Skat godt på vej med EFI-afløser: Det skal gå stærkt, for milliardgælden vokser
En nærmest eksplosiv udvikling af borgeres og virksomheders gæld til det offentlige satte sidste år Skatteministeriet under et gigantisk tidspres for at få anskaffet et nyt it-system til inddrivelse.
Det fortalte programchef i Skatteministeriet Thomas Monefeldt under et oplæg på konferencen Offentlig Digitalisering, som blev afholdt for nylig af Dansk IT i Aarhus.
Baggrunden for den kritiske situation er, at ministeren - som det er mange bekendt - i efteråret 2015 trak stikket til it-systemet til inddrivelse af gæld, som borgere og virksomheder skylder det offentlige.
Systemet er kendt som Et Fælles Inddrivelsessystem, EFI.
Dødsdommen til EFI betød, at gælden til det offentlige voksede med 500 millioner kroner om måneden. Simpelthen fordi der ikke blev holdt penge tilbage i borgernes løn eller blev lavet afbetalingsordninger med virksomheder.
»I efteråret 2015 stod vi med et administrationsområde uden it-løsning. Al inddrivelse var i princippet sat i bero,« fortalte Thomas Monefeldt.
Gæld til skat vokser og vokser
Det har haft som konsekvens, at gælden ifølge programchefen pr. januar i år er vokset til tæt på 100 milliarder kroner.
Med andre ord skulle det gå stærkt med at få fat i et nyt it-system, som kunne genstarte inddrivelsen:
»Men vi stod imidlertid i en situation, hvor vi ikke rigtig vidste, hvilken udviklingsopgave der lå foran os. Vi vidste kun, at vejen med EFI ikke var at gentage,« sagde Thomas Monefeldt.
Skatteministeriet gennemførte en markedsundersøgelse, men der var ingen standardsystemer, der umiddelbart kunne håndtere ministeriets krav til at komme hurtigt i gang, fordi gældspuklen bare voksede, men samtidig også kunne fungere som fremtidens it-system på området.
»En del standardsystemer kunne håndtere selve betalingsflowet, men funktionen med bl.a. at håndtere indeholdelse af løn var umulig at finde som standardsystem.«
»Derfor besluttede vi at udbyde it-projektet som konkurrencepræget dialog for at finde ud af, hvad markedet egentlig var i stand til,« fortalte Thomas Monefeldt.
Det nærmeste, man kunne komme et standardsystem, var en løsning fra Visma, som det norske skattevæsen benytter. Derfor var Visma også blandt de tre leverandører, som efter en prækvalifikation blev inviteret til en konkurrencepræget dialog.
De to andre var hhv. IBM med en SAP-løsning og Netcompany med en Oracle-baseret løsning.
Startede på bar mark
Skatteministeriet havde ingen idé om, hvorvidt man ville ende med et køb og smid væk-system, et langtidsholdbart eller en mellemting. Tavlen for udfaldsmuligheder var så at sige temmelig blank.
Men der var dog krav til leverandørernes projektmetode i udviklingsforløbet:
»Vi ville blandt andet teste leverandørerne for, om de kunne udvikle med den metode, som vi gerne så, nemlig agilt baseret, hvor vi deltager med vores egne folk i udviklingsforløbet for at få en bedre føling med, hvad der foregår,« sagde Thomas Monefeldt.
Test og dialogperioden, kaldet Proof of Technology, kørte i foråret sidste år i 10 hektiske uger med deltagelse af 5-10 mand fra hhv. Skat og leverandørerne på hvert af de tre hold.
»Proof of Technology-fasen var der, hvor det blev rigtig, rigtig svært. Man inviterer tre leverandører ind og skal arbejde med dem. Men i og med at de havde stillet med 30-40 mennesker, og vi med det samme antal, så er risikoen for, at der bliver forskelsbehandlet, helt koloenorm stor,« sagde Thomas Monefeldt.
»Det var nærmest som et teater over 10 uger, for der var manuskript for, hvad vi måtte sige, hvad vi forventede, de ville svare, hvilke lokaler der var til rådighed, og hvem der måtte være i lokalerne.«
»Vi havde møder fra morgen til aften. Det var enormt hårdt,« fortalte Monefeldt om dialogen, som indeholdt konstante statusopdateringer, kontakt til scrum masteren og tjek på backlog til udviklingsafdelingen. Samt efterfølgende minutiøs afrapportering.
