anders Laustsen til Version2 og er uforstående over for fremgangsmåden i det offentlige:

»Normalt viser vi produktet på forhånd og giver dem mulighed for at prøve det gratis. Det er det, der vinder kunderne,« siger han og påpeger, at omkring 90 pct. af de private børnehaver, der har prøvet Famly, efterfølgende har valgt at bruge det i institutionen.

Læs også: Startup-land: Her er de cowboytrick, der gav Queue-it succes

Kvaliteten af offentlige løsninger bliver afgjort af en tjekboks

Sådan gik det ikke i det offentlige. I kommunens udbud på flere hundrede sider stod der, at projekterne blev evalueret 60 pct. på prisen og 40 pct. på kvaliteten. Men da Famly-stifterne opdagede, at kvaliteten udelukkende var noget, man skulle krydse af i tjekbokse, og at børnehaverne aldrig ville få prøvet deres produkt i praksis, før vinderen blev afgjort, blev de nervøse.

»Det komiske var, at kvaliteten var noget, man bedømmer selv, så alle leverandørerne endte med at score topkarakter,« siger Famlys tekniske direktør, Henrik Møller Rasmussen.

Alle virksomhederne, der bød ind med deres løsninger, konkurrerede derfor i realiteten på prisen, og da Famly ikke var den billigste, endte udbuddet med at gå til en af konkurrenterne.

»Udbudsprocessen afgør kun, om løsningerne har den krævede funktionalitet, men ikke om de er brugervenlige,« siger Anders Laustsen og forklarer, at hvis det for eksempel er et krav, at man kan tage digitale billeder og lægge ind i systemet, så vil både den lette og besværlige løsning være lige god. Den løsning, hvor pædagogerne skal tage billederne på et digitalkamera, forbinde den til en computer og overføre filerne for derefter at uploade dem, vil være lige så god i udbudslogikken som den løsning, hvor pædagogerne kan tage billederne direkte på en tablet, hvorefter de automatisk bliver overført. Selvom den sidste løsning er lettere for pædagogerne at håndtere i dagligdagen, kan der for begge løsninger sættes et flueben ud for samme krav i udbuddet.

»Mange gange takker man sig tilfreds med offentlige løsninger, bare fordi de virker. Det er, fordi man sætter barren så lavt, og det irriterer mig, at det skal være sådan,« siger Anders Laustsen.

Udviklede og lancerede produkt på en måned

Famly er et eksempel på, hvordan nutidens digitale iværksættere arbejder. De er en del af en større international bevægelse, også kendt som Lean Startup Movement, der bygger på nogle enkle principper for at starte digitale virksomheder op hurtigt og effektivt.

Grundtanken bag en lean startup er, at man løbende skal teste sit produkt af på markedet og udvikle det iterativt, dvs. gentage de samme udviklingsfaser, mens man tilpasser produktet. Det betyder blandt andet, at man udvikler et såkaldt Minimum Viable Product (MVP), der er det billigste produkt, man kan udvikle, som samtidig kan bruges til at skaffe sig viden om ens brugere.

I Famlys tilfælde var der virkelig tale om en minimumsprodukt: De havde nemlig slet ikke noget produkt, da de havde deres første salg.

De to iværksættere fik idéen til en familie-app til børn, efter at Henrik Møller Rasmussen var blevet far. Da hans datter begyndte i vuggestuen, oplevede de, hvordan alt i institutionen blev registreret på papir og ikke online. Det var alt lige fra, hvilke børn der var kommet den pågældende dag, over hvilke børn der var syge, til vigtig information til forældrene på opslagstavlen.

»Det giver ikke mening, at jeg som forælder skal stresse over ikke at få læst den information, som hænger på opslagstavlen,« siger Henrik Møller Rasmussen, der sammen med Anders Laustsen lavede nogle enkle Photoshop-skitser af, hvordan systemet kunne fungere.

