SKI-direktør taler ud: Rædselsfuldt at svigte kunders og leverandørers tillid
2011 har været et turbulent år for SKI, Statens og Kommunernes Indkøbsservice, der bestyrer en stribe indkøbsaftaler til det offentlige. Blandt andet på it-området.
Skrottede rammeaftaler, frustrerede kunder og rasende leverandører har præget året.
Det samme har forsøget på at genskabe strukturen i indkøbsvirksomheden. Og den altafgørende tillid til kunder og leverandører, der har lidt et alvorligt knæk.
Det fortæller SKI's administrerende direktør, Signe Lynggaard Madsen, i et interview med Version2 i anledning af hendes etårs jubilæum på posten 1. maj.
Hun blev kastet ind i SKI på et tidspunkt, hvor hele virksomhedens fundament så ud til at styrte i grus.
Rammeaftaler på stribe blev opsagt på grund af udbudstekniske problemer, heriblandt flere på it-området med værdier i milliardklassen.
En kendelse fra Klagenævnet for Udbud tvang i efteråret SKI til at tage affære, fordi der kunne opstå tvivl om udbudsformerne.
Kendelsen viste sig at blotlægge en uhelbredelig kræftsygdom i en stribe rammeaftaler.
»Vi gik ud og sagde 16 aftaler op, som rundt regnet repræsenterede halvdelen af SKI's omsætning i 2010. Det kunne være livstruende for os. Hvad ville det overhovedet betyde for SKI? Vi vidste ikke, hvor stort problemet var, da jeg ankom,« siger Signe Lynggaard Madsen til Version2.
Hun landede som konstitueret administrerende direktør i SKI den 7. december 2010. Før det havde hun været på barselsorlov fra en stilling i Finansministeriets indkøbstjeneste, Statens Indkøb.
Få dage efter - den 9. december - måtte Signe Lynggaard Madsen beklage i nærværende medie, at SKI var tvunget til at aflyse udbuddet af rammeaftalen 02.15 om it-konsulentydelser. Aftalen var værdisat til mellem 600 millioner og én milliard kroner, som flere end hundrede danske it-konsulenthuse havde sat næsen op efter at få lov at sælge konsulentydelser igennem.
Udtalelsen skulle falde, før den nye, konstituerede administrerende direktør havde dannet sig et overblik over problemerne i SKI.
»Jeg er en detaljeperson, der helst vil vide, hvad jeg snakker om. Jeg kan huske, at jeg skulle udtale mig om 02.15, og det var meget, meget grænseoverskridende for mig. Det føltes meget ubekvemt for mig at udtale mig på det tidspunkt,« siger Signe Lynggaard Madsen til Version2.
Hun overtog styringen med en virksomhed, der havde en god dialog med kunderne, men ikke havde styr på arbejdsgangene internt.
»Der var for eksempel ikke specielt meget struktur på dokumenthåndteringen, og beslutningsgangene virkede meget kaotiske. Vi skulle sætte os ned og gennemgå hver enkelt rammeaftale, men vi brugte meget detektivarbejde på at sætte bilagene sammen og få fundet materialet frem. Det var en lidt rystende oplevelse, når man kommer fra et klassisk bureaukrati (Finansministeriet, red.) i ordets positive forstand,« siger Signe Lynggard Madsen til Version2.
Herefter gik arbejdet i gang med det, som SKI har døbt 'kursskiftet' - selve oprydningen i de fejlbehæftede rammeaftaler.
Hvor stort var problemet med rammeaftalerne så?
»Det kommer an på, hvilken dimension du måler på. Problemet er stort, når man tager ud og møder en kommune, hvor indkøberne siger: 'Vi har løftet vores udbudspligt gennem jer. Vi har ikke kapacitet, tid og ressourcer til at lave aftaler på det her område nu. Hvad skal vi gøre?'. Det samme gælder, når man taler med virksomhedsejere, som er bange for, at deres virksomhed skal lukke ned, fordi en aftale, som gav dem halvdelen af deres omsætning, er blevet opsagt,« siger Signe Lynggaard Madsen.
Den 1. maj 2011 kunne hun smide ordet 'konstitueret' ud af sin titel og træde til som administrerende direktør for SKI.
Arbejdet med at skabe struktur internt i SKI er gået støt og roligt fremad. Men tilliden til kunder og leverandører skal der stadig arbejdes målrettet på at få stablet på benene igen.
»Det har sandt at sige været rigtig, rigtig alvorligt. Vi har svigtet tilliden hos dem, der har brugt os. De har jo troet på, at de kunne være i sikker havn på vores aftaler. Vi har et stort arbejde foran os med at vise vores brugere, at de kan stole på os. At vi ikke tager risici på deres vegne, og at vi er meget bevidste omkring det ansvar, vi har,« siger SKI-direktøren til Version2.
