Dræb spøgelsesmedarbejderne og skær 30 procent af dine softwarelicenser

De fleste firmaer betaler for meget for softwarelicenserne, fordi listen over brugere ikke automatisk bliver opdateret. Der er mange penge at spare, fortæller licens-ekspert.

Er der 152 eller 78 brugere af et dyrt ERP-system i firmaet? Umiddelbart et simpelt spørgsmål, men de fleste it-afdelinger ved det faktisk ikke præcist. Og det kan være dyrt i længden.

Langt de fleste rammer nemlig forbi i deres skøn eller glemmer at opdatere listerne, når folk stopper eller organisationen ændrer sig. Og så er det først, når en af softwareleverandørerne kommer forbi og laver et audit, at sandheden kommer for dagen.

Sådan lyder det fra Fred Johnsen, management-konsulent hos PA Consulting med speciale i ERP-systemer og licensstyring.

»Der er mange penge at spare. Det viser sig nemlig, at mange virksomheder ikke har styr på, hvad de bruger, og hvad de betaler for. Den typiske situation er, at man både betaler for licenser, der ikke bliver brugt, og på andre områder er underlicensieret,« fortæller han til Version2.

En undersøgelse, som PA Consulting har lavet blandt store virksomheder viser, at der normalt kan skæres mellem 20 og 30 procent af licensbetalingerne ved at få bedre styr på antallet af brugere. Og det kan mærkes, for licenser udgør en stor del af it-budgettet hos de fleste.

»Licensomkostninger er typisk mellem 15 og 25 procent af hele it-budgettet, så i store firmaer er der mange millioner at spare. Men også små virksomheder kan få realiseret besparelser,« forklarer han.

Den modsatte situation, hvor der bliver betalt for færre brugere end man burde, er heller ikke god. Softwareleverandørerne har nemlig optrappet jagten på licens-penge og er begyndt at tage på audits oftere.

»De årlige licenser er en stor del af indtægterne for alle softwarehuse i dag. Så det er naturligt, at de går ud og laver flere audits, når de kan få flere penge ind på det. Og selvom man ikke får en bøde for at være underlicensieret, giver det dårlig publicity for virksomheden, at man ikke har styr på det,« siger Fred Johnsen.

Læs også: Kommuner trætte af Microsofts licens-politi: Koster skatteborgerne millioner til advokater

At selv store, veldrevne virksomheder ikke har overblik over licens-situationen kan lyde mærkeligt, men Fred Johnsen og hans kolleger oplever det tit. Senest for nogle uger siden hos et af de helt store danske firmaer.

»Man bliver overrasket over, at det er sådan. I dette tilfælde kunne virksomheden have haft ti mand ansat til at sidde og tælle antallet af brugere op - og stadig have en positiv business case,« forklarer han.

At holde styr på licenserne skal dog ikke foregå manuelt, men automatisk, hvis det skal virke, lyder første råd fra Fred Johnsen.

»Du skal ikke gøre det manuelt, for det giver ingen mening at sidde og prøve at vedligeholde et regneark. Det er for meget arbejde og giver for mange fejl. Du skal finde et it-værktøj, der kan lave optællingen for dig, og der findes flere gode værktøjer til det,« siger han.

Selvom sådan et værktøj koster penge, vil det for næsten alle komme mangefold igen i besparelser, lyder hans vurdering.

Ikke en engangsforestilling

Men værktøjet gør det ikke alene. Den klassiske fejl hos dem, som beslutter sig for at gøre en indsats mod licensspild, er at glemme at følge op bagefter.

»Tænk over, hvem i it-afdelingen, som er ansvarlig for processen. Vi ser, at nogle ender med en engangsforestilling, men så får de ikke den værdi, de kunne få, og de ved ikke, om de hele tiden er compliant,« siger Fred Johnsen, der også anbefaler, at man går sammen med indkøbsafdelingen, hvor de tit har erfaring med den slags.

Afhængigt af firmaets størrelse og antallet af forskellige softwareløsninger kan det være lidt for ambitiøst at prøve at afdække al brug af al software. I stedet kan man satse på de største og dyreste licensposter, som normalt vil være fra Microsoft, Oracle, SAP og IBM.

»Når man tæller op, skal man starte med de store. De fire firmaer dækker typisk 80 procent af alle licensomkostninger, med mindre man bruger meget dyr specialsoftware, som de for eksempel gør i olie/gas-branchen,« siger Fred Johnsen.

Læs også: VMware dropper udskældt betalingsmodel - nu skal du betale pr. fysisk server

Firmaer, der har været igennem en audit, kan blive overraskede over, at leverandøren har en anden tolkning af kontrakten end dem selv, og det kan give langvarige og dyre tvister. Men her er der ikke så meget andet at gøre end at være grundig med hver eneste kontrakt, man indgår, selvom det ikke er spor nemt.

»Det kan være svært for en kunde at gennemskue. Selvom det altid er punkt 1, at man forstå, hvad man skriver under på, så kommer nogle leverandører med et to-cifret antal sider med betingelser. Og det er ikke nemt at få dem til at lave om i betingelserne,« siger Fred Johnsen.

Kan man ikke selv gennemskue de komplicerede betingelser i bund, eller har intern juridisk ekspertise, kan man købe sig til hjælp hos folk, som ikke laver andet. Det giver ro i maven, når auditører fra Microsoft eller Oracle banker på næste gang.

At der tit ikke bliver tænkt nok på softwarelicenserne i firmaet til daglig, er ret normalt, vurderer Fred Johnsen, og dermed bliver det ofte en et audit-besøg, som udløser en indsats. Her kigger softwareleverandørernes folk dog ikke så meget efter overbetaling af licenser - naturligt nok - men fokuserer på det, der kan give flere penge i kassen. Derfor må man ikke glemme muligheden for besparelser og selv gå i gang, lyder rådet.

Bliver man afsløret i at have betalt for for få licenser, ender det typisk med en ’mindelig løsning’.

»Man skal betale det, man ikke har betalt tidligere, men nogle gange bliver den betaling konverteret til køb af nye licenser af andre produkter fra leverandøren. Så får leverandøren nemlig også en større install-base og større licensindtægter i årene fremover,« siger Fred Johnsen.

Tips og korrekturforslag til denne historie sendes til tip@version2.dk
Kommentarer (4)
sortSortér kommentarer
  • Ældste først
  • Nyeste først
  • Bedste først
Log ind eller Opret konto for at kommentere