De fremlagde dem for hans datters børnehave i sommeren 2013, og allerede efter et par dage sagde ledelsen i børnehaven ja til projektet. Herefter tog det kun de to it-iværksættere en måned at få bakset det første fungerende produkt - MVP’en - sammen, hvorefter pædagogerne og forældrene kunne begynde at tjekke børnene ind på en iPad, der hang på væggen i børnehaven. Det var nemlig den funktionalitet, som de fleste af pædagogerne godt kunne tænke sig i starten.

Mens børnehaven brugte appen, arbejde de to iværksættere videre med produktet og tilføjede nye funktioner, som for eksempel et socialt feed med billeder, så familien kunne følge med i børnenes hverdag.

Samtidig opdagede iværksætterne også fordelene ved at digitalisere alt det, som pædagogerne før skrev ned på papir eller måtte klare via telefonen. Når et barn var sygt, ventede forældrene normalt med at ringe til børnehaven om morgenen, men efter at Famly lancerede forældre-appen, begyndte flere af forældrene at melde sygdom ind allerede om aftenen via deres smartphone. Det betød, at pædagogerne tidligt om morgenen havde et godt overblik over, hvor mange børn der ville komme i børnehave, og om de derfor kunne undvære en eventuel vikar.

»De sagde, at de kunne spare vikarer, fordi de kunne planlægge bedre. Det havde vi ikke regnet med,« siger Anders Laustsen.

Henrik og Anders havde også erfaring med andre startups før Famly, men de var aldrig helt slået igennem, og da iværksætterne læste bogen 'Lean Startup' af Eric Ries, gik der et lys op for dem.

»Det var en åbenbaring! Selvfølgelig skal man tjekke kundernes interesse, før man begynder at udvikle noget,« siger Anders Laustsen.

Læs også: Startup-land: Iværksættere bag appen Vivino ved ikke »en skid om vin«

Svært at udvikle brugervenlige systemer til offentlige udbudskrav

Problemet var bare, at den udviklingstilgang ikke var mulig, når de skulle i kast med de offentlige udbud. Her skal virksomhederne ofte kunne kigge seks år ud i fremtiden og give bud på funktionalitet, men det er en diametral modsætning i forhold til den måde, it-iværksættere som Famly-stifterne arbejder på.

»Hvis vi bare skulle have kigget halvandet år frem i tiden, da vi startede med at udvikle vores platform, så ville vi ikke kunne have gjort det. Man kan ikke kigge seks år frem i tiden inden for it, for så får du ikke et godt produkt. Der vil altid være ting, man ikke har tænkt over,« siger Anders Laustsen.

Når der er lange tidshorisonter på systemerne til det offentlige, så følger der også flere hundrede, hvis ikke tusinder af sider med specifikationskrav. Og det kan være bremsende for at udvikle et godt og brugervenligt produkt ifølge iværksætterne bag Famly.

»Det er overhovedet ikke lean, agilt og brugerdrevet,« siger Henrik Møller Rasmussen, der har hørt andre softwareleverandører fortælle, at det handler om at sælge produktet så billigt som muligt til det offentlige og derefter finde alle de huller i udbudsmaterialet, som gør, at leverandøren efterfølgende kan sælge så mange konsulentydelser som muligt.

Det er også en af grundene til, at Famly-stifterne har valgt at se bort fra de offentlige udbud og holde sig til de private institutioner. Her passer deres smalle forretningsmodel bedre ind.

»Det er lettere for os at sælge til private, for her kan vi vise dem, hvor fedt vores produkt er, og hvordan det er at bruge i hverdagen. Den dialog kan du ikke have med kommunen, når du går i udbud,« siger Anders Laustsen.

Famly bliver i dag brugt af 18 private institutioner, omkring 2.100 forældre og 1.500 børn. Dagligt logger omkring 60 pct. af forældrene ind på appen ifølge it-iværksætterne, som i stedet for at satse på offentlige udbud nu vil til at kigge mod udlandet for at få virksomheden til at vokse.