Skyldneren Jens Hansen var use case
Ved siden af et kontraktspor og et spor med ledelsesdialog indeholdt forløbet et teknisk spor, hvor man afklarede infrastruktur og it-arkitektur, og et funktionelt spor, hvor Skat havde opstillet en use case med den fiktive borger ’Jens Hansen’, som havde en stigende gæld til det offentlige med rentetilskrivning og misligholdelse.
»Dem har vi 700.000 af i virkeligheden,« fortalte programchefen.
Det var derfor vigtigt for Skat, at leverandørerne kunne få et flow op at køre, som kunne håndtere disse gældssager:
»Vi havde ikke lagt os fast på, om de kunne lave et elektronisk flow. Men det lykkedes alle tre leverandører at lave et mock-up med klikbar løsning – det var et helt centralt element i forhold til at få føling med, om systemerne kunne udvikles til det, som vi vil på sigt,« fortalte Monefeldt.
Konkret havde Skat defineret et forløb med 35 breve, der skulle afsendes i løbet af to år.
»Det brugte vi til at teste, om leverandørernes systemer kunne sende breve, inddrive gæld, beregne renter, ophøre forløbet med videre,« fortalte Monefeldt.
Helt afgørende for testforløbet med leverandørerne var, at de ikke blev forskelsbehandlet. For blev man taget i det, ville det betyde mere negativ presseomtale til Skat og et nyt udbud:
»Så der måtte ikke løbes en risiko for manglende ligebehandling i det her,« lød det fra Monefeldt, der dog slap for klager i den retning.
Håndtering af use casen var blandt de afgørende faktorer for valg af leverandør i den endelige udbudsevaluering, hvor pris talte 30 procent og kvalitet 70.
Nyt inddrivelsessystem baserer sig på Oracle
Netcompany vandt med Oracle-systemet. Løsningen har ikke et navn, men omtales internt blot som 'det fremtidige inddrivelsessystem'.
»Det betød meget, at vi med den konkurrenceprægede dialog fik en god fornemmelse for centrale spillere hos leverandørerne, og for, i hvor høj grad de havde forstået de inddrivningsfaglige forhold, vi arbejder med.«
P.t. er man cirka en tredjedel inde i det to et halvt år lange udviklingsprojekt, men Skatteministeriet forventer at blive færdig med første del inden for nogle måneder – og hele udviklingsprojektet forventes afsluttet ved udgangen af 2018.
»Vi befinder os lige nu i orkanens øje,« sagde Thomas Monefeldt.
Programchefen er tryg ved kompetencerne hos Netcompany, men kunne dog godt have ønsket sig, at leverandørerne generelt havde spurgt mere ind til de særlige faglige behov hos Skatteministeriet tidligere i udbudsforløbet:
»Leverandørerne var ikke så gode til at udfordre os og spørge ind til vores use case. Problemet var, at de havde ikke fået en tilstrækkelig substansforståelse for vores forretning,« sagde han.
»Det havde været en fordel, hvis de på forhånd havde brugt mere tid på at sætte sig ind i vores forretning. Det er ikke helt nok, at de nikker - de skal også have forstået det.«
De tabende leverandører fik op til fem millioner kroner for at deltage i den konkurrenceprægede dialog. Prisen på vinderens bud er ikke oplyst, men Version2 har tidligere skrevet, at udbuddet havde et budget på 400 millioner kroner for udvikling, test, vedligeholdelse og drift over en fireårig periode.
...men det er dyrt at lave god journalistik. Derfor beder vi dig overveje at tegne abonnement på Version2.
Digitaliseringen buldrer derudaf, og it-folkene tegner fremtidens Danmark. Derfor er det vigtigere end nogensinde med et kvalificeret bud på, hvordan it bedst kan være med til at udvikle det danske samfund og erhvervsliv.
Og der har aldrig været mere akut brug for en kritisk vagthund, der råber op, når der tages forkerte it-beslutninger.
Den rolle har Version2 indtaget siden 2006 - og det bliver vi ved med.