»Det har også haft den betydning, at der er en gruppe medarbejdere her i SKI, som i en lang periode har følt sig meget udskældte. Det har da ikke været sjovt for dem. Så de indre effekter har også været store. Men nu kan jeg mærke, at folk er glade, når de går på arbejde. Jeg kunne jo godt mærke de første måneder, at der var en stor grad af utryghed.«
»Så det er ikke bare papir, og det er ikke bare aftaler. På den måde har det haft en meget stor effekt. Men hvis du så ser på vores økonomi, har det haft en mindre effekt. Vores omsætning fra 2010-11 er faldet med 14 procent, men det var det, vi havde budgetteret med. Vi havde frygtet, at det ville være værre.«
Har arbejdet med at få sat it-aftalerne i søen igen adskilt sig fra andre områder?
»Lad os tage hardware-området først og se på, hvordan tildelingsmekanismerne skal være, og hvordan vi vægter en prismodel og så videre. Det er selvfølgelig ikke banalt, men rent udbudsteknisk hører det til sammen med kuglepennene,« siger Signe Lynggaard Madsen.
»Den mere komplekse del er den, hvor du køber viden eller systemer/udvikling af systemer. Det er anderledes, fordi et udbud går ud på at lave en konkurrenceudsættelse på en given genstand, og den genstand skal defineres på forhånd. Hvordan definerer du en it-konsulent med speciale i Sharepoint, for eksempel? Er en seniorkonsulent altid en seniorkonsulent?«
»Du kan ikke lave formler for mennesker, så du bliver nødt til at lave formler for, hvordan løsningerne indkøbes og se menneskerne som en del af løsningen. Det er det, der er udfordringen. Og så er der løbende kommet kendelser fra Klagenævnet for Udbud, hvor den ene knytter sig til genåbning af konkurrencen, og den anden knytter sig til brug af cv'er. De to ting har ret stor betydning, når du skal lave en videnrådgiveraftale,« forklarer SKI-direktøren.
»Så det har været en meget hård fødsel. Hvis man skal pakke det positivt ind, så skyldes det jo SKI's store lyst til at virkelig at tage højde for, at det (rammeaftalerne, red.) skal kunne bruges i praksis. Men den negative version er jo, at det er rædselsfuldt at skulle bruge så meget tid på nogle rammeaftaler, som vi også selv gerne bare vil have ud over rampen, og som vores kunder, branchen og leverandører efterspørger.«
Hvad er det vigtigste, SKI nu skal gøre for at genoprette tillidsforholdet til kunder og leverandører?
»Vi skal arbejde med vores udbudsplan og sikre aftaledækningen på alle de områder, hvor det mangler. Det er klart, at vi skal overholde løftet om, at aftalerne kommer, og kunderne kan købe ind på dem. Og at der skal leveres nogle gode resultater på dem. Det er en del af tillidsopbygningen,« forklarer Signe Lynggaard Madsen.
»Det handler også om at have fokus på slutbrugerens funktion og udgangspunkt for at bruge aftalerne. Og så må vi tænke i, at vi indimellem skal have nogen meget komplicerede regler. Det gælder for eksempel på it-området, fordi det er nogle meget komplekse ting, man skal igennem, og derfor skal vi arbejde rigtig meget med at lave en ordentlig vejledning. Vi har ikke været tilstrækkeligt gode til at tænke brugerdialogen ind på alle områder, så det skal vi blive endnu skarpere til.«
»Hvis de (kunder og leverandører, red.) oplever, at det er nemt og godt at bruge SKI's aftaler, så tror jeg også at tilliden kommer. Hvis de derimod oplever, at det er møgbesværligt, så bliver SKI bare et irritationsmoment. Det er en ret væsentlig del af det. Derfor abejder vi også på it-siden med vores netindkøb på SKI.dk, så det forhåbentlig bliver meget nemmere at gå til vores aftaler,« siger SKI-direktøren til Version2.
Du kan læse mere om SKI's rammeaftaler på it-området i Version2's dækning af sagen nedenfor.
...men det er dyrt at lave god journalistik. Derfor beder vi dig overveje at tegne abonnement på Version2.
Digitaliseringen buldrer derudaf, og it-folkene tegner fremtidens Danmark. Derfor er det vigtigere end nogensinde med et kvalificeret bud på, hvordan it bedst kan være med til at udvikle det danske samfund og erhvervsliv.
Og der har aldrig været mere akut brug for en kritisk vagthund, der råber op, når der tages forkerte it-beslutninger.
Den rolle har Version2 indtaget siden 2006 - og det bliver vi ved med.