Begge stifterne af Famly har investeret 75.000 kr. af deres egne penge i projektet og arbejdet uden løn i omkring halvandet år, mens de har tæret på opsparing og kassekredit, for at få deres projekt til at lykkes. De har desuden netop landet deres første investering på 500.000 kr. fra tre danske business angels, der tidligere har investeret i blandt andet Gomore.dk, Fitbay.com og Vavuud.com.

Startup-land: Version2 stiller hver uge skarpt på de mest spændende danske it-iværksættere og fortæller historien om deres sejre og nederlag. Synes du, vi mangler nogen? Så skriv til ecl@version2.dk.

Tips og korrekturforslag til denne historie sendes til tip@version2.dk
Følg forløbet
Kommentarer (16)
sortSortér kommentarer
  • Ældste først
  • Nyeste først
  • Bedste først
Ole Laursen

Klassiske udbud kan måske fungere til meget fast definerede opgaver, men det fungerer ikke når det kommer til at designe it-systemer.

Problemet er at det på effektiv vis forhindrer systemdesignerne i at få en fornuftig feedback-løkke etableret. Der bliver ikke nogen mulighed for at lære af fejl. Kombinér det med et komplekst system (børnehave + nyudviklet it-system kan vist ikke beskrives på anden måde), og det er klart hvorfor det går galt.

Fred Brooks, manden bag The Mythical Man Month, har skrevet en bog om det: The Design of Design.

  • 5
  • 0
Ulrik Suhr

Som jeg læser det er det ikke børnehaverne, pædagogerne etc. som er kunden.
Det er kommunen.
Man kunne lige så godt lave et system som scanner en papirlap og behandler data'en bagefter.
fuldstændige umulige komplekse snørklede metoder og processer. Det handler om pris alene da kunden ikke skal bruge det indkøbte.

Dette går jo igen i det meste man høre om. Tag fx. hospitals software. Det er den samme smøre om igen.
Denne sag er klassisk da de selv er brugere og derved kan afdække de basale behov korrekt og bedre end eksisterende løsninger.

Jeg vil se om det kan tages med til vores institution da de nuværende er næsten ikke eksisterende!

Hvis jeg skal omgås systemet vil det være fantastisk hvis systemet kan betales som en gave ordning. Så skal man ikke involvere kommunen i første omgang. Så kan forældrene selv bestemme :) hvis vi får pædagogerne med på ideen :).

  • 3
  • 0
Mogens Hansen
  • 2
  • 1
Jn Madsen

Jeg har også hørt om konsulenter der hyres til at skrive spec's til kommende udbud på offentlige IT systemer.

Arbejdsopgaven lyder: "Specifikationerne skal formuleres således at kun leverandør xyz opfylder kravene".
Derefter starter et arbejde med at finde spidsfindigheder, som man ved kun leverandør xyz opfylder.

Funktionaliteten er fuldstændig ligegyldig, men den sikrer legitimitet i den aftale der allerede er indgået "under bordet".

  • 9
  • 0
Nikolaj Rasmussen

6 år har jeg haft den tvivlsomme fornøjelse at bruge et esdh-system indkøbt til en kommunal forvaltning. Jeg er virkelig ikke overrasket over de observationer som
Anders Laustsen og Henrik Møller Rasmussen beskriver. Jeg vil skyde på at selv simple forbedringer i brugervenligheden ville kunne forbedre effektiviteten med et kvarter - hver dag. Af og til dukker der mærkværdige fejl op, og så er svaret vidst nok, at den funktion ikke er en del af kontrakten.

  • 6
  • 0
Henrik Møller Rasmussen

Det har været spændende at følge debatten og jeg er enig i langt de fleste af jeres punkter ovenfor.

Ulrik: Du har helt ret - mange institutioner har iPads i forvejen der bruges til andre formål (leg og læring). Teknisk support omkring Famly er inkluderet i prisen. Så det er kun hvis f.eks. Wifi'et driller at man som institution selv skal finde ud af hvad man gør.

  • 0
  • 0
Torben Jensen

Synes også selv det er ærgeligt, og det er tydeligt at brugerne (ikke kunden) aldrig bliver spurgt. Har selv erfaring fra børnehave-miljøet, hvor vores kommune valgte at købe løsningen "NemBarn". Det blev trukket ned over hovedet på alle, og selv om det skulle spare tid var det en tidsrøver af format for ansatte på institutionerne. Vi forældre skulle pludselig stemple barnet ind. Det tog firmaet omkring 1 år at indføre dynamisk søgning i stedet for at have en laaaang scroll-liste.
Hele tiden gik det ned. Forbindelsen til serveren forsvandt. Forældre skulle tvinges til at bruge nemID bare for at læse dagens dagbog. Og der var masser af unyttige features, f.eks. forum. Hvilke forældre ville dog komme der, i stedet for Facebook?

Jeg ville hellere have set noget simpelt og effektivt, f.eks. login vha et stregkode-nøglekort / plastkort eller lignende. Og noget som gør det let at kommunikere, uden nemID login. Gæt hvor mange som reelt brugte login-funktionen ??

Nu er jeg heldigvis færdig med børnehave-verdenen, og er ovre i SkoleIntra. Så grumt og grimt det end er, så er det trods alt mere effektivt.

Håber det offentlige engang finder ud af at lave f.eks. testgrupper på 2-3 ansatte og 5-10 borgere, når der skal laves lignende systemer. Og så udføre reelle vurderinger.

Kan man i grunden teste Famly noget sted ?

  • 3
  • 0
Henrik Møller Rasmussen

Hej Torben. Der er så mange der siger man "skal sætte strøm til processerne" når man digitaliserer. Vi kan meget bedre li' tanken om at vi skal nytænke processerne.

I Famly skal man også checke ind/ud og fortælle hvornår man regner med at hente sit barn. Det er lavet så det kan gøres ekstremt hurtigt (< 5 sek. for en normal bruger). Data'en giver til gengæld kæmpe værdi for børnehaverne, når den bruges statistisk til at fortælle dem hvor mange børn de kan regne med der er på forskellige tidspunkter resten af dagen. Man kan som forældre ændre tidspunktet fra sin app i løbet af dagen hvis man bliver forsinket.

Mht. at teste Famly er du meget velkommen til at hoppe på vores hjemmeside og prøve produktet. Du kan oprette dig som institution ved at trykke på "Prøv 30 dage gratis" direkte fra forsiden. Det er super nemt og tager højst 1 min. så er du inde.

  • 0
  • 0
Niels Hansen

Jeg er klar over at det ikke er formatet for artikel-serien, men jeg synes faktisk at det havde klædt version2 at bore lidt i startup'ets historie. Er det virkeligt rigtigt at kvaliteten afhænge udelukkende af tjekboks, og hvad er i så fald årsagen til det?

Lidt opfølgning frem for en tudehistorie ville have været passende, imho.

  • 0
  • 0
Morten Marquard

@Nikolaj - helt enig. Tror dog ikke det er manglende "brugervenlighed" som er problemet. Forstå mig ret - systemerne er ofte uigennemskuelige og meget svære at anvende i praksis, men det skyldes de ofte mere end 1000 krav som stilles til systemerne. Som krav nu 1001 tilføjes i sidste øjeblik så "det skal være brugervenligt". Jeg vil påstå at det er manglende forretningsfokus hos ledelsen som giver problemet! Et IT system er ikke et system "der bare skal virke", men en uadskillelig del af forretningen. Hvis ledelsen ikke med 5-7 krav klart kan beskrive hvad de vil opnå og hvodan systemet skal indgå som en integreret del af arbejdet kommer man ikke langt. Kommunikationsopgaven omkring systemet bliver simpelthen for omfattende grundet de mange krav. Pga mængden af krav vil der ofte være modstridende krav i kontrakten hvilket jo gør det temmelig svært at levere en løsning.

  • 1
  • 0
Frithiof Andreas Jensen

Arbejdsopgaven lyder: "Specifikationerne skal formuleres således at kun leverandør xyz opfylder kravene".


Man hörer så meget. Jeg har hört fra vores jurister at den fremgangsmåde er klart ulovligt og (afhängigt af belöbet) et brud på EU's udbudsregler. Hvis jeg var en af taberne i sådan en udbudsrunde ville jeg gnide mine händer og ringe til advokaterne omgående angående erstatningssagen -> Profit, helt uden at levere nogen varer. Det er dagens tilbud at få fingre i et sådant udbudsmateriale!

Hvis "det offentlige" er smarte så beder de deres jurister, ikke en tilfäldig IT-konsulent, om hjälp til hvor tät man kan skäre udbuddet så den foretrukne leverandör får opgaven inden for lovgivningens rammer. Man kan altid kräve en specifik funktionalitet, men - hvis man går ned i vendor-specific features så er det ulovligt.

En svaghed ved systemet er at det forudsätter at at konkurrenterne er vågne og villige til at klage og i sidste ende lägge sag an over uregelmässigheder som "leverandörtilpasset" udbudsmateriale. Hvis ingen gör det, så går den jo selvfölgeligt.

  • 1
  • 0
Jn Madsen

Du har helt ret,- men sådan fungerer det bare ikke.

For det første byder mange ikke ind,- fordi de kan se at de ikke kan leve op til spidsfindighederne i udbuddet.
Kunsten er jo netop at finde vendor specifikke funktionaliteter,- og få dem skrevet ind som løsnings-orienterede funktioner.

For det andet,- så ønsker leverandører at holde sig gode venner med kunden. De kan jo sagtens have mange andre forretninger med kunden,- hvor de ikke ønsker at miste kontrakterne. (service, fejlretning osv) Så de laver nok ikke for megen ballade.

Jeg har ikke været impliceret i disse sager,- men jeg kender konsulenter der har. Argumenterne skulle være, at man f.eks. vil undgå store udgifter og byrder ved efteruddannelse af teknisk personale. Så man vil gerne blive ved eksisterende leverandør.

  • 1
  • 0
Peter Lindhard

Er nyheden ikke her, at en par talentløse iværksættere får investering efter deres eneste store prospekt takker nej?

Sådan fik i en kunde uden et produkt? Undskyld mig, men siden hvornår har det været svært at finde ikke-betalende kunder?

Uanset hvad, så er det da latterligt dårlig forretningsskik at offentligt kritisere sin kunde. De deltog i et udbud og tabte? Nej store organisationer er ikke gode til innovation... Det er disse to heller ikke, hvilket understreges af at ordet end ikke fremgår af artiklen... "øhm et eller andet IT + Facebook" ytret overfor en pædagog og nære venner.

Iværksætternes research har da været så mangelfuld at det grænser til pinligt, hvilket deres engle nok bemærker når deres beskedne investering er væk. Alene i Danmark er der et dusin lignende og identiske løsninger som allerede har kunder, så årsagen til disse har fået taletid på Version2 har nok mest at gøre med investorernes netværk.

Kritik af det offentlige er jo efterhånden 30% af Version2 efterhånden, hvilket er ret uinspirerende læsning. Det er nørde-udgaven af side9-pigen :-)

  • 2
  • 0
Morten Poulsen

Som jeg forstår det offentliges tilgang til udbud (og iværksætternes frustrationer), er en væsentlig del af problemet tillid mellem køber og sælger. Nogle gange kan man stole på sælger, men ofte har sælger andre interesser end at levere et godt produkt, fx fremtidige support-opgaver. Omvendt kan køber også have andre interesser, der ikke nødvendigvis flugter med brugers interesser. Det er mit indtryk, at den slags problemer bliver værre, jo større kontrakterne bliver.

  • 0
  • 0
Log ind eller Opret konto for at kommentere